Rattaché.e à la direction technique et de production, placé.e sous l’autorité de la Responsable de production, le/la chargé.e de production junior participera à la préparation, la coordination, la mise en œuvre et au suivi budgétaire des productions lyriques, symphoniques, fantaisies et des productions en tournée.

MISSIONS PRINCIPALES
Il/Elle aura les missions suivantes en collaboration avec le service production :

Planning et coordination :
• Participer aux réunions de coordination du service ;
• Participer à la réunion de billet de service hebdomadaire ;
• Mener un suivi des discussions avec les interlocuteurs extérieurs (agents, partenaires hôteliers, etc...).
• Communiquer les informations nécessaires à tous les acteurs d’un projet et harmoniser le travail simultané des différentes équipes présentes ;

Gestion RH et administrative :
• Participer à la rédaction de l’ensemble des contrats des artistes et à celle des contrats de cession, de prestation, de coréalisation ;
• Préparer les éléments de paie et de défraiement des artistes (solistes, comédiens, danseurs, artistes de complément, etc) ;
• Assurer le suivi comptable des engagements et de la facturation et participer à la rédaction des baux de location et contrats liés à la logistique d’accueil des artistes.
• Procéder aux démarches administratives : autorisations de travail (enfants et adultes), collecte et transmission des éléments de déclaration, demandes d’autorisations ;
• Assurer le suivi comptable des engagements et de la facturation du service production

Organisation et suivi des productions en tournée :
• En lien avec la responsable de production, les régisseurs des forces artistiques et les théâtres d’accueil, coordonner les déplacements et hébergements des équipes en tournée
• Suivre l’exécution des budgets de tournée
• Participer à la coordination des plannings des productions en tournée
• Être présent.e en fonction de l’activité du service production sur les lieux de représentations en tournée

Suivi des budgets de production :
• Préparer les documents récapitulatifs à destination des services administratifs et financiers ;
• Collecter les justificatifs nécessaires au mandatement des sommes générées et ordonnées ;
• Participer au suivi des budgets en lien étroit avec la responsable de production.

Logistique et accueil :
• Assurer la gestion des hébergements (réservations hôtelières, optimisation des solutions d’hébergement, gestion des paiements et des aspects contractuels, accompagnement des artistes dans leurs démarches si besoin) ;
• Assurer la gestion des voyages (organisation des transferts et gestion des remboursements des voyages) ;
• Rédiger les feuilles de route.
• Participer à la préparation de l’accueil des artistes (badges, livrets d’accueil, etc.) ;
• Assurer le contact avec les artistes engagé.e.s et accueilli.e.s sur certaines productions symphoniques et fantaisies.