Agent de gestion administrative H/F

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Offre n° O054240516001204
Publiée le 16/05/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
Lieu de travail
Nancy
Poste à pourvoir le
15/06/2024
Date limite de candidature
15/06/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
6 mois
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du service Action et Ingénierie Culturelles, l’agent de gestion administrative apporte un appui administratif au responsable de service et à la chargée de mission Musique Vivante en Institution. Il (elle) suit les dossiers administratifs selon l’organisation et le domaine de compétences du service. Il (elle) assure tout ou partie du secrétariat du service
Missions / conditions d'exercice
Suivi administratif et secrétariat
• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Gère le planning des activités du responsable de service et de la chargée de mission MVI : rendez-vous, réunions, déplacements, ….
• En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
• Assure un lien permanent avec les 2 autres agents en charge de la gestion administrative et financière
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire

Accueil et relations avec le public
• Assure l’accueil téléphonique et physique du service et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur.
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences stratégiques :
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel

Contact

Contact
0383945454
Informations complémentaires
-

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.