Agent d'accueil et secrétariat
Offre n° O057260112000928
Publiée le 12/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
8 RUE DU MOULIN, Buding (Moselle (57))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Créée en 2003, la Communauté de Communes de l’Arc Mosellan regroupe 26 communes et 36 000 habitants. Situé à proximité de l’agglomération de Thionville et du Grand-Duché de Luxembourg, le territoire connaît une importante évolution démographique.
Située sur un territoire attractif, la Communauté de Communes dispose d’un projet de territoire dynamique https://www.arcmosellan.fr/projet-territoire/
La CCAM exerce pour le compte de ses communes membres les compétences qui ont été transférées : développement économique, prévention et gestion des déchets, petite enfance…
Pour consulter le dernier numéro du journal de la communauté de Communes de l’Arc Mosellan, Terre d’Arc, vous pouvez suivre ce lien : Terre d'arcs N°14 - Décembre 2025 (https://www.calameo.com/accounts/6546403)
Sous la responsabilité de la secrétaire de direction, l'agent d'accueil et secrétariat assure les missions polyvalentes de secrétariat et d’appui organisationnel pour plusieurs services et agents. Il assure l’accueil physique et téléphonique de la collectivité. Il organise la gestion, la traçabilité et la diffusion en interne des flux d’information entrants et veille à l’image de la collectivité au travers notamment du respect de la charte graphique en usage.
Située sur un territoire attractif, la Communauté de Communes dispose d’un projet de territoire dynamique https://www.arcmosellan.fr/projet-territoire/
La CCAM exerce pour le compte de ses communes membres les compétences qui ont été transférées : développement économique, prévention et gestion des déchets, petite enfance…
Pour consulter le dernier numéro du journal de la communauté de Communes de l’Arc Mosellan, Terre d’Arc, vous pouvez suivre ce lien : Terre d'arcs N°14 - Décembre 2025 (https://www.calameo.com/accounts/6546403)
Sous la responsabilité de la secrétaire de direction, l'agent d'accueil et secrétariat assure les missions polyvalentes de secrétariat et d’appui organisationnel pour plusieurs services et agents. Il assure l’accueil physique et téléphonique de la collectivité. Il organise la gestion, la traçabilité et la diffusion en interne des flux d’information entrants et veille à l’image de la collectivité au travers notamment du respect de la charte graphique en usage.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique, mail et physique au niveau du secrétariat :
- Constituer un premier niveau de renseignements ou d’aiguillage pour le grand public et les interlocuteurs ;
- Adapter son discours et ses attitudes en fonction de son interlocuteur ;
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Saisir et mettre en forme tous types de courriers ou documents.
Réception, traitement, diffusion des information et organisation de leur conservation et traçabilité :
- Ouvrir et expédier les courriers ;
- Scanner les courriers et renseigner les flux entrants et sortants de courriers dans le chrono consultable par tous les agents ;
- Gérer et suivre le circuit des parapheurs ;
- Archiver les documents relatifs à l’activité du secrétariat.
Gestion du versement des archives des services pour stockage dans le local d’archives :
- Etre référent auprès des services ;
- Renseigner le formulaire de versement ;
- Codifier les documents et tenir le registre à jour ;
- Stocker les documents.
Gestion de la destruction des archives conformément à la réglementation :
- Etre référent auprès des services ;
- Renseigner le formulaire de destruction ;
- Tenir à jour le registre ;
- Procéder à la destruction en lien avec les archives départementales.
Gestion des commissions :
- Envoi des documents (invitations, rapports, comptes-rendus) via le logiciel de gestion des instances ;
- Suivi des participations des membres (quorum notamment).
Suppléance du secrétariat de direction et assemblées :
- Assistance administrative auprès des VP suivant leur domaine de compétences et leurs besoins ;
- Gestion des agendas ;
- Préparation des réunions internes ou externes (envoi de convocation, suivi des réponses) ;
- Gérer les demandes d’excuses ou de participation aux réunions (Présidents et services) ;
- Organiser l’accueil des RDV et réunions dans les formes protocolaires ;
- Suivre les parapheurs ;
- Rédaction des délibérations et passage au contrôle de légalité ;
- Procéder aux affichages règlementaires ;
- Apporter une assistance administrative au secrétariat de direction et des assemblées (rédaction de courriers, comptes-rendus, PV, …).
- Constituer un premier niveau de renseignements ou d’aiguillage pour le grand public et les interlocuteurs ;
- Adapter son discours et ses attitudes en fonction de son interlocuteur ;
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Saisir et mettre en forme tous types de courriers ou documents.
