L'agent(e) aura pour mission d'apporter un appui administratif et logistique à
l'organisation des activités de la direction générale des services ainsi que de
plusieurs instances de gouvernance ; d'apporter une aide à la gestion de la direction générale en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Missions :
* Organisation et gestion de l'agenda de la DGS : prise de rendez-vous, organisation de réunions, de Conseils municipaux,
* Classement et préparation des dossiers pour les rendez vous,
* Centralisation et archivage des contrats, arrêtés, décisions, conventions en cours et des délibérations,
* Télétransmissions en préfecture,
* Travail administratif de rédaction et d'envoi de courriers, délibérations, procès verbaux, arrêtés, décisions, comptes rendus (maitrise Microsoft : Word, Excel, Outlook...) ,
* Centralisation/dépôt/retrait/transmission/suivi des parapheurs, des courriers et des documents,
* Gestion des horaires, pointage et suivi des congés/heures, supplémentaires/absences des directeurs,
* Missions définies, suivies et évaluées par la direction,
* Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique, les directions, les élus, en interne et en externe.

Contraintes ou spécificités liées aux conditions d'exercice des fonctions :
* Garant de l'image de la structure,
* Spécificité des horaires : horaires variables, possibilité de travail le soir,
* Travail sur écran,
* Savoir faire preuve de discernement et d'organisation,
* Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre ou de l'élu auprès desquels il travaille,
* Respect des obligations de la plus grande discrétion et de confidentialité,
* Relative autonomie dans l'organisation du travail.

Champ des relations internes et externes (liaisons hiérarchiques et fonctionnelles internes + partenaires extérieurs) :
* Agent placé sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services,
* Travaille en binôme avec le secrétariat de M. le maire,
* Contacts directs et échanges permanents avec les élus, les partenaires institutionnels et les directions des services,
* Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures,
* Connaitre et respecter le cadre légal,
* Autonomie d'organisation.

Moyens mis à disposition :
* Nouvelles technologies de l'information et de la communication,
* Moyens bureautiques : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc....
* Digitalisation et dématérialisation en cours.