2102 - Secrétaire de MDS - H/F

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O054240612000307
Publiée le 13/06/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
Lieu de travail
Piennes
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
13/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du.de la Responsable territorial.e accueil (RTA), il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l’ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l’équipe, les usagers, les différents services de l’institution et les partenaires. Il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.
Missions / conditions d'exercice
Accueil
• Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents
• Transmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,
• Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré,
• Participe à la gestion des plannings des permanences, gérer la prise de rendez-vous des permanences médico-sociales
• Evalue l’urgence et alerter les travailleurs sociaux en cas de nécessité
• Accueille les partenaires extérieurs
• Peut contribuer à des réunions d’informations et d’animation à destination des publics, en MDS

Gestion et suivi administratif des dossiers
• Gère et suit administrativement les dossiers par exemple en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux : traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels, renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes d’expulsion : tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie,
• Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d’Information Social (IODAS)
• Assure le classement, l’archivage et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux,

Organisation et secrétariat
• Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
• Contribue à l’organisation des activités de la MDS (création et et gestion d’outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
• Rédige des documents types et mettre en forme les écrits professionnels
• Participe aux réunions d’équipe
• Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classer et archiver
• Veille à l’articulation avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
• Gère l’organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions…) en lien avec l’ARMDS, le correspondant territorial logistique et bâtiments et la déléguée territoriale fonctions ressources
• Participe aux réunions d’équipe, aux réunions de secrétaires médico-sociales, à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique.
• Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)
• Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social)
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Connaître les spécificités de l’activité de la collectivité
• Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
• Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’intervention
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l’information
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Savoir créer un climat et une relation de confiance
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Respecter la notion de secret professionnel
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Savoir écouter
• S’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Etre en mesure de travailler en équipe
• Savoir faire respecter des règles /échéances

Compétences stratégiques :
• Décrypter les attentes et identifier les besoins
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
• Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail
• Faire preuve de curiosité intellectuelle
• Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence

Contact

Contact
0383945454
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.