Responsable du Pass Enfant Département Education
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059230401016828
Publiée le 02/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Education, animation et jeunesse >
Politiques d'éducation et d'animation pour la jeunesse
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Le service est l'un des quatre que compte la Direction des Services Ressources de l'Education, direction en lien avec les services opérationnels de l'éducation au sein du Département dédié, qui comprend lui-même cinq directions.
Deux unités composent le service " qualité-services au public " : le secrétariat commun de l'éducation et le pass'enfant.
-Le Pass'Enfant (14 agents rattachés directement au responsable de service) gère les relations avec les 79 écoles maternelles et élémentaires de la Ville de Lille et les familles, sur les champs des compétences municipales : saisie des dossiers familles (DFU), saisie et suivi des demandes d'inscriptions scolaires, péri-extrascolaires - réservations, facturation aux familles des prestations, suivi des situations particulières des enfants (accidents, PAI....) - contrôles dans le cadre de l'instruction à domicile - production de statistiques - communication aux familles ....
Ce service est composé de deux unités : facturation/relations familles et inscriptions scolaires
Sous l'autorité du-de la responsable de service, l'adjoint-e est chargé du bon fonctionnement des deux unités du Pass'Enfant, de la qualité des réponses apportées aux familles et aux écoles sur l'ensemble des périmètres concernés.
Il-elle veille à mettre en place les organisations et outils pertinents par rapport aux objectifs, dans le contexte particulier du changement de logiciel de relations Ville/familles en 2021, qui doit encore faire l'objet de développements. Il-elle veille à communiquer efficacement vers ses différents interlocuteurs, internes et externes et à la qualité et fiabilité des réponses et des données produites.
Deux unités composent le service " qualité-services au public " : le secrétariat commun de l'éducation et le pass'enfant.
-Le Pass'Enfant (14 agents rattachés directement au responsable de service) gère les relations avec les 79 écoles maternelles et élémentaires de la Ville de Lille et les familles, sur les champs des compétences municipales : saisie des dossiers familles (DFU), saisie et suivi des demandes d'inscriptions scolaires, péri-extrascolaires - réservations, facturation aux familles des prestations, suivi des situations particulières des enfants (accidents, PAI....) - contrôles dans le cadre de l'instruction à domicile - production de statistiques - communication aux familles ....
Ce service est composé de deux unités : facturation/relations familles et inscriptions scolaires
Sous l'autorité du-de la responsable de service, l'adjoint-e est chargé du bon fonctionnement des deux unités du Pass'Enfant, de la qualité des réponses apportées aux familles et aux écoles sur l'ensemble des périmètres concernés.
Il-elle veille à mettre en place les organisations et outils pertinents par rapport aux objectifs, dans le contexte particulier du changement de logiciel de relations Ville/familles en 2021, qui doit encore faire l'objet de développements. Il-elle veille à communiquer efficacement vers ses différents interlocuteurs, internes et externes et à la qualité et fiabilité des réponses et des données produites.
Missions / conditions d'exercice
Management :
Au quotidien, sous l'autorité du-de la responsable, pour le pass'enfant :
- Suivi et gestion de l'activité courante des services, répartition du travail
- Suivi et gestion des congés, absences, télétravail et sollicitations diverses des équipes
- Centralisation des questions, retour au-à la responsable du service pour retours et instructions aux équipes
- Anticipation, suivi et organisation des échéances en lien avec l'équipe et le-la responsable de service (campagne annuelles d'inscriptions aux centres de loisirs, rentrée scolaire etc.)
- Participation et contribution aux réflexions et à la mise en œuvre des projets du service
- Mise à jour, toilettage des procédures, mise en place d'outils adaptés aux équipes, recherche de simplification, d'efficacité et de qualité
- Rédaction de documents (internes et externes)
Missions du Pass'Enfant :
- Utilisation du logiciel métiers, contribution à ses évolutions et à son bon fonctionnement avec le référent technique de l'unité
- Organisation et suivi des inscriptions en restauration, péri et extrascolaire : suivi des campagnes du " Dossier Familial Unique " (suivi des intérimaires et de la qualité des saisies), suivi des campagnes d'inscriptions des ALSH (contrôle des requêtes, coordination, vérification des saisies), etc...
- Organisation et suivi des inscriptions scolaires en lien avec la responsable de service.
- Suivi de la facturation (et des différents contrôles mis en place en amont) avec l'équipe facturation.
- Suivi des dossiers (en lien avec les agent-e-s de l'équipe) : études surveillées, gestion des comptes (réclamations familles, contestations factures ...).
