Sous l’autorité hiérarchique du directeur Enfance Famille et Santé Publique, il.elle apporte une aide permanente en terme d’appui, d’organisation, de gestion et d’animation de l’activité de la direction, d’accueil et d’information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers. Est en charge du suivi de certains dossiers structurants au sein de la Direction.

Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction
• Gère l’activité professionnelle du directeur et de son adjoint, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements ; participe à ce titre aux CODEFSP et CODEFSP restreint (comités de direction)
• Suit les plannings prévisionnels des directeurs et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l’agenda électronique
• Prépare les dossiers en vue des réunions
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant
• Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session, CST…) et rappelle les délais concernant les documents préparatoires
• Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
• Organise et effectue le classement de la direction
• Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l’activité de la direction

Management
• Organise l’activité de l’agent placé sous sa responsabilité, veille à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Procède à l’évaluation annuelle
• Procède à l’évaluation de l’activité et aux ajustements nécessaires

Appui à l’animation de la direction
• Suit les courriels et courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
• Vérifie et valide, en lien avec le directeur et de son adjoint, les rapports de commission permanente et de session
• Organise les réunions (réservation de salle, proposition d’ordre du jour, invitation…), participe à certains groupes de travail (partenaires extérieurs, conférence départementale, schéma enfance famille), rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises

Accueil, information et communication
• Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Organise la transmission des informations au directeur et de son adjoint ainsi qu’aux services rattachés
• Travaille en binôme avec l’autre assistante de la direction et en réseau avec les assistantes de direction de l’ensemble des directions de la collectivité.

Spécificités
• Est en charge de dossiers spécifiques selon l’actualité et les besoins de la direction : suivi RH, rénovation du sens et méthode, intranet de la direction
• Est le.la référent.e OCTIME (logiciel de gestion des temps) pour la direction
• Vérifie les frais de déplacements pour l’ensemble des cadres rattachés à la direction.

Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Connaître l’ensemble des politiques de solidarité
• Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Mettre en forme les documents selon la chartre graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service

Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction auprès des interlocuteurs

Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter