Sous la responsabilité directe du Directeur Technique et de Production, le/la délégué.e coordonne l’organisation administrative de l’ensemble des activités des services techniques et de production. Interlocuteur.trice central des services et des partenaires, il/elle veille à la bonne mise en œuvre de la programmation, de l’accomplissement des formalités qui en découlent, et du suivi des plannings de travail.

MISSIONS PRINCIPALES

En lien avec le Directeur Technique et de Production, il/elle assure :

1. Coordination et planification
• Assurer la coordination administrative entre les différents services techniques (régie, machinerie, son, lumière, décors, costumes, etc.) et les services de la Direction des ressources et du développement,
• Gérer le planning général selon les directives de la direction pour toutes les activités et en lien avec tous les services de l’Opéra,
• Participer à la planification et la préparation des tournées pour le personnel technique en lien avec la responsable de production et le régisseur général,
• Gérer les demandes de déplacements (fiches et remboursements de frais) du personnel de la DTP,
• Élaborer et suivre les plannings techniques (montages, démontages, chargements, déchargements) en veillant au respect des délais et des budgets en lien avec le régisseur général.

2. Gestion administrative et logistique
• Assurer l’administration des contrats du personnel intermittent technique et des prestataires externes (techniciens, loueurs de matériel, transporteurs, etc.).
• Gérer la planification du personnel technique en lien avec le directeur technique et production, le régisseur général et les chefs de services,
• Assurer la logistique et le suivi administratif des réunions préparatoires et sessions de travail et workshops organisées avec la maîtrise d’œuvre artistique,
• Préparer et assurer le suivi des contrats de partenariat, mise à disposition, co-réalisation et coproduction,
• Participer au suivi du budget technique en collaboration avec le directeur technique et production.
• Assurer la mise à jour des budgets de productions,
• Assurer le suivi administratif des transports des productions.
• Coordonner la rédaction et la transmission des dossiers techniques des productions.

3. Animation et communication
• Organiser et préparer les réunions de coordination (billet de service hebdomadaire, les réunions hebdomadaires de planning technique et de production, mensuelles de service, bilan de production) et animer le billet de service,
• Assurer la liaison entre la direction technique et de production, et les services EAC, accueil du public, événementiel et protocole, CFA, communication, billetterie, mécénat,
• Rédiger les compte-rendu et notes de service.

4. Ressources humaines
• Coordonner les formations pour les équipes techniques,
• Assurer le suivi du temps de travail des équipes techniques dans le cadre des règlements,
• Organiser et suivre l’intégration des nouveaux en lien avec les responsables de service,
• Animer et gérer les outils de la direction techniques et production et proposer des améliorations en matière d’organisation et de suivi.