Assistant.e de direction - Direction générale
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059230701125306
Publiée le 18/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Zone d'activité du Plouich, Raismes (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe en charge des Ressources :
* Participation à la gestion des affaires courantes de la Direction Générale,
* Coordination administrative,
* Relais opérationnel du DGS et de la DGA auprès des services et des partenaires,
* Participation à l'élaboration et la mise en œuvre du Projet politique et du Projet de territoire.
L'assistant.e de la Direction Générale travaille en lien avec le Directeur Général des Services et les 3 Directeurs Généraux Adjoints et en transversalité avec tous les services internes.
Missions principales :
- Assister la Direction Générale dans l'optimisation de son activité,
- Assister la Direction Générale dans le pilotage de l'activité et le partage de l'information,
- Participer aux activités de la direction Générale et plus généralement de la collectivité.
* Participation à la gestion des affaires courantes de la Direction Générale,
* Coordination administrative,
* Relais opérationnel du DGS et de la DGA auprès des services et des partenaires,
* Participation à l'élaboration et la mise en œuvre du Projet politique et du Projet de territoire.
L'assistant.e de la Direction Générale travaille en lien avec le Directeur Général des Services et les 3 Directeurs Généraux Adjoints et en transversalité avec tous les services internes.
Missions principales :
- Assister la Direction Générale dans l'optimisation de son activité,
- Assister la Direction Générale dans le pilotage de l'activité et le partage de l'information,
- Participer aux activités de la direction Générale et plus généralement de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Assister la direction générale dans l'optimisation de son activité :
- Gérer, filtrer, renseigner et réorienter les appels téléphoniques et les accueils physiques,
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances, organiser et planifier les réunions, les rendez-vous, les formations en interne, les déplacements (réservation de salles, de billets de train, de matériel, préparation des dossiers et documents),
- Gérer l'organisation et la logistique des réunions pilotées par Direction Générale (réunions de direction, réunions avec les DGS des communes, réunions du pôle Ressources...),
- Établir les commandes de matériel, de fournitures et de consommables,
- Coordonner le planning des congés de la Direction générale,
- Assurer la saisie et le traitement du courrier,
- Classer et archiver les espaces partagés, les dossiers et les documents.
Assister la Direction Générale dans le pilotage de l'activité et le partage de l'information :
- Traiter les dossiers constituant les affaires courantes,
- Organiser et coordonner des informations internes et externes (courriers, parapheurs...), la transversalité,
- Suivre les projets ou les dossiers,
- Rédiger des courriers, des rapports, des notes...
- Préparer des documents divers (arrêtés, délibérations, rapports, tableau de suivi...),
- Assurer l'élaboration et le suivi des tableaux de bord et autres outils de pilotage,
- Organiser les ordres du jour des réunions de Direction et du Pôle Ressources et rédiger des comptes rendus,
- Assurer l'interface entre la Direction Générale et les services, ainsi qu'avec les interlocuteurs extérieurs,
- Organiser la diffusion de l'information aux acteurs pertinents,
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions auprès des directions,
- Anticiper et alerter sur les délais,
- Être force de proposition sur les dossiers et alerter sur les sujets sensibles.
Participer aux activités de la direction Générale et plus généralement de la collectivité :
- Participer aux projets,
- Collaborer dans l'organisation d'événements et temps forts,
- Travailler en transversalité avec les services,
- Participer et si besoin représenter la direction générale dans des groupes de travail interne à la CAPH.
- Gérer, filtrer, renseigner et réorienter les appels téléphoniques et les accueils physiques,
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances, organiser et planifier les réunions, les rendez-vous, les formations en interne, les déplacements (réservation de salles, de billets de train, de matériel, préparation des dossiers et documents),
- Gérer l'organisation et la logistique des réunions pilotées par Direction Générale (réunions de direction, réunions avec les DGS des communes, réunions du pôle Ressources...),
- Établir les commandes de matériel, de fournitures et de consommables,
- Coordonner le planning des congés de la Direction générale,
- Assurer la saisie et le traitement du courrier,
- Classer et archiver les espaces partagés, les dossiers et les documents.
