Administrer les dossiers, les données et les échéances

Concevoir, structurer et tenir à jour la base de données et les outils de suivi de la Direction des Affaires Juridiques.

Assurer la traçabilité des demandes, avis, actes, contrats, contentieux, sinistres et des diverses échéances.

Mettre en place des alertes fiables, suivre les délais de réponse, de recours, de renouvellement ou de prescription et signaler sans délai les situations sensibles.

Produire et actualiser des tableaux de bord, indicateurs d’activité et éléments statistiques utiles au pilotage de la direction.

Organiser le classement, l’archivage et la conservation des dossiers dans le respect des règles applicables et des exigences de confidentialité

Organiser la prise en charge et l’instruction des demandes juridiques

Réceptionner, qualifier, enregistrer et prioriser les demandes adressées à la direction.

Vérifier la complétude des saisines, identifier les pièces utiles et solliciter, si nécessaire, les compléments auprès des services.

Réaliser une première analyse juridique et opérationnelle, identifier les risques, les délais et les interlocuteurs à mobiliser.

Proposer, sous le contrôle de la Direction, des solutions adaptées et sécurisées.

Préparer et rédiger des projets d’actes, notes d’aide à la décision, courriers, conventions, projets de réponse, comptes rendus et documents précontentieux.

Contrôler la cohérence formelle et juridique des projets transmis à la direction et assurer le lien avec les conseils externes et les avocats le cas échéant.


Piloter la gestion administrative et financière des assurances


Suivre les contrats d’assurance de la collectivité, leurs garanties, échéances, évolutions et conditions d’exécution.

Contribuer à la préparation et au suivi des marchés publics d’assurance, en lien avec les services compétents.

Gérer les sinistres de leur déclaration à leur indemnisation ou clôture : constitution du dossier, échanges avec les assureurs, courtiers, experts, tiers et services métiers.

Organiser les opérations d’expertise, préparer les pièces et convocations et, en tant que de besoin, assister aux expertises en appui des services métiers concernés.

Analyser les propositions d’indemnisation, suivre les recours et veiller à la préservation des intérêts de la collectivité.

Tenir à jour les données relatives aux sinistres et produire un suivi des risques, coûts, indemnisations et actions de prévention.

Suivre l’exécution budgétaire et financière de la direction

Réaliser le suivi des crédits de la direction : engagements, consommations, restes à réaliser et prévisions.

Préparer les éléments nécessaires aux différentes étapes du cycle budgétaire et contribuer aux arbitrages.

Suivre l’évolution des dépenses d’assurances, d’expertises, d’honoraires et de contentieux ; expliquer les écarts et proposer les ajustements nécessaires.

Contrôler les pièces de facturation et faciliter le traitement des opérations en lien avec les services financiers.

Produire des états de suivi budgétaire réguliers et alerter la Direction sur tout risque de dépassement ou besoin d’évolution des crédits.

Développer les outils numériques et l’amélioration continue

Expérimenter de nouveaux outils numériques permettant de rationaliser, simplifier et fiabiliser les processus de la direction.

Contribuer à l’automatisation encadrée de tâches répétitives : suivi des échéances, classement, production de tableaux de bord, préparation de trames ou contrôles de cohérence.

Utiliser les outils d’intelligence artificielle autorisés par la collectivité avec discernement, dans le respect de la confidentialité, de la protection des données, de la sécurité des systèmes d’information et sous contrôle humain.