Assurer l'accueil et le suivi des élèves de l’établissement d’enseignement artistique en lien avec les enseignants et la directrice de l’établissement ;
Assister celle-ci sur toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.

Le poste est rattaché à l’établissement d’enseignement artistique de la Communauté de Communes Haut Nivernais Val d’Yonne, fréquentée par environ 250 élèves, située au 30 rue Jean-Jaurès, 58500 Clamecy.

Le temps de travail : temps partiel, 20h par semaine, avec des horaires atypiques et nécessité d'une souplesse (horaires ponctuellement modifiés en fonction des programmations d’évènements et auditions)

L'agent-e travaille les lundi, jeudi et vendredi, de 9h à 12h
Le mardi de 9h à 12h et de 15h à 19h
Le mercredi de 9h à 13h

Contacts directs avec les publics (élèves, parents d'élèves).

Le poste nécessite une relative autonomie.

* accueillir et orienter les élèves,
* accueillir le public sur place ou par téléphone et le renseigner
* participer à la logistique du fonctionnement courant de l’établissement et des manifestations

Assister la directrice :
* assister dans la préparation des dossiers (projets pédagogiques, budget),
* assister dans le suivi des Ressources Humaines,
* assister dans la préparation des évènements,
* préparer les bilans et statistiques,
* participer à l'élaboration du projet d'établissement, du règlement
* accompagner dans la formalisation des procédures (équipe pédagogique, usagers)
* assurer l'interface entre l'administration et les professeurs, en cas d'absence du directeur

Secrétariat :
* assurer les tâches liées à la scolarité des élèves (suivi des inscriptions, présences....)
* constituer les dossiers administratifs à destination des familles, saisir les dossiers réinscriptions et d'inscriptions
* mettre à jour des dossiers, suivre les présences et les absences
* assurer la facturation (établir les factures et les transmettre au service comptabilité de la Communauté de Communes)
* saisir les courriers, mails
* effectuer et mettre à jour l'inventaire du matériel (instruments de musique et matériel son), du mobilier et des partitions ; assurer le suivi des prêts de matériel musical ;
* assurer le suivi des besoins en fournitures courantes et en prestations d'entretien et de sécurité
* suivre le parc instrumental et gestion des prêts d'instruments (contrat de prêt)
* gérer la bibliothèque de l'école de musique (partitions, CD)
* participer à la communication interne (information des parents, du service Culture

Responsabilités et résultats attendus :
Maintenir dans l'espace d'accueil et l'ensemble des locaux une atmosphère propice au bon déroulement des cours
Avoir un suivi précis des messages, des contacts, des modifications de planning, etc. et relayer l'information auprès de sa hiérarchie
Savoir gérer avec sérénité une activité irrégulière comportant des moments d'affluence où la disponibilité aux autres est essentielle, et des moments de calme relatif dont il faut profiter pour anticiper sur les différentes tâches administratives

Compétences métier :
- Bon niveau de culture générale
- La connaissance du fonctionnement et des activités des établissement d’enseignement artistiques serait un plus
- Maîtriser la bureautique (Word, Excel) et la messagerie électronique ; être capable d'appréhender rapidement le logiciel métier Imuse (gestion de la scolarité) ; réaliser des affiches pour communiquer sur les évènements de l’établissement
- Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Capacités rédactionnelles (savoir rédiger un courrier administratif notamment)

Compétences comportementales :
- Avoir des qualités relationnelles avérées (sens de l'accueil, amabilité et fermeté)
- Etre capable d'informer et d'orienter rapidement et efficacement les publics
- Aimer le contact avec les enfants et les adolescents
- Etre capable de travailler de façon autonome : respecter les consignes données et délais, savoir organiser son temps de travail, savoir prendre des initiatives
- S'intéresser au milieu de l'enseignement artistique