Assister la Direction Générale dans le pilotage de l'activité et le partage de l'information :
- Traiter les dossiers constituant les affaires courantes,
- Organiser et coordonner des informations internes et externes (courriers, parapheurs...), la transversalité,
- Suivre les projets ou les dossiers,
- Rédiger des courriers, des rapports, des notes...
- Préparer des documents divers (arrêtés, délibérations, rapports, tableau de suivi...),
- Assurer l'élaboration et le suivi des tableaux de bord et autres outils de pilotage,
- Organiser les ordres du jour des réunions de Direction et du Pôle Ressources et rédiger des comptes rendus,
- Assurer l'interface entre la Direction Générale et les services, ainsi qu'avec les interlocuteurs extérieurs,
- Organiser la diffusion de l'information aux acteurs pertinents,
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions auprès des directions,
- Anticiper et alerter sur les délais,
- Être force de proposition sur les dossiers et alerter sur les sujets sensibles.
Participer aux activités de la direction Générale et plus généralement de la collectivité :
- Participer aux projets,
- Collaborer dans l'organisation d'événements et temps forts,
- Travailler en transversalité avec les services,
- Participer et si besoin représenter la direction générale dans des groupes de travail interne à la CAPH.
Profils recherchés
Connaissances générales :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power-Point,) et de la messagerie électronique.
- Aisance rédactionnelle et rigueur méthodologique
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Qualités professionnelles :
- Faculté d'adaptation, dynamisme et curiosité.
- Réactivité, anticipation et qualité d'initiatives.
- Aisance orale
- Autonomie et sens du travail en équipe
- Rigueur et sens de l'organisation, gestion des délais et contraintes temps
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Respecter la confidentialité
- Disponibilité
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power-Point,) et de la messagerie électronique.
- Aisance rédactionnelle et rigueur méthodologique
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Qualités professionnelles :
- Faculté d'adaptation, dynamisme et curiosité.
- Réactivité, anticipation et qualité d'initiatives.
- Aisance orale
- Autonomie et sens du travail en équipe
- Rigueur et sens de l'organisation, gestion des délais et contraintes temps
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Respecter la confidentialité
- Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0327099274
Informations complémentaires
AVANTAGES :
- Télétravail envisageable (jusqu'à 2j/ semaine),
- Titres restaurant avec une participation financière de 60% de l'employeur,
- RIFSEEP : nouveau régime indemnitaire,
- Adhésion au Comité d'œuvre Sociale (loisirs, billetterie, voyages...),
- Adhésion à l'offre maximale de Plurelya financée par l'employeur qui accompagne les agents tout au long des événements de la vie et des loisirs (mariage, naissance, abonnement de sport...),
- Participation financière de l'employeur pour la mutuelle et la garantie maintien de salaire,
- Flotte de véhicule de service à disposition des agents.
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser :
Par voie numérique :
recrutement@agglo-porteduhainaut.fr
Par voie postale :
Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération de La Porte du Hainaut
Site minier de Wallers-Arenberg
Rue Michel-Rondet - BP 59
59135 WALLERS-ARENBERG
- Télétravail envisageable (jusqu'à 2j/ semaine),
- Titres restaurant avec une participation financière de 60% de l'employeur,
- RIFSEEP : nouveau régime indemnitaire,
- Adhésion au Comité d'œuvre Sociale (loisirs, billetterie, voyages...),
- Adhésion à l'offre maximale de Plurelya financée par l'employeur qui accompagne les agents tout au long des événements de la vie et des loisirs (mariage, naissance, abonnement de sport...),
- Participation financière de l'employeur pour la mutuelle et la garantie maintien de salaire,
- Flotte de véhicule de service à disposition des agents.
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser :
Par voie numérique :
recrutement@agglo-porteduhainaut.fr
Par voie postale :
Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération de La Porte du Hainaut
Site minier de Wallers-Arenberg
Rue Michel-Rondet - BP 59
59135 WALLERS-ARENBERG
Adresse de l'employeur
C.A. DE LA PORTE DU HAINAUT (CAPH)
>Site Minier de WALLERS ARENBERG
59135 WALLERS
>Site Minier de WALLERS ARENBERG
59135 WALLERS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.