Chargé(e) d'accueil-Assistant(e) services à la population
Offre n° O056250430000132
Publiée le 30/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ALL ABBE MARTIN KERCRET, Ploemel (Morbihan)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
30/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
La Commune de Ploemel recherche sa ou son chargé.e d’accueil et d’assistant Service à la population.
Ploemel est une commune rurale dynamique de 3200 habitants et bénéficie d'une situation privilégiée à proximité des villes de Lorient et Auray, et d’un cadre de vie privilégié entre campagne et littoral.
Ploemel est une commune rurale dynamique de 3200 habitants et bénéficie d'une situation privilégiée à proximité des villes de Lorient et Auray, et d’un cadre de vie privilégié entre campagne et littoral.
Missions / conditions d'exercice
*Accueil physique et téléphonique des usagers:
- Accueil de premier niveau pour orienter les usagers/partenaires vers les services;
-Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et de la collectivité ;
*Etat-civil:
-Accueillir et renseigner les usagers sur place ou par téléphone;
-Instruire et constituer les actes d'Etat-Civil (naissances, mariages, adoptions, décès, changement de prénom, …);
-Délivrer les livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil; -Délivrance d’actes pour usagers et officiers publics;
-Préparer et suivre les dossiers de mariages et baptêmes civils;
-Enregistrer les PACS;
-Contrôler l’authenticité des documents reçus (légalisation de signature, délivrance d’actes);
* Cimetière:
-Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police du cimetière;
– Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier informatisé;
– Reprises des concessions;
-S’assurer de la conformité du règlement du cimetière à la réglementation;
-Assure la gestion du cimetière et la mise à jour des informations sur le logiciel cimetière de France;
*Elections:
-Recevoir les inscriptions sur liste électorale;
-Radiations;
-Changements d'adresse;
-Gérer la révision de la liste avec la commission de contrôle;
-En lien avec la direction générale, assurer la préparation, l'organisation et la participation aux divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.
Secrétariat:
-Gestion du courrier/ des courriels « arrivée » (enregistrement et scan);
-Gestion de l’agenda du Maire ;
-Assurer le recensement citoyen et effectuer la déclaration trimestrielle;
-Mettre à jour et suivre l’affichage obligatoire (panneaux d’affichage mairie);
-Organiser les dépliants des présentoirs (informations pratiques et touristiques);
-Suivi du dossier des meublés de tourisme (outil web : déclaloc) avec l’office de tourisme
-Secrétariat divers;
*Vie associative:
-Référente technique de la commission Association (préparation des commissions et suivi- 2-3 réunions par an);
-Suivre le fichier des associations avec mise à jour permanente des données;
-Traiter les demandes des associations ;
-Etablir annuellement le calendrier des manifestations des associations locales;
*Missions secondaires/occasionnelles: travail en binôme avec l'agent d'accueil en charge de l'agence postale communale et remplacement en son absence.
- Accueil de premier niveau pour orienter les usagers/partenaires vers les services;
-Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et de la collectivité ;
*Etat-civil:
-Accueillir et renseigner les usagers sur place ou par téléphone;
-Instruire et constituer les actes d'Etat-Civil (naissances, mariages, adoptions, décès, changement de prénom, …);
-Délivrer les livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil; -Délivrance d’actes pour usagers et officiers publics;
-Préparer et suivre les dossiers de mariages et baptêmes civils;
-Enregistrer les PACS;
-Contrôler l’authenticité des documents reçus (légalisation de signature, délivrance d’actes);
* Cimetière:
-Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police du cimetière;
– Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier informatisé;
– Reprises des concessions;
-S’assurer de la conformité du règlement du cimetière à la réglementation;
-Assure la gestion du cimetière et la mise à jour des informations sur le logiciel cimetière de France;
*Elections:
-Recevoir les inscriptions sur liste électorale;
-Radiations;
-Changements d'adresse;
-Gérer la révision de la liste avec la commission de contrôle;
-En lien avec la direction générale, assurer la préparation, l'organisation et la participation aux divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.
Secrétariat:
-Gestion du courrier/ des courriels « arrivée » (enregistrement et scan);
-Gestion de l’agenda du Maire ;
-Assurer le recensement citoyen et effectuer la déclaration trimestrielle;
-Mettre à jour et suivre l’affichage obligatoire (panneaux d’affichage mairie);
-Organiser les dépliants des présentoirs (informations pratiques et touristiques);
-Suivi du dossier des meublés de tourisme (outil web : déclaloc) avec l’office de tourisme
-Secrétariat divers;
*Vie associative:
-Référente technique de la commission Association (préparation des commissions et suivi- 2-3 réunions par an);
-Suivre le fichier des associations avec mise à jour permanente des données;
-Traiter les demandes des associations ;
-Etablir annuellement le calendrier des manifestations des associations locales;
*Missions secondaires/occasionnelles: travail en binôme avec l'agent d'accueil en charge de l'agence postale communale et remplacement en son absence.
Profils recherchés
• Maîtrise de la communication orale
• Maîtrise des techniques d’expressions écrites
• Grande discrétion, confidentialité
• Notions de secrétariat et de procédure administrative
• Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Capacité à gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Aptitude au travail d’équipe
• Dynamisme et courtoisie
• Maîtrise des techniques d’expressions écrites
• Grande discrétion, confidentialité
• Notions de secrétariat et de procédure administrative
• Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Capacité à gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Aptitude au travail d’équipe
• Dynamisme et courtoisie
Contact et modalités de candidature
Contact
02.97.56.70-66
Informations complémentaires
*Conditions d'exercice:
-Organisation du travail sur 5 jours semaine ou 4.5 jours par semaine, 35 heures / semaine;
-Remplacement ponctuel le samedi matin en l’absence de l’agent en charge de l’agence postale communale (congés);
-Régime indemnitaire (IFSE + CIA), CNAS;
-Titres repas;
-Participation employeur prévoyance;
Une expérience sur un poste similaire est fortement recommandée, des connaissances en état civil et élections seraient largement appréciées.
Merci d'adressez votre candidature (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative avant le 30/05/2025 uniquement par voie numérique via le site Emploi Territorial.
Contact : Emilie BLOUIN, en charge des ressources humaines.
Téléphone: 02 97 56 70 66
-Organisation du travail sur 5 jours semaine ou 4.5 jours par semaine, 35 heures / semaine;
-Remplacement ponctuel le samedi matin en l’absence de l’agent en charge de l’agence postale communale (congés);
-Régime indemnitaire (IFSE + CIA), CNAS;
-Titres repas;
-Participation employeur prévoyance;
Une expérience sur un poste similaire est fortement recommandée, des connaissances en état civil et élections seraient largement appréciées.
Merci d'adressez votre candidature (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative avant le 30/05/2025 uniquement par voie numérique via le site Emploi Territorial.
Contact : Emilie BLOUIN, en charge des ressources humaines.
Téléphone: 02 97 56 70 66
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.