Assistant de direction (H/F)
Offre n° O058240321000590
Publiée le 21/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nevers, préfecture de la Nièvre (58), 33 000 habitants, ville centre d'une agglomération de près de 70 000 habitants, est idéalement située au cœur de France, puisqu'à 2 h seulement de Paris et de Clermont-Ferrand.
Détentrice de nombreux labels dont celui de ville d'art et d'histoire et 4 fleurs villes et villages fleuris, Nevers, surnommée la "Cité des ducs", offre une douceur de vivre remarquable, à taille humaine, avec un environnement naturel préservé, autour de la Loire, un riche patrimoine historique et une vie culturelle et sportive animée.
Détentrice de nombreux labels dont celui de ville d'art et d'histoire et 4 fleurs villes et villages fleuris, Nevers, surnommée la "Cité des ducs", offre une douceur de vivre remarquable, à taille humaine, avec un environnement naturel préservé, autour de la Loire, un riche patrimoine historique et une vie culturelle et sportive animée.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Nevers cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
03/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire selon grille indiciaire de la FPT, 13ème mois ; Régime indemnitaire ; Adhésion au CNAS et / ou CE ; Accès au restaurant administratif l’Agora ; CET
Descriptif de l'emploi
Assistant de direction (H/F) placé sous la Direction de l'Administration Générale
Missions / conditions d'exercice
Placé(e) sous la Direction de l'Administration Générale, vous assurerez les missions suivantes :
Organisation de la vie professionnelle du cadre
. Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
. Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
. Établir une relation de confiance avec le cadre
Production et conservation de documents
. Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
. Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
. Organiser le classement et l'archivage des dossiers
. Organiser l’arborescence des serveurs communs
Suivi des projets et activités de la direction
. Assurer la transmission de l’information au sein de la direction
. Préparer et assurer le suivi des actes administratifs de la direction (décisions et délibérations) et les dossiers s’y rattachant (webdelib)
. Diffuser le courrier au sein de la direction (courrier physique ou électronique)
. Assurer le suivi du courrier de la direction sur le logiciel métier (Maarch)
. Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
. Suivre et commander les fournitures de bureau
. Assurer le suivi des parapheurs
. Assurer la prise en charge d’un projet particulier
. Enregistrer et effectuer le suivi des Heures supplémentaires des services de la direction (Open HS)
Accueil physique et téléphonique
. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions
. Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
. Recueillir et faire suivre les documents préparatoires au cadre
. Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
. Préparer les dossiers pour les participants aux réunions
. Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus à la demande de la direction
Organisation de la vie professionnelle du cadre
. Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
. Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
. Établir une relation de confiance avec le cadre
Production et conservation de documents
. Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
. Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
. Organiser le classement et l'archivage des dossiers
. Organiser l’arborescence des serveurs communs
Suivi des projets et activités de la direction
. Assurer la transmission de l’information au sein de la direction
. Préparer et assurer le suivi des actes administratifs de la direction (décisions et délibérations) et les dossiers s’y rattachant (webdelib)
. Diffuser le courrier au sein de la direction (courrier physique ou électronique)
. Assurer le suivi du courrier de la direction sur le logiciel métier (Maarch)
. Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
. Suivre et commander les fournitures de bureau
. Assurer le suivi des parapheurs
. Assurer la prise en charge d’un projet particulier
. Enregistrer et effectuer le suivi des Heures supplémentaires des services de la direction (Open HS)
Accueil physique et téléphonique
. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions
. Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
. Recueillir et faire suivre les documents préparatoires au cadre
. Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
. Préparer les dossiers pour les participants aux réunions
. Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus à la demande de la direction
Profils recherchés
Formations et expériences requises :
Bac pro, BTS d’assistante de direction ou équivalent en expérience
Formation administrative
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (web delib (gestion des actes), ciril finances, maarch, open HS, open parapheurs, blue mind…)
Savoir être : capacité d’adaptation, sens de l’organisation, rigueur et méthode, engagement, diplomatie
Compétences et qualités requises :
. Connaissance des techniques liées à la fonction
. Organisation
. Communication
. Procédures / Réglementation
. Engagement
. Réactivité
. Initiative
. Esprit d’équipe / Coopération
Responsabilité particulière :
. Maîtrise des logiciels métiers
Condition d’exercice du poste :
. Temps complet (39 heures hebdomadaire)
. Télétravail (1 jour par semaine maximum)
. Horaires quotidiens du poste :
- Lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 (16h30 le vendredi)
. Bruit
. Position de travail (répartition assis debout) : 80% assis – 20% debout
. Port d’une tenue de travail (tenue correcte)
Bac pro, BTS d’assistante de direction ou équivalent en expérience
Formation administrative
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (web delib (gestion des actes), ciril finances, maarch, open HS, open parapheurs, blue mind…)
Savoir être : capacité d’adaptation, sens de l’organisation, rigueur et méthode, engagement, diplomatie
Compétences et qualités requises :
. Connaissance des techniques liées à la fonction
. Organisation
. Communication
. Procédures / Réglementation
. Engagement
. Réactivité
. Initiative
. Esprit d’équipe / Coopération
Responsabilité particulière :
. Maîtrise des logiciels métiers
Condition d’exercice du poste :
. Temps complet (39 heures hebdomadaire)
. Télétravail (1 jour par semaine maximum)
. Horaires quotidiens du poste :
- Lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 (16h30 le vendredi)
. Bruit
. Position de travail (répartition assis debout) : 80% assis – 20% debout
. Port d’une tenue de travail (tenue correcte)
Contact
Contact
0386684389
Lien de candidature
Informations complémentaires
https://youtu.be/-Uy3gFPXJ6Y
La Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales – Service Gestion Prévisionnelle des emplois et des compétences reste à votre disposition pour tout complément d’information par mail emploi@ville-nevers.fr ou par téléphone au 03.86.68.43.79
La Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales – Service Gestion Prévisionnelle des emplois et des compétences reste à votre disposition pour tout complément d’information par mail emploi@ville-nevers.fr ou par téléphone au 03.86.68.43.79
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.