LA MAIRIE DE CHAMPIGNEULLES RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) DU MAIRE ET DE LA DIRECTRICE GENERALE DES SERVICES
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O054240531000022
Publiée le 31/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- Hôtel de Ville, Champigneulles (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
CHAMPIGNEULLES est une commune de 6800 habitants située en Meurthe et Moselle, au sud de la Communauté de Communes du Bassin de Pompey dont elle fait partie.
La Ville de Champigneulles compte 100 agents municipaux répartis en 8 directions (direction Générale des Services, direction des Services Techniques, direction Jeunesse éducation Sport Éducation Culture et Associations, direction des Ressources Humaines, direction des Finances, direction des Affaires Sociales, direction Informatique et Numérique, direction des Affaires Générales).
Ce poste est rattaché à la direction Générale des Services et plus précisément au service du Secrétariat Général.
La Ville de Champigneulles compte 100 agents municipaux répartis en 8 directions (direction Générale des Services, direction des Services Techniques, direction Jeunesse éducation Sport Éducation Culture et Associations, direction des Ressources Humaines, direction des Finances, direction des Affaires Sociales, direction Informatique et Numérique, direction des Affaires Générales).
Ce poste est rattaché à la direction Générale des Services et plus précisément au service du Secrétariat Général.
Missions / conditions d'exercice
L’assistant(e) est chargé(e) :
De l’organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et de la Directrice Générale des Services
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Préparer et suivre les dossiers relevant de la responsabilité du Maire et de la Directrice Générale des services
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance avec le Maire et la Directrice Générale des Services
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Relais d’informations descendants et ascendants auprès de la Direction et des services
De l’accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Du service des assemblées et du suivi des instances de gouvernance
- Établir les rétro plannings des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions…)
- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal et du bureau municipal
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la Direction Générale
- Rédiger les convocations des conseils municipaux
- Respecter les délais de transmissions des convocations et documents avant la réunion
- Rédiger les notes explicatives de synthèse
- Établir les dossiers des conseils municipaux, transmission des dossiers destinés aux élus,
- Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux
- Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du conseil municipal et des décisions du Maire
- Gestion de la dématérialisation des délibérations, des décisions du Maire et des documents annexes (de la préparation à la transmission au contrôle de légalité)
- Tenue et classement des registres des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
De l’organisation et de la planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire et/ou la Directrice Générale des Services (bureau municipal, réunion de services)
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
De la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
De la gestion du courrier
- Enregistrement et répartition du courrier arrivé, courriels et invitations.
- Transmission du courrier arrivé aux services
De la gestion de dossiers administratifs
- Rédaction des courriers
- Recherche d’informations pour le montage des dossiers
- Vérification des informations, notamment réglementaires
- Mise en forme et présentation des dossiers
- Suivi des dossiers administratifs
De la gestion des parapheurs de courriers soumis aux élus et au Maire
- Vérification de la procédure de transmission et de la présentation correcte des documents
- Recueil du visa de la DGS préalable à la signature du Maire et des élus
De l’organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et de la Directrice Générale des Services
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Préparer et suivre les dossiers relevant de la responsabilité du Maire et de la Directrice Générale des services
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance avec le Maire et la Directrice Générale des Services
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Relais d’informations descendants et ascendants auprès de la Direction et des services
De l’accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Du service des assemblées et du suivi des instances de gouvernance
- Établir les rétro plannings des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions…)
- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal et du bureau municipal
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la Direction Générale
- Rédiger les convocations des conseils municipaux
- Respecter les délais de transmissions des convocations et documents avant la réunion
- Rédiger les notes explicatives de synthèse
- Établir les dossiers des conseils municipaux, transmission des dossiers destinés aux élus,
- Rédiger les procès-verbaux des conseils municipaux
- Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du conseil municipal et des décisions du Maire
- Gestion de la dématérialisation des délibérations, des décisions du Maire et des documents annexes (de la préparation à la transmission au contrôle de légalité)
- Tenue et classement des registres des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
De l’organisation et de la planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire et/ou la Directrice Générale des Services (bureau municipal, réunion de services)
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
De la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
De la gestion du courrier
- Enregistrement et répartition du courrier arrivé, courriels et invitations.
