Créée en 2003, la Communauté de Communes de l’Arc Mosellan regroupe 26 communes et 35 500 habitants. Situé à proximité de l’agglomération de Thionville et du Grand-Duché de Luxembourg, le territoire connaît une importante évolution démographique.
Située sur un territoire attractif, la Communauté de Communes dispose d’un projet de territoire dynamique https://www.arcmosellan.fr/projet-territoire/
La CCAM exerce pour le compte de ses communes membres les compétences qui ont été transférées : développement économique, prévention et gestion des déchets, petite enfance…
Pour consulter le dernier numéro du journal de la communauté de Communes de l’Arc Mosellan, Terre d’Arc, vous pouvez suivre ce lien : Terre d'arcs N°9 - Décembre 2023 (calameo.com)

Objectif fondamental du poste :
Rattaché à la responsable du pôle Ressources et Moyens, le/la secrétaire de direction / gestionnaire des instances communautaire assurer des missions de secrétariat de direction et d’appui organisationnel pour les élus et la direction générale.

Objectifs et missions principales du poste

- Suit et gère les agendas, l’organisation matérielle ainsi que la mise en œuvre de l’ensemble des étapes amont et aval nécessaires, d’une part, à la bonne marche des différentes instances communautaires et, d’autre part, à rendre exécutoire les actes pris par la collectivité, dans le respect des règles et protocoles applicables.
- Centralise, formalise et diffuse les éléments préparatoires et administre la plateforme de dématérialisation des convocations.
- Gère les agendas et des déplacements des élus, de la direction générale et de certains cadres
- Gère en suppléance les flux entrants (courriers, mails) et les accueils téléphoniques et physiques
- Réalise des travaux bureautiques


Détail des missions

1- Planification, préparation, organisation et convocation des différentes instances communautaires
o Centraliser les éléments des services en vue de formaliser les rapports préparatoires aux séances des conseils et commissions
o Procéder à l’envoi de manière régulière des convocations et invitations pour les différentes instances communautaires
o Gérer les agendas et respecter les délais de transmission des différentes instances en lien avec la direction générale et les membres du Bureau concernés
o Être le référent administratif des différentes commissions thématiques
o Organiser en lien avec les communes et les autres services impliqués la logistique matérielle des séances des instances communautaires
o Participer à l’accueil des élus et au suivi du déroulé des travaux et débats des instances communautaires

2- Assistance à la gestion des agendas, des réunions et des déplacements de certains cadres et élus
o Etablir une relation de confiance avec les agents ou élus
o Organiser les déplacements, leur logistique et les besoins afférents
o Gérer les agendas
o Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus et des courriers
o Produire et faire valider les délibérations et procès-verbaux sur la base des échanges et votes intervenus en instances
o Transmettre les délibérations et autres actes au contrôle de légalité
o Procéder à l’affichage public et à la mise en ligne des délibérations
o Tenir à jour le recueil des actes administratifs et les procès-verbaux des conseils
o Diffuser les délibérations validées dans les services concernés

3- Administration et assistance aux utilisateurs de la plateforme de dématérialisation des convocations
o Être administrateur de l’application métier utilisé pour la convocation des différentes instances communautaires
o Assister les élus dans l’utilisation de leur tablette numérique et de leur espace en ligne mobilisé pour les différentes instances communautaires

4- Suppléance de la gestion des flux entrants (courriers, mails) et des accueils téléphoniques et physiques
o Réceptionner et traiter les appels, les mails sur les boîtes génériques, les demandes, les filtrer et les diriger pertinemment
o Gérer les urgences des informations à transmettre
o Réceptionner, numériser, distribuer et traiter les courriers entrants et sortants
o Traiter le circuit des parapheurs des différents pôles pour la mise en signature des documents

5- Réalisation de travaux bureautiques
o Rédiger, saisir, enregistrer et mettre en forme des courriers, notes, projets d’arrêtés…
o Vérifier le respect et veiller à la qualité des productions sortantes

Savoir-faire / savoir-être :
- Connaissances de la fonction publique territoriale
- Expérience souhaitée
- Discrétion
- Qualités relationnelles
- Aisance rédactionnelle
- Maitrise des outils bureautiques
- Autonomie
- Disponibilité (réunion en soirée)
- Rigueur