Assistant(e) de direction Secrétariat du Maire – Accueil mairie
Offre n° O054260702000410
Publiée le 02/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE - 1 RUE DU CAPITAINE CAILLON - BP N°9, Neuves-Maisons (Meurthe-et-Moselle (54))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
15/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La commune de Neuves-Maisons recrute un(e) assistant(e) de direction chargé(e) d’assurer le secrétariat du Maire, l’appui administratif au pôle Ressources et au service administratif, ainsi qu’une mission de binôme au sein de l’accueil de la mairie.
Ce recrutement s’inscrit dans une logique d’anticipation et de continuité du service public, dans la perspective du départ prochain en retraite de l’actuelle secrétaire de direction. Une période de transmission pourra être organisée afin de sécuriser la prise de poste et l’appropriation des circuits internes.
L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable des services administratifs et du DGA Ressources de la commune. Il exerce également ses missions sous l’autorité fonctionnelle du directeur de cabinet pour les activités relevant du cabinet du Maire.
Le poste nécessite une forte capacité d’organisation, une excellente discrétion professionnelle, une aisance relationnelle et une aptitude à gérer des interlocuteurs variés dans un environnement institutionnel exigeant.
Ce recrutement s’inscrit dans une logique d’anticipation et de continuité du service public, dans la perspective du départ prochain en retraite de l’actuelle secrétaire de direction. Une période de transmission pourra être organisée afin de sécuriser la prise de poste et l’appropriation des circuits internes.
L’agent est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable des services administratifs et du DGA Ressources de la commune. Il exerce également ses missions sous l’autorité fonctionnelle du directeur de cabinet pour les activités relevant du cabinet du Maire.
Le poste nécessite une forte capacité d’organisation, une excellente discrétion professionnelle, une aisance relationnelle et une aptitude à gérer des interlocuteurs variés dans un environnement institutionnel exigeant.
Missions / conditions d'exercice
1. Secrétariat du Maire et appui au cabinet
- Gérer l’agenda du Maire : rendez-vous, réunions, invitations, contraintes institutionnelles et priorisation des sollicitations.
- Organiser et préparer les rendez-vous, réunions et temps institutionnels (préparation conseils municipaux et exécutifs).
- Accueillir, filtrer et orienter les appels, messages et sollicitations adressés au Maire ou au cabinet.
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, comptes rendus, invitations et documents administratifs.
- Préparer les dossiers, parapheurs et supports nécessaires aux rendez-vous, réunions ou arbitrages.
- Assurer le suivi de certains dossiers confiés par le Maire, le directeur de cabinet ou la direction générale.
- Rechercher, mettre en forme et diffuser les informations utiles à la décision.
- Assurer les relations courantes avec les élus, les services municipaux, les administrés et les partenaires institutionnels.
- Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des dossiers du secrétariat.
2. Gestion du courrier de la mairie
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant de la mairie, en lien avec les services concernés.
- Réceptionner, trier, enregistrer si nécessaire, qualifier et attribuer le courrier aux services ou interlocuteurs compétents.
- Veiller au respect des circuits de validation, de parapheur et de signature.
- Assurer le suivi des courriers sensibles, institutionnels ou nécessitant une réponse dans des délais contraints.
- Mettre en forme, préparer et transmettre les courriers au départ.
- Contribuer à la bonne traçabilité des courriers et au classement physique ou numérique des documents.
- Participer à l’amélioration des circuits de traitement du courrier et à leur sécurisation.
3. Appui administratif au pôle Ressources et au service administratif
- Réaliser des travaux de secrétariat administratif : saisie, mise en forme, diffusion et suivi de documents.
- Transmission de documents (délibérations, arrêtés, budgets) au contrôle de légalité.
- Préparer et mettre à jour des tableaux de bord simples et outils de suivi.
- Participer à l’organisation de réunions internes et à la préparation des dossiers correspondants.
- Contribuer au suivi des échéances administratives et à la transmission d’informations entre les services.
- Apporter un appui ponctuel à la rédaction de courriers, notes, comptes rendus ou documents administratifs.
