Assistant(e) de direction à la Direction Générale des Services
Offre n° O057250728000567
Publiée le 28/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Jean Burger - BP 80142, Hagondange (Moselle)
Poste à pourvoir le
27/08/2025
Date limite de candidature
27/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, vous assurez des missions d’assistant(e) de Direction auprès du Directeur Général, du Maire et du Bureau Municipal.
A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la vie professionnelle du Directeur Général et du Maire. Vous assurez l’accueil de la Direction, gérez les agendas du Directeur et du Maire et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction.
Vous êtes identifié(e)s comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction Générale et à la bonne continuité de l’activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les autres assistant(e)s (Direction et / ou services), vous partagez de manière fluide les informations et les activités. Une continuité d’activité et une suppléance sont assurées entre les assistant(e)s.
A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la vie professionnelle du Directeur Général et du Maire. Vous assurez l’accueil de la Direction, gérez les agendas du Directeur et du Maire et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction.
Vous êtes identifié(e)s comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction Générale et à la bonne continuité de l’activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les autres assistant(e)s (Direction et / ou services), vous partagez de manière fluide les informations et les activités. Une continuité d’activité et une suppléance sont assurées entre les assistant(e)s.
Missions / conditions d'exercice
Assister et organiser au quotidien la vie professionnelle du Directeur Général et du Maire :
- assurer quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l’agenda du Directeur Général et du Maire (anticipation, modification, montage de RDV) ;
- assurer un rôle de veille et de relance auprès Directeur Général et du Maire sur des échéances ou des informations importantes ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Directeur Général en veillant à préserver des plages de travail libre ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Maire en fonction de ses directives particulières ;
- organiser et planifier des réunions et rdv (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports, logistique, accueil, café) ;
- assurer la bonne préparation des salles des réunions (réservation, disposition, matériel, système audiovisuel.) ;
- préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et rdv du Directeur Général et du Maire ;
- apporter un appui dans toutes les composantes du quotidien de la Direction.
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ainsi que des RDV du Maire :
- assurer l’accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l’accueil ;
- renseigner et orienter les interlocuteurs (physiques, appels, méls …), transmettre et suivre les informations (gestion de 1er niveau) ;
- recevoir, filtrer et transmettre les messages et communications au Directeur Général et au Maire.
Assurer des missions et tâches de secrétariat pour le Directeur Général, le Maire et le Bureau Municipal :
- assurer l’enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement ;
- gérer et suivre le courrier entrant et sortant en lien avec l’agent chargé du courrier (réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion) ;
- gérer et suivre les parapheurs et autres envois dans les services ;
- assurer tous les travaux de secrétariat de direction : rédiger les comptes rendus, mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratif ;
- assurer le suivi, l’archivage et le classement des documents administratifs sous format papier et/ou dématérialisé (GED) ;
- organiser et mettre à disposition les documents administratifs (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos…).
Assurer la gestion de la coordination administrative et des outils de suivi :
- assurer le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : gestion des salles de réunion, rédaction des procédures, documentation, dématérialisation, GED, parc informatique, contrôle de légalité, … ;
- centraliser l’ensemble des demandes des directions et services ou extérieures, coordonner les réponses et en assurer le suivi ;
- élaborer, renseigner, mettre à jour et diffuser les tableaux de suivi ;
- garantir la coordination et les délais de réponses des informations demandées ;
- tenir à jour et actualiser des bases de données, des listes de contacts, …
- assurer quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l’agenda du Directeur Général et du Maire (anticipation, modification, montage de RDV) ;
- assurer un rôle de veille et de relance auprès Directeur Général et du Maire sur des échéances ou des informations importantes ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Directeur Général en veillant à préserver des plages de travail libre ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Maire en fonction de ses directives particulières ;
- organiser et planifier des réunions et rdv (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports, logistique, accueil, café) ;
- assurer la bonne préparation des salles des réunions (réservation, disposition, matériel, système audiovisuel.) ;
- préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et rdv du Directeur Général et du Maire ;
- apporter un appui dans toutes les composantes du quotidien de la Direction.
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ainsi que des RDV du Maire :
- assurer l’accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l’accueil ;
- renseigner et orienter les interlocuteurs (physiques, appels, méls …), transmettre et suivre les informations (gestion de 1er niveau) ;
- recevoir, filtrer et transmettre les messages et communications au Directeur Général et au Maire.
Assurer des missions et tâches de secrétariat pour le Directeur Général, le Maire et le Bureau Municipal :
- assurer l’enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement ;
- gérer et suivre le courrier entrant et sortant en lien avec l’agent chargé du courrier (réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion) ;
- gérer et suivre les parapheurs et autres envois dans les services ;
- assurer tous les travaux de secrétariat de direction : rédiger les comptes rendus, mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratif ;
- assurer le suivi, l’archivage et le classement des documents administratifs sous format papier et/ou dématérialisé (GED) ;
- organiser et mettre à disposition les documents administratifs (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos…).
Assurer la gestion de la coordination administrative et des outils de suivi :
- assurer le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : gestion des salles de réunion, rédaction des procédures, documentation, dématérialisation, GED, parc informatique, contrôle de légalité, … ;
- centraliser l’ensemble des demandes des directions et services ou extérieures, coordonner les réponses et en assurer le suivi ;
- élaborer, renseigner, mettre à jour et diffuser les tableaux de suivi ;
- garantir la coordination et les délais de réponses des informations demandées ;
- tenir à jour et actualiser des bases de données, des listes de contacts, …
Profils recherchés
Savoirs :
Très bonne connaissance de l’environnement territorial et des principes de fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ;
Très bonne maitrise des outils bureautiques ;
Savoir utiliser les techniques de recueil et de traitement de l’information.
Savoir faire :
Savoir s’organiser ;
Savoir travailler avec rigueur et méthode ;
Savoir gérer les priorités ;
Savoir travailler en transversalité ;
Savoir prendre des initiatives ;
Savoir transmettre une information de façon claire et précise ;
Savoir rendre compte ;
Faire preuve d’un esprit d’observation, d’analyse et de synthèse ;
Avoir une très bonne orthographe et une très bonne grammaire.
Savoir être :
Avoir le sens des responsabilités
Être discret(e)
Être autonome
Avoir des qualités relationnelles
Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse
Être disponible et réactif(ve)
Très bonne connaissance de l’environnement territorial et des principes de fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ;
Très bonne maitrise des outils bureautiques ;
Savoir utiliser les techniques de recueil et de traitement de l’information.
Savoir faire :
Savoir s’organiser ;
Savoir travailler avec rigueur et méthode ;
Savoir gérer les priorités ;
Savoir travailler en transversalité ;
Savoir prendre des initiatives ;
Savoir transmettre une information de façon claire et précise ;
Savoir rendre compte ;
Faire preuve d’un esprit d’observation, d’analyse et de synthèse ;
Avoir une très bonne orthographe et une très bonne grammaire.
Savoir être :
Avoir le sens des responsabilités
Être discret(e)
Être autonome
Avoir des qualités relationnelles
Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse
Être disponible et réactif(ve)
Contact et modalités de candidature
Contact
0387715010
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + 13e mois + participation assurances santé et prévoyance.
Lettre de motivation et CV à adresser à Madame le Maire par courrier ou mail : recrutement@ville-hagondange.fr
Lettre de motivation et CV à adresser à Madame le Maire par courrier ou mail : recrutement@ville-hagondange.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.