Chargée d'accueil du siège administratif
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O056241023001290
Publiée le 23/10/2024
Synthèse de l'offre
La communauté de communes de belle-ile-en-mer gère 40 compétences, 9 budgets et emploi une soixantaine d'agents auxquels s'ajoutent des saisonniers.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Haute Boulogne, Le Palais (Morbihan)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
23/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
30h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DE BELLE ILE EN MER RECRUTE
Belle Ile en mer se compose de 4 communes, regroupées au sein de la communauté de commune de Belle-Île en mer. Les spécificités insulaires l’amènent à gérer une quarantaine de compétences, dont la petite enfance.
Avec 85 km² pour 100 km de littoral, Belle-Île-en-Mer est la deuxième plus grande île de France métropolitaine (après la Corse). Sa population avoisine les 5 500 habitants à l’année, et l’île accueille près de 450 000 visiteurs par an. L’économie insulaire est tournée vers le tourisme, tout en conservant une diversité économique (agriculture – pêche - service à la population - le bâtiment).
Belle Ile en mer se compose de 4 communes, regroupées au sein de la communauté de commune de Belle-Île en mer. Les spécificités insulaires l’amènent à gérer une quarantaine de compétences, dont la petite enfance.
Avec 85 km² pour 100 km de littoral, Belle-Île-en-Mer est la deuxième plus grande île de France métropolitaine (après la Corse). Sa population avoisine les 5 500 habitants à l’année, et l’île accueille près de 450 000 visiteurs par an. L’économie insulaire est tournée vers le tourisme, tout en conservant une diversité économique (agriculture – pêche - service à la population - le bâtiment).
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des services, le chargé d’accueil au siège et secrétaire administratif occupe un poste qui nécessite une grande polyvalence compte tenu de ses diverses missions
ACCUEIL
Représenter l’image de la collectivité et de l’établissement auprès des usagers.
Accueillir, orienter, renseigner le public.
• Assurer l’accueil physique du public
• Recevoir, filtrer et orienter les communications téléphoniques et les mails
• Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d’urgence et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Apporter une réponse de premier niveau (fonctionnement et organisation de la collectivité, diffusion d’information et de documents de communication, …)
Participer à la simplification des démarches administratives et au renforcement du lien de proximité avec les usagers
Suivi des dossiers SPANC
• Réception des dossiers et faire les accusés de réceptions.
• Transmission des dossiers au prestataire.
• Lien entre les usagers et le prestataire.
SECRETARIAT ADMINISTRATIF
Redevance d’enlèvement des ordures ménagères
• Accueil téléphonique et prise des renseignements préalables pour transmission au gestionnaire administratif.
Secrétariat administratif du pôle accueil
• Préparer le courrier sortant : affranchissement, contrôle, tri, enregistrement
• Gérer l’affichage d’informations (délibérations, informations au public)
• Centraliser les besoins en petites fournitures et gérer les commandes
• Concourir à l’archivage au sein des services du siège administratif
Secrétariat administratif du pôle enfance/ petite enfance
• Saisie des données administratives de familles dans le logiciel dédié (INOE) en lien avec les responsables de structure quand cela le nécessite
• Rédaction, mise en forme et traitement de divers supports de communication (courriers, mails…)
• Organisation et planification des réunions, manifestations et déplacements
• Classement, archivage physique et électronique des dossiers des familles et des factures y afférant, en lien avec l’Assistante de gestion du pôle
Effectuer toute autre intervention ponctuelle, correspondant au grade et aux qualifications de l’agent, au sein du service et/ou de la collectivité.
Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale des services, le chargé d’accueil au siège et secrétaire administratif occupe un poste qui nécessite une grande polyvalence compte tenu de ses diverses missions
ACCUEIL
Représenter l’image de la collectivité et de l’établissement auprès des usagers.
Accueillir, orienter, renseigner le public.
• Assurer l’accueil physique du public
• Recevoir, filtrer et orienter les communications téléphoniques et les mails
• Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d’urgence et orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Apporter une réponse de premier niveau (fonctionnement et organisation de la collectivité, diffusion d’information et de documents de communication, …)
Participer à la simplification des démarches administratives et au renforcement du lien de proximité avec les usagers
Suivi des dossiers SPANC
• Réception des dossiers et faire les accusés de réceptions.
• Transmission des dossiers au prestataire.
• Lien entre les usagers et le prestataire.
SECRETARIAT ADMINISTRATIF
Redevance d’enlèvement des ordures ménagères
• Accueil téléphonique et prise des renseignements préalables pour transmission au gestionnaire administratif.
Secrétariat administratif du pôle accueil
• Préparer le courrier sortant : affranchissement, contrôle, tri, enregistrement
• Gérer l’affichage d’informations (délibérations, informations au public)
• Centraliser les besoins en petites fournitures et gérer les commandes
• Concourir à l’archivage au sein des services du siège administratif
Secrétariat administratif du pôle enfance/ petite enfance
• Saisie des données administratives de familles dans le logiciel dédié (INOE) en lien avec les responsables de structure quand cela le nécessite
• Rédaction, mise en forme et traitement de divers supports de communication (courriers, mails…)
• Organisation et planification des réunions, manifestations et déplacements
• Classement, archivage physique et électronique des dossiers des familles et des factures y afférant, en lien avec l’Assistante de gestion du pôle
Effectuer toute autre intervention ponctuelle, correspondant au grade et aux qualifications de l’agent, au sein du service et/ou de la collectivité.
Profils recherchés
PROFIL
Formation/Expérience : Fondamentaux du secrétariat et de l’accueil du public.
Savoirs : Une connaissance des principes de fonctionnement des administrations publiques et établissements publics locaux serait appréciée.
Savoir-faire : Maîtrise des outils bureautiques, bonne capacité rédactionnelle, capacité à prioriser.
Savoir être : Rigoureux, à l’écoute, discret, réactif, méthodique, organisé, autonome, disponible, bonne communication et bon sens relationnel.
Formation/Expérience : Fondamentaux du secrétariat et de l’accueil du public.
Savoirs : Une connaissance des principes de fonctionnement des administrations publiques et établissements publics locaux serait appréciée.
Savoir-faire : Maîtrise des outils bureautiques, bonne capacité rédactionnelle, capacité à prioriser.
Savoir être : Rigoureux, à l’écoute, discret, réactif, méthodique, organisé, autonome, disponible, bonne communication et bon sens relationnel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0297318304
Informations complémentaires
Contrat : CDD de 1 an renouvelable en fonction des besoins du service
Temps de travail : Temps non complet : 30h/semaine évolutif en fonction des besoins du service
Rémunération : 1494€ net pour 30H + CNAS + chèques déjeuner + participation mutuelle et prévoyance
Prise de poste : Début décembre 2024. Possibilité de mise à disposition d’un hébergement temporaire à la prise de poste.
Temps de travail : Temps non complet : 30h/semaine évolutif en fonction des besoins du service
Rémunération : 1494€ net pour 30H + CNAS + chèques déjeuner + participation mutuelle et prévoyance
Prise de poste : Début décembre 2024. Possibilité de mise à disposition d’un hébergement temporaire à la prise de poste.
Adresse de l'employeur
Communauté de Communes de Belle-Ile-en-Mer
>Haute Boulogne
56360 Le Palais
>Haute Boulogne
56360 Le Palais
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.