Assistant(e) à la Direction Générale des Services
Offre n° O054250514000725
Publiée le 14/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 14 rue du 15 septembre 1944, Maxéville (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
13/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du service secrétariat général, l’assistant(e) à la direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l’agenda, le secrétariat et l’aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
• Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d’organisation professionnelle, administrative, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers,
• Assurer l'organisation, la logistique, l'enregistrement, le contrôle de légalité, et le suivi du Conseil Municipal, de ses affaires délibératives et conventions,
• Organiser, tenir, suivre et contrôler le recueil des actes administratifs de la collectivité,
• Gérer et suivre le courrier « Arrivée » et « Départ » de la Mairie,
• Préparation et suivi des astreintes hebdomadaires assurées par la Ville de Maxéville et la Métropole du Grand Nancy,
• Maîtriser les techniques de classement et d'archivage des dossiers et de dématérialisation des actes administratifs,
• Participer à la conception, gérer et suivre le budget de la Direction Générale des Services,
• Coordonner et gérer des moyens généraux (véhicules de service affectés à l’hôtel de Ville, mise à disposition de matériel bureautique, contrat d’affranchissement et frais postaux, mobilier de bureau,...),
• Réaliser et mettre en forme de travaux bureautiques,
Missions secondaires :
• Contacts directs avec M. le Maire, les élus, les services, les partenaires publics et privés, et les usagers,
• Organisation, gestion et planification de l’agenda, des réunions et des déplacements de M. le Maire,
• Gestion des invitations destinées aux élus,
• Préparation logistique et administrative du Bureau Municipal (calendrier des astreintes des élus, des représentations de M. le Maire, Mariages,…),
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat de M. le Maire.
• Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d’organisation professionnelle, administrative, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers,
• Assurer l'organisation, la logistique, l'enregistrement, le contrôle de légalité, et le suivi du Conseil Municipal, de ses affaires délibératives et conventions,
• Organiser, tenir, suivre et contrôler le recueil des actes administratifs de la collectivité,
• Gérer et suivre le courrier « Arrivée » et « Départ » de la Mairie,
• Préparation et suivi des astreintes hebdomadaires assurées par la Ville de Maxéville et la Métropole du Grand Nancy,
• Maîtriser les techniques de classement et d'archivage des dossiers et de dématérialisation des actes administratifs,
• Participer à la conception, gérer et suivre le budget de la Direction Générale des Services,
• Coordonner et gérer des moyens généraux (véhicules de service affectés à l’hôtel de Ville, mise à disposition de matériel bureautique, contrat d’affranchissement et frais postaux, mobilier de bureau,...),
• Réaliser et mettre en forme de travaux bureautiques,
Missions secondaires :
• Contacts directs avec M. le Maire, les élus, les services, les partenaires publics et privés, et les usagers,
• Organisation, gestion et planification de l’agenda, des réunions et des déplacements de M. le Maire,
• Gestion des invitations destinées aux élus,
• Préparation logistique et administrative du Bureau Municipal (calendrier des astreintes des élus, des représentations de M. le Maire, Mariages,…),
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat de M. le Maire.
Profils recherchés
• Appliquer les règles de déontologie, de discrétion et de confidentialité,
• Qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles,
• Travailler, partager et échanger en équipe,
• Connaître les règles et procédures de transmission des informations à l'écrit et à l'oral,
• Capacité à suivre l'évolution des textes officiels et à rechercher l'information,
• Gérer les situations de stress,
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, …).
Contraintes du poste :
• Adapter ses horaires en fonction du Conseil Municipal en soirée,
• Assurer la continuité du service pendant les périodes de congés en lien notamment avec le cabinet du Maire.
• Qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles,
• Travailler, partager et échanger en équipe,
• Connaître les règles et procédures de transmission des informations à l'écrit et à l'oral,
• Capacité à suivre l'évolution des textes officiels et à rechercher l'information,
• Gérer les situations de stress,
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, …).
Contraintes du poste :
• Adapter ses horaires en fonction du Conseil Municipal en soirée,
• Assurer la continuité du service pendant les périodes de congés en lien notamment avec le cabinet du Maire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383323000
Informations complémentaires
Régime indemnitaire
13ème mois
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur mutuelle (MNT)
Chèques déjeuner
13ème mois
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur mutuelle (MNT)
Chèques déjeuner
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.