Sous l’autorité directe de la responsable de production, le/la chargé.e de production s’assurera de la préparation, de la coordination, de la mise en œuvre et du suivi budgétaire des productions symphoniques et fantaisies dont il/elle aura la charge et assurera un soutien logistique et administratif au sein du service dans le cadre des productions lyriques.

Missions principales :
(en lien avec le directeur technique et de production et la responsable de production)

Planning et coordination :
• Mettre à jour et coordonner les plannings de production, notamment en lien avec les régisseurs des forces artistiques permanentes et régisseur.e.s extérieur.e.s ;
• Communiquer les informations nécessaires à tous les acteurs d’un projet et harmoniser le travail simultané des différentes équipes présentes ;
• Participer à la réunion de billet de service hebdomadaire ;
• Mener un suivi des discussions avec les interlocuteurs extérieurs (agents, partenaires hôteliers, etc.).
• Mener un suivi de la réalisation des productions fantaisies avec la maîtrise d’œuvre artistique et les régisseur.e.s.

Gestion RH et administrative :
• Finaliser certaines négociations conduites par le directeur technique et de production et la responsable de production (surtitreurs, création de surtitres…) ;
• Participer à la rédaction de l’ensemble des contrats des artistes et à celle des contrats de cession, de prestation, de coréalisation, etc. ;
• Préparer les éléments de paie et de défraiement des artistes (maîtres d’œuvre, chefs d’orchestre, solistes, comédiens, danseurs, artistes de complément, etc.) ;
• Procéder aux démarches administratives : autorisations de travail (enfants et adultes), collecte et transmission des éléments de déclaration, demandes d’autorisations ;
• Assurer le suivi comptable des engagements et de la facturation et participer à la rédaction des besoins en matière de commande publique, suivre l’exécution des marchés liés au service production.

Suivi des budgets de production :
• Préparer les documents récapitulatifs à destination des services administratifs et financiers ;
• Collecter les justificatifs nécessaires au mandatement des sommes générées et ordonnées ;
• Participer au suivi des budgets en lien étroit avec le directeur technique et production et la responsable de production.

Logistique et accueil (en lien avec la chargée de production junior) :
• Gestion des hébergements (réservations hôtelières, optimisation des solutions d’hébergement, gestion des paiements et des aspects contractuels, accompagnement des artistes dans leurs démarches si besoin et participation à l’élaboration et au suivi des marchés publics afférents) ;
• Gestion des voyages (organisation des transferts et gestion des remboursements des voyages) ;
• Rédaction des feuilles de route ;
• Assurer le contact avec les artistes engagé.e.s et accueilli.e.s sur les productions symphoniques et fantaisies.