Sous l’autorité de la responsable de billetterie et expérience spectateur, vous coordonnez l’accueil des différents publics en amont et pendant la durée de l’ensemble des manifestations de l’Opéra. Vous veillez pour cela à la convivialité des lieux d’accueil et à la bonne diffusion de l’information. Vous encadrez le personnel de salle et mettez en place les actions permettant la valorisation de la programmation.

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil du public :
• Coordination de l’accueil général du public lors de l’ensemble des manifestations de l’Opéra en assurant le lien avec les services impliqués et les prestataires extérieurs (sécurité, sûreté, nettoyage, traiteur, …).
• Gestion des flux du public à l’entrée, pendant l’entracte, à la sortie.
• Organisation de l’accueil des publics spécifiques.
• Veille à l’information, au renseignement et au conseil du public.
• Garant.e de la bonne diffusion auprès du public des documents de communication relatifs à la programmation de saison, en lien avec le service communication.
• Anticipation des besoins en personnel de salle, participation au recrutement, et suivi des aspects administratifs
• Formation de l’équipe d’accueil pour chaque manifestation. Elaboration des plannings, transmission des consignes de travail, et coordination du travail de l’équipe d’accueil pendant les manifestations, en lien avec les chef.fe.s de salle.
• Garant.e de la logistique liée à la gestion des bars et des pots de première (achats, négociation des tarifs, et gestion des stocks).
• Tenue parfaite des lieux d’accueil (rangement, propreté).
• Après le spectacle, transmission des informations utiles à chaque service sur le déroulement du spectacle et préconisations, le cas échéant, des actions à mener.

Location d’espaces :
• Prospection, gestion et suivi des demandes de locations d’espaces (collectivités, entreprises, associations ou particuliers) : demandes de devis, relances et confirmation des réservations, en lien avec le service comptable.
• Participation à l’amélioration de la satisfaction des clients, de l’expérience client.

Développement des publics étudiant :
• Participation à l’élaboration de la stratégie du public étudiant de l’Opéra et coordination de sa mise en œuvre.
• Animation du réseau, relais (étudiant, associatif, culturel, …) et développement des relations entre ces relais, tant culturelles que commerciales (public étudiants notamment avec le réseau des ambassadeurs).
• Coordination du suivi des actions (campagnes de prospection et de relance), analyse de leurs résultats et production de bilans.
Gestion financière, matériel, et des équipements
• Responsable de la tenue des caisses et de la sécurisation des fonds.
• En charge de l’équipement vestimentaire du personnel de salle et du matériel nécessaire au bon fonctionnement des activités de l’accueil.
• Participation au billet de service pour anticiper les besoins liés à la bonne organisation des spectacles et événements.

MISSIONS SECONDAIRES

• Participation à la rédaction des procédures (consignes ouvreurs, protocole, achats et gestion des stocks, …).
• Appui au service sur certains évènements (journées portes ouvertes, lancement de saison, dîner de gala, soirée étudiante…).