Assistant(e) de Direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O057240201367101
Publiée le 06/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
AVENUE SAINT REMY - BP 10335, Forbach (Moselle)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste issu d'un transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle "ressources" qui comporte les services des ressources humaines, des finances et de la commande publique, de l'égalité femmes-hommes et de l'évaluation et prospectives.
Missions / conditions d'exercice
vous serez en charge de :
- L'accueil physique et téléphonique,
- La préparation des réunions et rendez-vous (ordre du jour, fiches, ppt, note...etc),
- La gestion des agendas,
- Le suivi RH des agents de la direction (congés, heures supplémentaires, absences...etc),
- La rédaction de correspondances,
- L'élaboration de compte-rendu,
- La mise à jour des bases de données de contact,
- L'archivage de documents,
- Le suivi et la gestion comptable des dépenses,
- La prospection de prestataires (devis et traitement des factures),
- Le repérage et la préparation des lieux en prévision des événements,
- La mise en place d'alertes et de rappels (message, mail, phoning),
- La gestion des parapheurs.
- L'accueil physique et téléphonique,
- La préparation des réunions et rendez-vous (ordre du jour, fiches, ppt, note...etc),
- La gestion des agendas,
- Le suivi RH des agents de la direction (congés, heures supplémentaires, absences...etc),
- La rédaction de correspondances,
- L'élaboration de compte-rendu,
- La mise à jour des bases de données de contact,
- L'archivage de documents,
- Le suivi et la gestion comptable des dépenses,
- La prospection de prestataires (devis et traitement des factures),
- Le repérage et la préparation des lieux en prévision des événements,
- La mise en place d'alertes et de rappels (message, mail, phoning),
- La gestion des parapheurs.
Profils recherchés
Savoirs
- Organisation de la collectivité,
- Contexte et enjeux de la collectivité,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Techniques de secrétariat,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
- Principes rédactionnels du compte rendu,
- Notions d'organisation et de gestion du temps,
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Standard téléphonique,
- Principes rédactionnels de la note synthèse.
Savoirs-faire
- Maîtrise des logiciels bureautiques,
- Rédactionnel,
- Travail collaboratif.
Savoirs-être
- Sens du contact et des relations humaines,
- Ponctualité, courtoisie et respect des règles de bienséance,
- Capacité à s'adapter aux situations évolutives (contextes changeants),
- Capacité à rendre compte et respect de la voie hiérarchique,
- Sens de l'initiative et réactivité dans la recherche de solutions adaptées,
- Aptitude à travailler dans des délais contraints et en autonomie,
- Travailler en transversalité,
- Connaissance de l'environnement de la fonction publique territoriale.
* Condition d'exercice
- Travail en bureau,
- Amplitude horaire fixe (avec des pics d'activités),
- Respect impératif de délais.
* Rémunération
- Régime statutaire + R.I.F.S.E.E.P + primes annuelles,
- Chèques déjeuners,
- Participation de l'employeur à la mutuelle,
- Amicale du personnel.
- Organisation de la collectivité,
- Contexte et enjeux de la collectivité,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Techniques de secrétariat,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
- Principes rédactionnels du compte rendu,
- Notions d'organisation et de gestion du temps,
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Standard téléphonique,
- Principes rédactionnels de la note synthèse.
Savoirs-faire
- Maîtrise des logiciels bureautiques,
- Rédactionnel,
- Travail collaboratif.
Savoirs-être
- Sens du contact et des relations humaines,
- Ponctualité, courtoisie et respect des règles de bienséance,
- Capacité à s'adapter aux situations évolutives (contextes changeants),
- Capacité à rendre compte et respect de la voie hiérarchique,
- Sens de l'initiative et réactivité dans la recherche de solutions adaptées,
- Aptitude à travailler dans des délais contraints et en autonomie,
- Travailler en transversalité,
- Connaissance de l'environnement de la fonction publique territoriale.
* Condition d'exercice
- Travail en bureau,
- Amplitude horaire fixe (avec des pics d'activités),
- Respect impératif de délais.
* Rémunération
- Régime statutaire + R.I.F.S.E.E.P + primes annuelles,
- Chèques déjeuners,
- Participation de l'employeur à la mutuelle,
- Amicale du personnel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0387843000
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à adresser à :
M. le Maire de la Ville de FORBACH
S/c de la Direction Générale des Services
Hôtel de Ville - Avenue St Rémy - B.P. 10335
57608 FORBACH ou par mail : recrutement@mairie-forbach.fr
M. le Maire de la Ville de FORBACH
S/c de la Direction Générale des Services
Hôtel de Ville - Avenue St Rémy - B.P. 10335
57608 FORBACH ou par mail : recrutement@mairie-forbach.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE FORBACH
>AVENUE SAINT REMY - BP 10335
57608 FORBACH
>AVENUE SAINT REMY - BP 10335
57608 FORBACH
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.