- Production de données statistiques de premier niveau issues du logiciel métier, analyse de données, formulation de propositions
- Suivi et contrôle de la communication aux familles (suivi des réponses données sur la boite générique)
- Recherches juridiques
Responsabilités et résultats attendus :
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du service Pass Enfant
- Accompagner l'équipe
- Garantir des données fiables
- Respecter les délais
- Gérer les situations conflictuelles
- Savoir alerter le-la responsable de service sur les difficultés rencontrées
Conditions d'exercice :
- Bureau partagé avec l'équipe
Au quotidien, sous l'autorité du-de la responsable, pour le pass'enfant :
- Suivi et gestion de l'activité courante des services, répartition du travail
- Suivi et gestion des congés, absences, télétravail et sollicitations diverses des équipes
- Centralisation des questions, retour au-à la responsable du service pour retours et instructions aux équipes
- Anticipation, suivi et organisation des échéances en lien avec l'équipe et le-la responsable de service (campagne annuelles d'inscriptions aux centres de loisirs, rentrée scolaire etc.)
- Participation et contribution aux réflexions et à la mise en œuvre des projets du service
- Mise à jour, toilettage des procédures, mise en place d'outils adaptés aux équipes, recherche de simplification, d'efficacité et de qualité
- Rédaction de documents (internes et externes)
Missions du Pass'Enfant :
- Utilisation du logiciel métiers, contribution à ses évolutions et à son bon fonctionnement avec le référent technique de l'unité
- Organisation et suivi des inscriptions en restauration, péri et extrascolaire : suivi des campagnes du " Dossier Familial Unique " (suivi des intérimaires et de la qualité des saisies), suivi des campagnes d'inscriptions des ALSH (contrôle des requêtes, coordination, vérification des saisies), etc...
- Organisation et suivi des inscriptions scolaires en lien avec la responsable de service.
- Suivi de la facturation (et des différents contrôles mis en place en amont) avec l'équipe facturation.
- Suivi des dossiers (en lien avec les agent-e-s de l'équipe) : études surveillées, gestion des comptes (réclamations familles, contestations factures ...).
- Production de données statistiques de premier niveau issues du logiciel métier, analyse de données, formulation de propositions
- Suivi et contrôle de la communication aux familles (suivi des réponses données sur la boite générique)
- Recherches juridiques
Responsabilités et résultats attendus :
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du service Pass Enfant
- Accompagner l'équipe
- Garantir des données fiables
- Respecter les délais
- Gérer les situations conflictuelles
- Savoir alerter le-la responsable de service sur les difficultés rencontrées
Conditions d'exercice :
- Bureau partagé avec l'équipe
Profils recherchés
Compétences métier :
- Compétences et expériences managériales
- Sens de l'organisation
- Compétences rédactionnelles solides
- Maitrise de l'outil informatique : logiciel métier MAELIS, Excel
- Capacités à mettre en place des outils de suivi, à accompagner le changement
- Sens de la négociation
Compétences comportementales :
- Autonomie
- Adaptation, souplesse et rigueur
- Polyvalence
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Sens du service public
- Sens du travail en équipe, de l'accompagnement des collaborateurs
- Capacité à travailler en équipe, de l'accompagnement des collaborateurs
- Capacité à travailler en transversalité
- Capacité à gérer les priorités, les urgences (notamment en période de projet et en début d'année scolaire)
- Capacité à gérer les conflits
- Bienveillance
- Capacité à travailler en open space
- Compétences et expériences managériales
- Sens de l'organisation
- Compétences rédactionnelles solides
- Maitrise de l'outil informatique : logiciel métier MAELIS, Excel
- Capacités à mettre en place des outils de suivi, à accompagner le changement
- Sens de la négociation
Compétences comportementales :
- Autonomie
- Adaptation, souplesse et rigueur
- Polyvalence
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Sens du service public
- Sens du travail en équipe, de l'accompagnement des collaborateurs
- Capacité à travailler en équipe, de l'accompagnement des collaborateurs
- Capacité à travailler en transversalité
- Capacité à gérer les priorités, les urgences (notamment en période de projet et en début d'année scolaire)
- Capacité à gérer les conflits
- Bienveillance
- Capacité à travailler en open space
Contact et modalités de candidature
Contact
0320495556
Informations complémentaires
Merci de déposer votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le portail de la Ville de Lille : www.lille.fr/Votre-Mairie/La-municipalite-recrute/Acceder-aux-offres
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.