- Transmission du courrier arrivé aux services
De la gestion de dossiers administratifs
- Rédaction des courriers
- Recherche d’informations pour le montage des dossiers
- Vérification des informations, notamment réglementaires
- Mise en forme et présentation des dossiers
- Suivi des dossiers administratifs
De la gestion des parapheurs de courriers soumis aux élus et au Maire
- Vérification de la procédure de transmission et de la présentation correcte des documents
- Recueil du visa de la DGS préalable à la signature du Maire et des élus
Profils recherchés
Savoirs / Savoir-faire
- Maîtrise d’outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, outils de planification et de la messagerie électronique OUTLOOK)
- Maîtrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication
- Maîtrise parfaite des règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise parfaite des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Élaboration de tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Maîtrise de techniques de secrétariat (prise de notes,...)
- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu
- Connaissance requise du fonctionnement de la collectivité territoriale et des services
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de Direction indispensable
Savoir-être
- Capacités relationnelles et de communication
- Capacité d’organisation du temps de travail et de gestion des priorités et des imprévus
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation
- Autonomie, réactivité
- Qualité des relations humaines et volonté de travailler en équipe
- Très forte disponibilité et sens du service public
- Esprit d’initiative, force de proposition
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l’obligation de réserve
- Loyauté
- Bonne présentation
FORMATION
− Diplôme spécialisé dans le domaine de la bureautique, du secrétariat de direction ou justifier d'une expérience et de compétences équivalentes.
HORAIRES/CONDITIONS DE TRAVAIL
• Poste à temps complet
• Lieu d’exercice : Hôtel de Ville
• Horaires réguliers avec plages variables du lundi au vendredi sur la base de 37h30 hebdomadaires
• 25 jours de congés annuels, 15 jours de RTT, 2 jours de congés fractionnés
REMUNERATION
• Catégorie : B
• Filière : Administrative
• Cadre d’emploi : Rédacteur
• Rémunération selon la grille indiciaire des rédacteurs territoriaux, régime indemnitaire, prime de service
• Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
• Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales (billetterie, etc.)
• Possibilité de parking, de restauration sur place ou au restaurant collectif
• Possibilité de 10 jours de télétravail flottants par an
- Maîtrise d’outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, outils de planification et de la messagerie électronique OUTLOOK)
- Maîtrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication
- Maîtrise parfaite des règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise parfaite des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Élaboration de tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Maîtrise de techniques de secrétariat (prise de notes,...)
- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu
- Connaissance requise du fonctionnement de la collectivité territoriale et des services
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de Direction indispensable
Savoir-être
- Capacités relationnelles et de communication
- Capacité d’organisation du temps de travail et de gestion des priorités et des imprévus
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation
- Autonomie, réactivité
- Qualité des relations humaines et volonté de travailler en équipe
- Très forte disponibilité et sens du service public
- Esprit d’initiative, force de proposition
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l’obligation de réserve
- Loyauté
- Bonne présentation
FORMATION
− Diplôme spécialisé dans le domaine de la bureautique, du secrétariat de direction ou justifier d'une expérience et de compétences équivalentes.
HORAIRES/CONDITIONS DE TRAVAIL
• Poste à temps complet
• Lieu d’exercice : Hôtel de Ville
• Horaires réguliers avec plages variables du lundi au vendredi sur la base de 37h30 hebdomadaires
• 25 jours de congés annuels, 15 jours de RTT, 2 jours de congés fractionnés
REMUNERATION
• Catégorie : B
• Filière : Administrative
• Cadre d’emploi : Rédacteur
• Rémunération selon la grille indiciaire des rédacteurs territoriaux, régime indemnitaire, prime de service
• Participation employeur à la mutuelle et prévoyance
• Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales (billetterie, etc.)
• Possibilité de parking, de restauration sur place ou au restaurant collectif
• Possibilité de 10 jours de télétravail flottants par an
Contact et modalités de candidature
Contact
0383342321
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre lettre de motivation et curriculum vitae à :
Monsieur le Maire
1, rue de l’hôtel de Ville
54250 CHAMPIGNEULLES
Ou par mail
c.bertinet@mairie-champigneulles.fr
Monsieur le Maire
1, rue de l’hôtel de Ville
54250 CHAMPIGNEULLES
Ou par mail
c.bertinet@mairie-champigneulles.fr
Adresse de l'employeur
CHAMPIGNEULLES
>- Hôtel de Ville
54250 CHAMPIGNEULLES
>- Hôtel de Ville
54250 CHAMPIGNEULLES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.