Assistant(e) de direction à la Direction Générale des Services
Offre n° O057260707001691
Publiée le 07/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
RUE DES PONTS, Mondelange (Moselle (57))
Poste à pourvoir le
07/08/2026
Date limite de candidature
06/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire, RIFSEEP, participation mutuelle, prévoyance, transport, tickets restaurants, et amicale du personnel
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, vous assurez des missions d’assistant(e) de Direction auprès du Directeur Général, du Maire et des Elus.
A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la vie professionnelle du Directeur Général et du Maire. Vous assurez l’accueil de la Direction, gérez les agendas du Directeur et du Maire et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction.
Vous êtes identifié(e)s comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction Générale et à la bonne continuité de l’activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les services, vous partagez de manière fluide les informations et les activités.
A ce titre, vous assistez et organisez au quotidien la vie professionnelle du Directeur Général et du Maire. Vous assurez l’accueil de la Direction, gérez les agendas du Directeur et du Maire et réalisez des missions de secrétariat administratif et de gestion courante. Vous assurez la gestion, le suivi et la coordination de plusieurs dossiers transversaux pour la Direction.
Vous êtes identifié(e)s comme un maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction Générale et à la bonne continuité de l’activité. A ce titre vous travaillez en transversalité et en coordination avec les services, vous partagez de manière fluide les informations et les activités.
Missions / conditions d'exercice
Assister et organiser au quotidien la vie professionnelle du Directeur Général et du Maire :
- assurer quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l’agenda du Directeur Général et du Maire (anticipation, modification, montage de RDV) ;
- assurer un rôle de veille et de relance auprès Directeur Général et du Maire sur des échéances ou des informations importantes ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Directeur Général en veillant à préserver des plages de travail libre ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Maire en fonction de ses directives particulières ;
- organiser et planifier des réunions et rdv (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports, logistique, accueil, café) ;
- assurer la bonne préparation des salles des réunions (réservation, disposition, matériel, système audiovisuel.) ;
- préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et rdv du Directeur Général et du Maire ;
- apporter un appui dans toutes les composantes du quotidien de la Direction.
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ainsi que des RDV du Maire :
- assurer l’accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l’accueil ;
- renseigner et orienter les interlocuteurs (physiques, appels, méls …), transmettre et suivre les informations (gestion de 1er niveau) ;
- recevoir, filtrer et transmettre les messages et communications au Directeur Général et au Maire.
Assurer des missions et tâches de secrétariat pour le Directeur Général, le Maire et les Elus :
- assurer l’enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement ;
- gérer et suivre le courrier entrant et sortant en lien avec l’agent chargé du courrier (réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion) ;
- trier les mails entrant de la boite générique et les orienter vers les services concernés ;
- gérer et suivre les parapheurs et autres envois dans les services ;
- assurer tous les travaux de secrétariat de direction : rédiger les comptes rendus, (Conseil Municipal ; Commissions Communales), mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratif ;
- assurer le suivi, l’archivage et le classement des documents administratifs ;
- diffuser les arrêtés sur le site de la Ville ;
- organiser et mettre à disposition les documents administratifs (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos…).
Assurer la gestion de la coordination administrative et des outils de suivi :
- assurer le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : contrôle de légalité,… ;
- coordonner les réponses et en assurer le suivi ;
- tenir à jour et actualiser des bases de données, des listes de contacts,
- assurer quotidiennement le suivi et la bonne organisation de l’agenda du Directeur Général et du Maire (anticipation, modification, montage de RDV) ;
- assurer un rôle de veille et de relance auprès Directeur Général et du Maire sur des échéances ou des informations importantes ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Directeur Général en veillant à préserver des plages de travail libre ;
- suivre, organiser, et anticiper l’agenda du Maire en fonction de ses directives particulières ;
- organiser et planifier des réunions et rdv (invitation et relance, préparation des ordres du jour, préparation des supports, logistique, accueil, café) ;
- assurer la bonne préparation des salles des réunions (réservation, disposition, matériel, système audiovisuel.) ;
- préparer les dossiers nécessaires aux entretiens et rdv du Directeur Général et du Maire ;
- apporter un appui dans toutes les composantes du quotidien de la Direction.
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ainsi que des RDV du Maire :
- assurer l’accueil téléphonique et physique, en veillant à la qualité de l’accueil ;
- renseigner et orienter les interlocuteurs (physiques, appels, méls …), transmettre et suivre les informations (gestion de 1er niveau) ;
- recevoir, filtrer et transmettre les messages et communications au Directeur Général et au Maire.
Assurer des missions et tâches de secrétariat pour le Directeur Général, le Maire et les Elus :
- assurer l’enregistrement et le suivi des courriers signalés pour traitement ;
- gérer et suivre le courrier entrant et sortant en lien avec l’agent chargé du courrier (réception, enregistrement, suivi, mise en signature, envoi, diffusion) ;
- trier les mails entrant de la boite générique et les orienter vers les services concernés ;
- gérer et suivre les parapheurs et autres envois dans les services ;
- assurer tous les travaux de secrétariat de direction : rédiger les comptes rendus, (Conseil Municipal ; Commissions Communales), mettre en forme des notes, relire des courriers, présentations, rapports aux élus, et tout document administratif ;
- assurer le suivi, l’archivage et le classement des documents administratifs ;
- diffuser les arrêtés sur le site de la Ville ;
- organiser et mettre à disposition les documents administratifs (modèles notes, rapports, courriers, présentation, logos…).
Assurer la gestion de la coordination administrative et des outils de suivi :
- assurer le rôle de référent pour la Direction sur plusieurs missions ressources ou transversales : contrôle de légalité,… ;
- coordonner les réponses et en assurer le suivi ;
- tenir à jour et actualiser des bases de données, des listes de contacts,
Profils recherchés
Savoirs :
Très bonne connaissance de l’environnement territorial et des principes de fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ;
Très bonne maitrise des outils bureautiques ;
Savoir utiliser les techniques de recueil et de traitement de l’information.
Savoir faire :
Savoir s’organiser ;
Savoir travailler avec rigueur et méthode ;
Savoir gérer les priorités ;
Savoir travailler en transversalité ;
Savoir prendre des initiatives ;
Savoir transmettre une information de façon claire et précise ;
Savoir rendre compte ;
Faire preuve d’un esprit d’observation, d’analyse et de synthèse ;
Avoir une très bonne orthographe et une très bonne grammaire.
Savoir être :
Avoir le sens des responsabilités
Être discret(e)
Être autonome
Avoir des qualités relationnelles
Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse
Être disponible et réactif(ve)
Très bonne connaissance de l’environnement territorial et des principes de fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ;
Très bonne maitrise des outils bureautiques ;
Savoir utiliser les techniques de recueil et de traitement de l’information.
Savoir faire :
Savoir s’organiser ;
Savoir travailler avec rigueur et méthode ;
Savoir gérer les priorités ;
Savoir travailler en transversalité ;
Savoir prendre des initiatives ;
Savoir transmettre une information de façon claire et précise ;
Savoir rendre compte ;
Faire preuve d’un esprit d’observation, d’analyse et de synthèse ;
Avoir une très bonne orthographe et une très bonne grammaire.
Savoir être :
Avoir le sens des responsabilités
Être discret(e)
Être autonome
Avoir des qualités relationnelles
Avoir des capacités rédactionnelles et de synthèse
Être disponible et réactif(ve)
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.