Secrétaire F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059230901200267
Publiée le 26/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
29/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de votre responsable, vous apportez une assistance en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers pour le cadre ou le service. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et de la collectivité.
Dans le cadre d'une équipe de secrétariat, vous êtes amené(e) à partager les tâches et missions qui vous sont affectées et travailler en transversalité afin d'assurer la continuité du service.
Relations professionnelles :
Internes
* Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste
* Relations avec l'ensemble des services de la collectivité
Externes
* Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
* Relations éventuelles avec la population
Dans le cadre d'une équipe de secrétariat, vous êtes amené(e) à partager les tâches et missions qui vous sont affectées et travailler en transversalité afin d'assurer la continuité du service.
Relations professionnelles :
Internes
* Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste
* Relations avec l'ensemble des services de la collectivité
Externes
* Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
* Relations éventuelles avec la population
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique
* Recevoir et orienter les demandes
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
* Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d'urgence ou priorité
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
* Rédiger des notes synthétiques
Organisation de la vie professionnelle du cadre :
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Gestion du courrier du cadre
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Saisir des documents de formes et de contenus divers
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
* Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
Instruction des dossiers et application de procédures
* Appliquer des procédures administratives
* Renseigner des documents de suivi
* Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
* Synthétiser et présenter des informations
* Rechercher et diffuser des informations
* Préparer les dossiers pour les instances
* Gérer l'archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction
Planification et suivi
* Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
* Assurer la logistique et la gestion des stocks d'approvisionnement
Savoirs
* Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
* Procédures du service
* Logiciels de bureautique
* Procédures administratives
* Recevoir et orienter les demandes
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
* Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d'urgence ou priorité
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
* Rédiger des notes synthétiques
Organisation de la vie professionnelle du cadre :
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Gestion du courrier du cadre
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Saisir des documents de formes et de contenus divers
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
* Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
Instruction des dossiers et application de procédures
* Appliquer des procédures administratives
* Renseigner des documents de suivi
* Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
* Synthétiser et présenter des informations
* Rechercher et diffuser des informations
* Préparer les dossiers pour les instances
* Gérer l'archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction
Planification et suivi
* Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
* Assurer la logistique et la gestion des stocks d'approvisionnement
Savoirs
* Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
* Procédures du service
* Logiciels de bureautique
* Procédures administratives
Profils recherchés
* Attaché(e) à l'esprit d'équipe et au travail collaboratif ;
* Rigoureux(se), organisé(e) et avec le sens de la discrétion ;
* Autonome et réactif (ve)
* A l'aise avec les outils informatiques
* Rigoureux(se), organisé(e) et avec le sens de la discrétion ;
* Autonome et réactif (ve)
* A l'aise avec les outils informatiques
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
merci de candidater uniquement via ce lien :
https://recrutement-lenord.gestmax.fr/apply/6716/7
https://recrutement-lenord.gestmax.fr/apply/6716/7
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.