- Participer à l’organisation, au classement et à l’archivage des dossiers du pôle.
- Accompagner les démarches de modernisation administrative et de gestion dématérialisée des documents.
4. Binôme accueil de la mairie
- Assurer, en binôme, l’accueil physique et téléphonique du public.
- Renseigner les administrés de premier niveau et les orienter vers les services compétents.
- Réceptionner, qualifier et transmettre les demandes des usagers.
- Participer à la continuité de l’accueil en cas d’absence, de forte affluence ou de nécessité de service.
- Contribuer à la qualité de l’accueil et à l’image de la collectivité.
- Adapter son discours à la diversité des interlocuteurs : administrés, élus, partenaires, agents, prestataires.
Conditions d’exercice
- Poste à temps complet, basé en mairie.
- Travail en lien direct avec les élus, le cabinet, la direction générale, le pôle Ressources et les services municipaux.
- Missions nécessitant discrétion, disponibilité, réactivité et sens des priorités.
- Travail en binôme et en transversalité avec les services.
- Participation ponctuelle possible à des réunions ou temps institutionnels selon les nécessités de service.
- Période de tuilage envisagée avec l’actuelle secrétaire de direction afin de garantir la continuité du service.
- Gérer l’agenda du Maire : rendez-vous, réunions, invitations, contraintes institutionnelles et priorisation des sollicitations.
- Organiser et préparer les rendez-vous, réunions et temps institutionnels (préparation conseils municipaux et exécutifs).
- Accueillir, filtrer et orienter les appels, messages et sollicitations adressés au Maire ou au cabinet.
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, comptes rendus, invitations et documents administratifs.
- Préparer les dossiers, parapheurs et supports nécessaires aux rendez-vous, réunions ou arbitrages.
- Assurer le suivi de certains dossiers confiés par le Maire, le directeur de cabinet ou la direction générale.
- Rechercher, mettre en forme et diffuser les informations utiles à la décision.
- Assurer les relations courantes avec les élus, les services municipaux, les administrés et les partenaires institutionnels.
- Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des dossiers du secrétariat.
2. Gestion du courrier de la mairie
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant de la mairie, en lien avec les services concernés.
- Réceptionner, trier, enregistrer si nécessaire, qualifier et attribuer le courrier aux services ou interlocuteurs compétents.
- Veiller au respect des circuits de validation, de parapheur et de signature.
- Assurer le suivi des courriers sensibles, institutionnels ou nécessitant une réponse dans des délais contraints.
- Mettre en forme, préparer et transmettre les courriers au départ.
- Contribuer à la bonne traçabilité des courriers et au classement physique ou numérique des documents.
- Participer à l’amélioration des circuits de traitement du courrier et à leur sécurisation.
3. Appui administratif au pôle Ressources et au service administratif
- Réaliser des travaux de secrétariat administratif : saisie, mise en forme, diffusion et suivi de documents.
- Transmission de documents (délibérations, arrêtés, budgets) au contrôle de légalité.
- Préparer et mettre à jour des tableaux de bord simples et outils de suivi.
- Participer à l’organisation de réunions internes et à la préparation des dossiers correspondants.
- Contribuer au suivi des échéances administratives et à la transmission d’informations entre les services.
- Apporter un appui ponctuel à la rédaction de courriers, notes, comptes rendus ou documents administratifs.
- Participer à l’organisation, au classement et à l’archivage des dossiers du pôle.
- Accompagner les démarches de modernisation administrative et de gestion dématérialisée des documents.
4. Binôme accueil de la mairie
- Assurer, en binôme, l’accueil physique et téléphonique du public.
- Renseigner les administrés de premier niveau et les orienter vers les services compétents.
- Réceptionner, qualifier et transmettre les demandes des usagers.
- Participer à la continuité de l’accueil en cas d’absence, de forte affluence ou de nécessité de service.
- Contribuer à la qualité de l’accueil et à l’image de la collectivité.
- Adapter son discours à la diversité des interlocuteurs : administrés, élus, partenaires, agents, prestataires.
Conditions d’exercice
- Poste à temps complet, basé en mairie.