Réception, traitement, diffusion des information et organisation de leur conservation et traçabilité :
- Ouvrir et expédier les courriers ;
- Scanner les courriers et renseigner les flux entrants et sortants de courriers dans le chrono consultable par tous les agents ;
- Gérer et suivre le circuit des parapheurs ;
- Archiver les documents relatifs à l’activité du secrétariat.
Gestion du versement des archives des services pour stockage dans le local d’archives :
- Etre référent auprès des services ;
- Renseigner le formulaire de versement ;
- Codifier les documents et tenir le registre à jour ;
- Stocker les documents.
Gestion de la destruction des archives conformément à la réglementation :
- Etre référent auprès des services ;
- Renseigner le formulaire de destruction ;
- Tenir à jour le registre ;
- Procéder à la destruction en lien avec les archives départementales.
Gestion des commissions :
- Envoi des documents (invitations, rapports, comptes-rendus) via le logiciel de gestion des instances ;
- Suivi des participations des membres (quorum notamment).
Suppléance du secrétariat de direction et assemblées :
- Assistance administrative auprès des VP suivant leur domaine de compétences et leurs besoins ;
- Gestion des agendas ;
- Préparation des réunions internes ou externes (envoi de convocation, suivi des réponses) ;
- Gérer les demandes d’excuses ou de participation aux réunions (Présidents et services) ;
- Organiser l’accueil des RDV et réunions dans les formes protocolaires ;
- Suivre les parapheurs ;
- Rédaction des délibérations et passage au contrôle de légalité ;
- Procéder aux affichages règlementaires ;
- Apporter une assistance administrative au secrétariat de direction et des assemblées (rédaction de courriers, comptes-rendus, PV, …).
Profils recherchés
Savoir-faire / savoir-être :
- Capacités d’écoute, techniques de gestion des publics difficiles, résistance au stress ;
- Capacité à prendre des initiatives, de discernement et de recherche ;
- Maitrise des logiciels bureautique et du publipostage ;
- Posséder une appétence à l’utilisation des logiciels métiers (kBox, Actes, ZeenDoc, …) ;
- Nécessité impérative de confidentialité ;
- Rigueur dans l’organisation et du travail et des informations ;
- Respect des procédures ;
- Techniques de classement et d’archivage ;
- Connaitre la réglementation de l’archivage ;
- Etre organisé et travailler en autonomie ;
- Posséder une bonne connaissance de la Collectivité et de l’environnement territorial ;
- Posséder le sens de l’accueil et du service ;
- Savoir faire preuve d’entraide et de travail en équipe ;
- Disposer de capacités rédactionnelles, faire preuve de discrétion, préserver la confidentialité des échanges, disposer d’une aisance relationnelle, savoir prioriser et gérer les urgences, être organisée, disposer d’une capacité d’analyse.
- Capacités d’écoute, techniques de gestion des publics difficiles, résistance au stress ;
- Capacité à prendre des initiatives, de discernement et de recherche ;
- Maitrise des logiciels bureautique et du publipostage ;
- Posséder une appétence à l’utilisation des logiciels métiers (kBox, Actes, ZeenDoc, …) ;
- Nécessité impérative de confidentialité ;
- Rigueur dans l’organisation et du travail et des informations ;
- Respect des procédures ;
- Techniques de classement et d’archivage ;
- Connaitre la réglementation de l’archivage ;
- Etre organisé et travailler en autonomie ;
- Posséder une bonne connaissance de la Collectivité et de l’environnement territorial ;
- Posséder le sens de l’accueil et du service ;
- Savoir faire preuve d’entraide et de travail en équipe ;
- Disposer de capacités rédactionnelles, faire preuve de discrétion, préserver la confidentialité des échanges, disposer d’une aisance relationnelle, savoir prioriser et gérer les urgences, être organisée, disposer d’une capacité d’analyse.
Contact et modalités de candidature
Contact
0382832157
Informations complémentaires
Emploi permanent à temps complet
Recrutement statutaire ou à défaut contractuel
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
Complément Indemnitaire annuel
Participation à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion CNAS
Candidatures à envoyer à ressources-humaines@arcmosellan.fr ou bien à Monsieur le Président de la Communauté de Communes de l'Arc Mosellan, 8 rue du moulin 57920 - BUDING
Contact : Madame SUROWANIEC Christine, Secrétaire de direction et gestionnaire des instances communautaires 03 82 83 03 04
Recrutement statutaire ou à défaut contractuel
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
Complément Indemnitaire annuel
Participation à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion CNAS
Candidatures à envoyer à ressources-humaines@arcmosellan.fr ou bien à Monsieur le Président de la Communauté de Communes de l'Arc Mosellan, 8 rue du moulin 57920 - BUDING
Contact : Madame SUROWANIEC Christine, Secrétaire de direction et gestionnaire des instances communautaires 03 82 83 03 04
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.