Le service VELLOW de location de vélos à assistance électrique (VAE) créé par le Syndicat Mixte des Transports du Douaisis a vu le jour en juillet 2019 avec un parc de 15 VAE. Trois mois plus tard, devant l'engouement rencontré par la formule, le parc est multiplié par 4 et atteint 65 vélos.

Depuis, l'offre ne cesse de s'étoffer et compte à ce jour 485 VAE dont 20 VTT.

Actuellement, le service VELLOW est constitué d'un technicien et de deux agents techniques.

Sous la direction du Responsable du pôle Mobilité vous assurez la gestion administrative et locative du service et vous contribuez à la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction de l'usager. Partie prenante à la promotion du service, vous participez à la construction d'une stratégie commerciale visant à améliorer et développer continuellement le service VELLOW.

Missions :
- Gère les rapports avec les usagers du service et assure les actes courants de la gestion locative.
- Accueille et répond aux demandes des usagers.
- Assure le traitement comptable et la gestion administrative des activités du service.
- Contribue à la production d'un service cohérent et de qualité pour la satisfaction de l'usager.

Conditions d'exercice :
- Travail en bureau avec horaires calés sur les horaires d'accueil du public.
- Déplacements occasionnels (agence de Douai, actions de promotion du service, dépôt de plainte...).
- Accueil direct des usagers.

Savoirs-faire / détails des misions :
ADMINISTRATIF
1/ Accueil des usagers du service VELLOW et souscription des contrats :
o Réaliser l'accueil téléphonique des usagers : répondre aux demandes de renseignements, de rendez-vous...
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
o Organisation des rendez-vous avec les usagers, gestion du planning et des agendas (pour le retrait, la restitution des vélos et la maintenance régulière des VAE).
o Réaliser l'accueil physique des usagers : vérification des pièces contractuelles et souscription des contrats (via le logiciel de gestion du service VELLOW), encaissement.
o Assurer à terme la possible gestion de la régie de recette.

2/ Gestion des dossiers administratifs des usagers et du service :
o Traitement des dossiers administratifs et saisie de documents via notamment, le logiciel métier (constitution du contrat et vérification des pièces constitutives du dossier de location).
o Gérer les actes courants de la gestion locative.
o Renseigner et collecter les informations nécessaires au calcul des sommes à payer (loyer, maintenance, ...).
o Appliquer les procédures de traitement et de suivi des réclamations faites par les usagers.
o En fonction des besoins du service : gestion des commandes et suivi des factures (pièces détachées, outillage...).
o Rédaction de documents administratifs.
o Analyse et gestion des situations d'impayés et/ou de non restitution du vélo en fin de location : mise en œuvre de la procédure concernant les impayés et gestion/suivi de cette procédure (relances téléphoniques, rédaction de courriers, gestion des signatures et du suivi des courriers, mise à jour des tableaux de bords et de suivi).
o A terme : assurer la gestion des dépôts de plaintes pour le compte du SMTD.

3/ Gestion de l'information :
o Tenue des tableaux de bord du service.
o Mise à jour des bases de données.
o Classement et archivage de documents.

COMMERCIAL
4/ Assurer la promotion du service VELLOW
o Assurer une présence ponctuelle sur différentes manifestations (stand Gayant expo, semaine de la mobilité, événements spécifiques) et échanges avec les partenaires institutionnels du territoire.
o Participer à la construction d'une stratégie commerciale (en lien avec la chargée de communication du Syndicat), visant à améliorer et développer continuellement le service VELLOW : proposition d'offres promotionnelles et/ou commerciales, retour d'expérience d'autres AOM, partage régulier d'information avec le responsable du pôle Mobilité, création d'une base de données (documentation technique, articles sur la promotion du VAE...), être force de proposition dans l'organisation de démarches commerciales auprès des entreprises et collectivités du territoire (mailing, phoning).
o Organisation, traitement et analyse d'enquêtes satisfaction auprès des usagers.

Savoir être :
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Rigueur et soin dans la tenue des procédures et des dossiers.
- Capacité de réaction et d'adaptation.
- Diplomatie dans la relation avec le public.

Savoirs:
- Connaissances des principales règles administratives, financières et comptables applicables à l'administration territoriale.
- Techniques de gestion de planning.
- Progiciels spécifiques et logiciels de bureautique.
- Maîtrise de la communication orale et écrite.
- Maîtrise des techniques de médiation et de négociation.
- Connaissance en animation et démarche de promotion commerciale.