Assistant du service des Assemblées (F/H)
Offre n° O056261027000860
Publiée le 27/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
B.P. 509, Vannes (Morbihan (56))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
26/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous aimez organiser, coordonner et contribuer au bon fonctionnement de la vie institutionnelle d’une collectivité ? Rejoignez le service des Assemblées et prenez part à l’organisation des instances municipales et au suivi des actes administratifs qui rythment l’action publique locale.
Au sein du Secrétariat général, vous intégrerez une équipe de trois personnes et travaillerez en lien étroit avec le responsable du service des Assemblées.
Au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurerez la préparation et le suivi des réunions, la gestion des actes administratifs et l’appui organisationnel au Secrétariat général. Un poste polyvalent, qui mobilise votre sens de l’organisation, votre maîtrise rédactionnelle et votre capacité à anticiper les échéances.
Au sein du Secrétariat général, vous intégrerez une équipe de trois personnes et travaillerez en lien étroit avec le responsable du service des Assemblées.
Au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurerez la préparation et le suivi des réunions, la gestion des actes administratifs et l’appui organisationnel au Secrétariat général. Un poste polyvalent, qui mobilise votre sens de l’organisation, votre maîtrise rédactionnelle et votre capacité à anticiper les échéances.
Missions / conditions d'exercice
Organiser et préparer les réunions institutionnelles
• Participer à l’élaboration des ordres du jour des réunions de la Direction générale et de la municipalité.
• Recueillir les informations nécessaires, identifier les intervenants et préparer les dossiers.
• Diffuser les ordres du jour et les comptes rendus par courriel et sur le portail des élus.
• Gérer l’agenda du service des Assemblées, envoyer les invitations et réserver les salles.
Assurer le suivi des actes administratifs
• Veiller au respect du circuit de validation et de transmission des arrêtés.
• Assurer, selon les procédures applicables, leur transmission au contrôle de légalité et leur publication.
• Gérer le registre des arrêtés dans le logiciel métier Oxyad et vérifier la tenue des registres issus d’autres outils.
• Recenser les décisions municipales en vue de leur inscription à l’ordre du jour du Conseil municipal.
• Établir les certificats d’affichage et les transmettre aux services concernés.
• Assurer le suivi de la boîte mail du service des Assemblées.
Contribuer au bon déroulement du Conseil municipal
• Participer à la préparation matérielle des séances, notamment des dossiers et du matériel de vote.
• Retranscrire les débats afin de contribuer à l’élaboration des procès-verbaux.
Apporter un appui administratif au Secrétariat général
• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des crédits associés.
• Effectuer les commandes et assurer le suivi des clés Mégalis.
• Participer à la gestion des abonnements et au suivi de la boîte mail dédiée.
• Organiser l’archivage papier et numérique des dossiers du service et de la boîte mail des Assemblées.
• Assurer la suppléance du ou de la référent(e) administratif(ve) du Conseil municipal.
• Participer à l’élaboration des ordres du jour des réunions de la Direction générale et de la municipalité.
• Recueillir les informations nécessaires, identifier les intervenants et préparer les dossiers.
• Diffuser les ordres du jour et les comptes rendus par courriel et sur le portail des élus.
• Gérer l’agenda du service des Assemblées, envoyer les invitations et réserver les salles.
Assurer le suivi des actes administratifs
• Veiller au respect du circuit de validation et de transmission des arrêtés.
• Assurer, selon les procédures applicables, leur transmission au contrôle de légalité et leur publication.
• Gérer le registre des arrêtés dans le logiciel métier Oxyad et vérifier la tenue des registres issus d’autres outils.
• Recenser les décisions municipales en vue de leur inscription à l’ordre du jour du Conseil municipal.
• Établir les certificats d’affichage et les transmettre aux services concernés.
• Assurer le suivi de la boîte mail du service des Assemblées.
Contribuer au bon déroulement du Conseil municipal
• Participer à la préparation matérielle des séances, notamment des dossiers et du matériel de vote.
• Retranscrire les débats afin de contribuer à l’élaboration des procès-verbaux.
Apporter un appui administratif au Secrétariat général
• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des crédits associés.
• Effectuer les commandes et assurer le suivi des clés Mégalis.
• Participer à la gestion des abonnements et au suivi de la boîte mail dédiée.
• Organiser l’archivage papier et numérique des dossiers du service et de la boîte mail des Assemblées.
• Assurer la suppléance du ou de la référent(e) administratif(ve) du Conseil municipal.
Profils recherchés
Le profil que nous recherchons
Vous disposez d’une solide maîtrise des outils bureautiques et d’excellentes compétences rédactionnelles. Votre orthographe, votre syntaxe et votre capacité à produire des écrits administratifs fiables sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Vous savez anticiper les échéances, gérer plusieurs tâches en parallèle et appliquer des procédures avec méthode.
Vos qualités feront la différence :
• Rigueur et fiabilité : vous veillez à la qualité des dossiers et au respect des procédures.
• Organisation et anticipation : vous savez planifier votre activité et respecter les délais.
• Aisance relationnelle et diplomatie : vous échangez avec des interlocuteurs variés avec professionnalisme.
• Discrétion et réserve : vous êtes attentif(ve) à la confidentialité des informations traitées.
• Autonomie et esprit d’équipe : vous prenez des initiatives adaptées tout en contribuant au travail collectif.
• Disponibilité et réactivité : vous savez vous adapter aux contraintes liées à l’organisation des instances.
La connaissance des outils métiers utilisés par le service, notamment Oxyad, iDélibre et PubliAct, sera utile à la prise de poste.
Vous disposez d’une solide maîtrise des outils bureautiques et d’excellentes compétences rédactionnelles. Votre orthographe, votre syntaxe et votre capacité à produire des écrits administratifs fiables sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Vous savez anticiper les échéances, gérer plusieurs tâches en parallèle et appliquer des procédures avec méthode.
Vos qualités feront la différence :
• Rigueur et fiabilité : vous veillez à la qualité des dossiers et au respect des procédures.
• Organisation et anticipation : vous savez planifier votre activité et respecter les délais.
• Aisance relationnelle et diplomatie : vous échangez avec des interlocuteurs variés avec professionnalisme.
• Discrétion et réserve : vous êtes attentif(ve) à la confidentialité des informations traitées.
• Autonomie et esprit d’équipe : vous prenez des initiatives adaptées tout en contribuant au travail collectif.
• Disponibilité et réactivité : vous savez vous adapter aux contraintes liées à l’organisation des instances.
La connaissance des outils métiers utilisés par le service, notamment Oxyad, iDélibre et PubliAct, sera utile à la prise de poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
0297016000
Informations complémentaires
Conditions d’exercice :
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux contractuels
Politique active de formation des agents
Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
Temps de travail : 38 h 45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT
Forfait mobilité sous certaines conditions
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux contractuels
Politique active de formation des agents
Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
Temps de travail : 38 h 45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT
Forfait mobilité sous certaines conditions
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.