Responsable du service accueil, état civil et démarches administratives
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059230300960551
Publiée le 26/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- place charles valentin - bp 6537, Dunkerque (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Dunkerque porte le projet d'être une ville attentive à chacun, qui développe un accompagnement humain dans l'ensemble de ses services avec une préoccupation pour la proximité et la qualité des réponses apportées aux habitants.
La direction de l'accueil et de l'accompagnement des démarches administratives pilote et met en œuvre ce projet. Les équipes " accueil, état civil et formalités administratives " situées dans les mairies de quartier sont ainsi en charge de :
- accueillir, renseigner, orienter et aider les habitants
- assurer la bonne réalisation des démarches administratives (titres d'identité, recensement citoyen, naissances, décès, mariages, Pacs...) dans le respect des textes et procédures.
- contribuer à l'ensemble des projets visant à simplifier, moderniser et suivre les démarches des habitants, peu importe le canal
Le ou la responsable inscrit son action dans le cadre du projet de direction, en lien avec les autres responsables de service et d'équipe.
Il ou elle est en relation fonctionnelle avec la Direction de la mairie de quartier. Cela se traduit par un dialogue régulier et par des objectifs partagés en matière de qualité de la prise en charge des demandes des habitants.
Dans ce cadre, il ou elle garantit la mise en œuvre de l'activité de votre secteur dans le cadre de la politique municipale en matière d'état civil et de formalités administratives, en assurant l'encadrement et la gestion des moyens et des ressources alloués (10 ETP + responsable ECFA Malo).
La direction de l'accueil et de l'accompagnement des démarches administratives pilote et met en œuvre ce projet. Les équipes " accueil, état civil et formalités administratives " situées dans les mairies de quartier sont ainsi en charge de :
- accueillir, renseigner, orienter et aider les habitants
- assurer la bonne réalisation des démarches administratives (titres d'identité, recensement citoyen, naissances, décès, mariages, Pacs...) dans le respect des textes et procédures.
- contribuer à l'ensemble des projets visant à simplifier, moderniser et suivre les démarches des habitants, peu importe le canal
Le ou la responsable inscrit son action dans le cadre du projet de direction, en lien avec les autres responsables de service et d'équipe.
Il ou elle est en relation fonctionnelle avec la Direction de la mairie de quartier. Cela se traduit par un dialogue régulier et par des objectifs partagés en matière de qualité de la prise en charge des demandes des habitants.
Dans ce cadre, il ou elle garantit la mise en œuvre de l'activité de votre secteur dans le cadre de la politique municipale en matière d'état civil et de formalités administratives, en assurant l'encadrement et la gestion des moyens et des ressources alloués (10 ETP + responsable ECFA Malo).
Missions / conditions d'exercice
* MANAGEMENT DE L'ÉQUIPE DE ROSENDAËL ET DU RESPONSABLE ACCUEIL ET ÉTAT CIVIL DE MALO LES BAINS
Vous pilotez et animez l'équipe d'agents d'accueil et de formalités administratives de Rosendaël (10 agents) en mettant en place des dispositifs de management individuel et collectif.
Vous optimisez les ressources humaines.
Vous assurez le recrutement, la montée en compétences des agents et le suivi des situations individuelles.
Vous organisez les renforts avec les collègues des autres mairies de quartier.
Vous encadrez le ou la responsable accueil et démarches administratives de Malo-les-Bains et en assurez la suppléance en cas d'absence.
Vous êtes un appui à la résolution de dossiers complexes.
* ORGANISATION ET PILOTAGE DE L'ACTIVITÉ ACCUEIL, ÉTAT CIVIL ET DEMARCHES ADMINISTRATIVES
Vous planifiez et contrôlez la bonne résolution des activités et des tâches.
Vous alimentez et suivez les indicateurs d'activité et de qualité.
Vous participez aux réunions de direction et apportez votre expertise en matière d'état civil.
Vous pouvez être amené/e ponctuellement à réaliser des actes d'état civil et d'accompagner l'élu lors des cérémonies.
* EXPERTISE ET VEILLE JURIDIQUE SUR l'ETAT CIVIL
Vous assurez la veille juridique en matière d'état civil.
Vous êtes la personne ressource des agents d'état civil de la Direction.
Vous êtes en charge de l'animation des " jeudis matins de l'état civil ". Vous concevez des procédures.
Vous pilotez et animez l'équipe d'agents d'accueil et de formalités administratives de Rosendaël (10 agents) en mettant en place des dispositifs de management individuel et collectif.
Vous optimisez les ressources humaines.
Vous assurez le recrutement, la montée en compétences des agents et le suivi des situations individuelles.
Vous organisez les renforts avec les collègues des autres mairies de quartier.
