Vos missions principales
• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service technique.
• Gérer l'agenda du Directeur des Services Techniques (DST) et celui des chefs de services attachés à la direction, les rendez-vous et réunions.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers du service.
• Préparer les réunions, rédiger les ordres du jour et les comptes rendus.
• Gérer le classement, l'archivage et la dématérialisation des documents.
• Assurer le suivi des tableaux de bord, indicateurs et échéances du service.
• Participer au suivi administratif des marchés, travaux, demandes d'intervention et projets techniques.
• Assurer la circulation de l'information entre les services, les élus, les partenaires et les usagers.
• Assurer la structuration de l’arborescence du serveur « Technique » en pleine concertation avec les chefs de services et assurer l’intégration des données archivées ;
• Assurer le lien structurant avec le Centre Technique Municipal notamment dans le cadre de l’organisation de manifestations en pleine concertation avec les services ad’hoc et le DST (notamment VIGIPIRATES) ;
• Saisir des dossiers de demande d’autorisation de Manifestation en Préfecture en pleine concertation avec les services ad’hoc (14 juillet…) ;