Le/la chef/fe de projet assurera le pilotage du déploiement de la GED à la DGASCS sur le domaine de la direction de la parentalité enfance, de la direction de la cohésion sociale et de la direction du développement social local. Les missions s'exercent dans un cadre budgétaire défini et de marchés publics.

Dans ce contexte, Il s'agira de mettre en œuvre la GED en mobilisant les ressources internes et externes et en prenant en compte les attentes en matière d'évolutions des organisations des métiers.

Le/la chef/fe de projet planifiera alors tous les travaux nécessaires pour accompagner le changement des services métiers qui devront passer d'une gestion des dossiers papier à une gestion d'un dossier unique numérique via une gestion électronique des documents.

Il/elle proposera au COPIL un planning intégrant les différentes phases suivantes :
=> le repérage des processus métiers et des flux documentaires entre professionnels et services
=> la définition des plans de classement
=> des modalités de numérisation,
=> d'un plan de formation pour accompagner à la prise en main du nouvel outil.

La mission du/de la chef/fe de projet sera principalement centrée sur un rôle de pilotage, d'appui aux métiers et de coordination, des différents acteurs : des métiers et des directions supports de la DSIN, des Archives Départementales, de la protection des données et des prestataires . Le/la chef/fe de projet devra garantir à chaque domaine déployé les ressources suffisantes pour déployer la GED. Son rôle est donc de veiller aux commandes des prestations en lien avec la DSIN pour qu'elles soient adaptées aux nécessités de tous les services métiers dans le cadre d'un suivi budgétaire rigoureux.

La mission comporte également un rôle de contrôle qualité sur la conformité de la commande, la qualité de la numérisation et le respect de la protection des données.

Le/la chef/fe de projet s'assure de la mise en place d'une revue régulière des droits d'accès et sera impliqué/e sur les évolutions de l'outil métier IODAS en parallèle, celui-ci étant à l'origine de la création du dossier GED.

Il/elle impulse une dynamique projet et organise les instances de comitologie, propose et rend compte régulièrement au comité de pilotage de l'état d'avancement du déploiement de la GED au sein des services de la collectivité et diffuse une communication régulière en lien également avec les services de la communication pour donner de la visibilité sur le projet et son avancement.

- Proposer un planning de déploiement de la GED selon les attentes des métiers.
- Définir un bon de commande des prestations prévues au marché en conformité avec les besoins pour l'ensemble du projet et l'équilibre budgétaire.
- Organiser et programmer les travaux préparatoires en lien avec l'outil métier IODAS.
- Organiser et animer la réunion de lancement de la GED avec tous les métiers et directions supports
- Recenser les besoins en matériels de numérisation
- Organiser et animer les ateliers de spécifications fonctionnelles préalables
- Mettre en place des ateliers de découverte, de tests et d'assistance au démarrage de la GED
- Mettre en place les formations pour les agents utilisateurs et maintenir une offre pour les nouveaux arrivants
- Définir les modalités du marché de numérisation et les éléments de la commande
- Organiser la numérisation pour la reprise des dossiers papier avec un prestataire et dans les services pour les nouveaux dossiers
- Organiser le contrôle qualité de la numérisation et le protocole de numérisation avec les Archives départementales
- Coordonner en lien avec la DSIN, la reprise des données numériques existantes à exporter sous la GED en historique
- Conduire des réunions de coordinations régulières avec les métiers, le prestataires et les directions supports
- Animer un réseau de référents GED en appui aux services en phase de déploiement
- Veiller au respect du budget, de la qualité des prestations, de la protection des données et aux échéances pour l'exécution du projet pour la perception des subventions européennes.
- Assurer un suivi budgétaire en lien avec la DSIN et les Finances pour la partie dépenses et perception des subventions
- Etablir un plan de communication de façon régulière.
- Vérifier la satisfaction des métiers après chaque phase et effectuer un bilan du déploiement à 6 mois et +
- Assurer un suivi du marché pour paiement du prestataire suivant les phases contractuelles.
- Prendre en compte avec réactivité les anomalies et les besoins d'évolutions de l'outil GED en lien avec la DSIN et les prestataire
- Impulser une dynamique projet tenant compte des contraintes métiers et budgétaires

Logiciel IODAS :
- déploiement de la mise à jour de l'outil IODAS

Les missions de la GED peuvent être amenées à évoluer avec la réalité du déploiement sur le terrain.

Niveau requis (niveau d’études souhaité) : Bac + 3

- Formations et qualifications nécessaires : (permis, habilitations, autorisations de conduite
nécessaires) : permis de conduire indispensable

Connaissances / compétences requises :
– Connaître les métiers, avoir des notions sur les outils des systèmes d’information
– Avoir une connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités,
– Avoir une connaissance des politiques sociales et médico-sociales des conseils
départementaux,
– Savoir travailler en transversalité et en équipe,
– Travailler en autonomie et prendre des initiatives,
– Savoir rendre compte

Savoir-être :
Capacités à mobiliser à la conduite au changement à fédérer et impulser
Esprit d’équipe indispensable
Discrétion professionnelle
Secret professionnel
Capacité en terme d’initiative et d’adaptabilité
Disposer de bonnes capacités d’analyse et de synthèse