- Travail en lien direct avec les élus, le cabinet, la direction générale, le pôle Ressources et les services municipaux.
- Missions nécessitant discrétion, disponibilité, réactivité et sens des priorités.
- Travail en binôme et en transversalité avec les services.
- Participation ponctuelle possible à des réunions ou temps institutionnels selon les nécessités de service.
- Période de tuilage envisagée avec l’actuelle secrétaire de direction afin de garantir la continuité du service.
Profils recherchés
Formation et expérience
- Formation administrative souhaitée, idéalement de niveau Bac à Bac +2.
- Expérience sur un poste similaire appréciée, notamment en collectivité territoriale, secrétariat de direction, cabinet d’élu ou accueil administratif.
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales souhaitée.
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel, Outlook et outils collaboratifs.
- Une connaissance de certains logiciels utilisés sur ce poste serait un poste (Docuware, Xparaph, Synbird, Cosoluce)
- Très bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe.
- Capacité à rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Capacité à organiser un agenda complexe et à hiérarchiser les priorités.
- Capacité à filtrer, qualifier et transmettre les informations.
- Aisance dans l’accueil physique et téléphonique.
- Sens de l’organisation, du classement et de l’archivage.
- Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de réserve.
Savoir-être
- Discrétion professionnelle absolue.
- Sens du service public et de l’intérêt général.
- Rigueur, fiabilité et loyauté institutionnelle.
- Aisance relationnelle, diplomatie et maîtrise de soi.
- Réactivité, disponibilité et adaptabilité.
- Autonomie dans l’organisation du travail.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en binôme.
- Sens de l’anticipation et de la priorisation.
Relations fonctionnelles
- Maire et élus municipaux.
- Directeur de cabinet.
- DGA Ressources.
- Responsable des services administratifs.
- Services municipaux.
- Administrés, partenaires institutionnels, associations et prestataires extérieurs.
- Formation administrative souhaitée, idéalement de niveau Bac à Bac +2.
- Expérience sur un poste similaire appréciée, notamment en collectivité territoriale, secrétariat de direction, cabinet d’élu ou accueil administratif.
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales souhaitée.
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel, Outlook et outils collaboratifs.
- Une connaissance de certains logiciels utilisés sur ce poste serait un poste (Docuware, Xparaph, Synbird, Cosoluce)
- Très bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe.
- Capacité à rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Capacité à organiser un agenda complexe et à hiérarchiser les priorités.
- Capacité à filtrer, qualifier et transmettre les informations.
- Aisance dans l’accueil physique et téléphonique.
- Sens de l’organisation, du classement et de l’archivage.
- Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de réserve.
Savoir-être
- Discrétion professionnelle absolue.
- Sens du service public et de l’intérêt général.
- Rigueur, fiabilité et loyauté institutionnelle.
- Aisance relationnelle, diplomatie et maîtrise de soi.
- Réactivité, disponibilité et adaptabilité.
- Autonomie dans l’organisation du travail.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en binôme.
- Sens de l’anticipation et de la priorisation.
Relations fonctionnelles
- Maire et élus municipaux.
- Directeur de cabinet.
- DGA Ressources.
- Responsable des services administratifs.
- Services municipaux.
- Administrés, partenaires institutionnels, associations et prestataires extérieurs.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383470065
Informations complémentaires
Les candidatures, composées d’un CV et d’une lettre de motivation, sont à adresser à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
1 rue du Capitaine Caillon
54230 Neuves-Maisons
ou par voie dématérialisée à l’adresse suivante : dgs@neuves-maisons.fr
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
1 rue du Capitaine Caillon
54230 Neuves-Maisons
ou par voie dématérialisée à l’adresse suivante : dgs@neuves-maisons.fr
Adresse de l'employeur
NEUVES MAISONS
>HOTEL DE VILLE - 1 RUE DU CAPITAINE CAILLON - BP N°9
54230 NEUVES MAISONS
>HOTEL DE VILLE - 1 RUE DU CAPITAINE CAILLON - BP N°9
54230 NEUVES MAISONS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.