Vous encadrez le ou la responsable accueil et démarches administratives de Malo-les-Bains et en assurez la suppléance en cas d'absence.
Vous êtes un appui à la résolution de dossiers complexes.
* ORGANISATION ET PILOTAGE DE L'ACTIVITÉ ACCUEIL, ÉTAT CIVIL ET DEMARCHES ADMINISTRATIVES
Vous planifiez et contrôlez la bonne résolution des activités et des tâches.
Vous alimentez et suivez les indicateurs d'activité et de qualité.
Vous participez aux réunions de direction et apportez votre expertise en matière d'état civil.
Vous pouvez être amené/e ponctuellement à réaliser des actes d'état civil et d'accompagner l'élu lors des cérémonies.
* EXPERTISE ET VEILLE JURIDIQUE SUR l'ETAT CIVIL
Vous assurez la veille juridique en matière d'état civil.
Vous êtes la personne ressource des agents d'état civil de la Direction.
Vous êtes en charge de l'animation des " jeudis matins de l'état civil ". Vous concevez des procédures.
Profils recherchés
PROFIL RECHERCHÉ
Vous avez envie de vous investir auprès des usagers, de partager et développer les valeurs de la collectivité. Vous souhaitez développer une expertise en matière d'état civil.
Vous êtes intéressé(e) par une fonction managériale, vous possédez une première expérience d'encadrement ou disposez de qualités personnelles en termes d'écoute, d'optimisme, de courage, d'exemplarité, de reconnaissance et d'équité.
Et vous disposez des compétences suivantes...
COMPÉTENCES CLÉS
SAVOIRS
- Connaissance du code civil, de l'instruction de dossiers
- Connaissance de la collectivité
SAVOIR-ETRE
- Capacités et valeurs managériales
- Sens de l'autorité et de la diplomatie
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Qualités relationnelles : empathie, écoute, bienveillance et pédagogie
- Sens du service public
SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des logiciels métiers état civil et élections
- Maitrise de l'outil informatique
- Capacité rédactionnelles et d'analyse
- Capacité à rendre compte - Maitrise des logiciels
- Outlook
- Elise
- fonctionnels : Orion, Pacni, Siécle
Vous avez envie de vous investir auprès des usagers, de partager et développer les valeurs de la collectivité. Vous souhaitez développer une expertise en matière d'état civil.
Vous êtes intéressé(e) par une fonction managériale, vous possédez une première expérience d'encadrement ou disposez de qualités personnelles en termes d'écoute, d'optimisme, de courage, d'exemplarité, de reconnaissance et d'équité.
Et vous disposez des compétences suivantes...
COMPÉTENCES CLÉS
SAVOIRS
- Connaissance du code civil, de l'instruction de dossiers
- Connaissance de la collectivité
SAVOIR-ETRE
- Capacités et valeurs managériales
- Sens de l'autorité et de la diplomatie
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Qualités relationnelles : empathie, écoute, bienveillance et pédagogie
- Sens du service public
SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des logiciels métiers état civil et élections
- Maitrise de l'outil informatique
- Capacité rédactionnelles et d'analyse
- Capacité à rendre compte - Maitrise des logiciels
- Outlook
- Elise
- fonctionnels : Orion, Pacni, Siécle
Contact et modalités de candidature
Contact
0328591234
Informations complémentaires
ENVIRONNEMENT DU POSTE
Pôle : Vie sociale et citoyenne
Direction : Accueil et accompagnement aux démarches administratives
Secteur : Rosendaël et Malo-les-Bains
Relations hiérarchiques et fonctionnelles : Sous la responsabilité du directeur adjoint de l'accueil et de l'accompagnement aux démarches administratives
Horaires et temps de travail : 37h30 ou 38h45 Horaires fixes
Affectation : Rosendaël et déplacements réguliers sur Malo-les-Bains
Niveau d'emploi : Poste de catégorie A
Contact : Kévin Lafrance, directeur
Téléphone : 03.28.59.12.34
DATE D'ENTRETIEN
Le jury de recrutement se tiendra le 17 novembre 2023 après-midi.
Pôle : Vie sociale et citoyenne
Direction : Accueil et accompagnement aux démarches administratives
Secteur : Rosendaël et Malo-les-Bains
Relations hiérarchiques et fonctionnelles : Sous la responsabilité du directeur adjoint de l'accueil et de l'accompagnement aux démarches administratives
Horaires et temps de travail : 37h30 ou 38h45 Horaires fixes
Affectation : Rosendaël et déplacements réguliers sur Malo-les-Bains
Niveau d'emploi : Poste de catégorie A
Contact : Kévin Lafrance, directeur
Téléphone : 03.28.59.12.34
DATE D'ENTRETIEN
Le jury de recrutement se tiendra le 17 novembre 2023 après-midi.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.