La direction de la communication mutualisée recherche un.e gestionnaire protocole. Votre rôle consistera à assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers inhérents à l'activité du service Evènementiel en appliquant les procédures et règles définies et à prendre part, sur le terrain, à la production des manifestations.

Participer à l'organisation des activités du service :
Rédiger les notes du service, les déroulements, les fiches protocole.
Organiser l'agenda et prise de rendez-vous.
Recevoir et transmettre les messages.
Organiser le classement et l'archivage.
Participer à la gestion du fichier protocole
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Prendre de contact avec les partenaires.
Organiser les moyens et ressources :
Accompagner le personnel présent sur les manifestations, en lien avec le responsable du protocole.
Veiller à l'adéquation des moyens humains nécessaires sur les évènements.
Mettre en place et suivre les procédures nécessaires à la mise en œuvre des missions des services.
Suivre un portefeuille d'opérations dans son domaine d'activité :
Organiser et animer les réunions et les repérages nécessaires pour préparer les manifestations.
Préparer les manifestations de la Ville de Dunkerque, de la CUD et hors CUD.
Participer aux réunions préparatoires (type salon, foire, TFV, 4 Jours, Rencontres de l'habitat, cérémonies commémoratives publiques...)
Prendre contact avec l'organisateur extérieur ou les services Ville ou CUD, et participer à la coordination de leurs interventions.
Spécialités du domaine : les règles du protocole :
Technique rédactionnelle spécifique : Etablir les propositions de textes d'invitation et faire élaborer des documents graphiques (cartons d'invitations)
Rédiger des courriers d'invitation, d'excuses aux manifestations
Prévoir les cocktails (choix du traiteur, niveau de la prestation, commandes...)
Prévoir, commander et gérer les cadeaux de délégations, personnalités et autres
Mettre en place le pavoisement pour certaines manifestations protocolaires en respectant les règles du protocole
Instruire des dossiers :
Remplir la fiche de demande de manifestation.
Travailler en transversalité avec le cabinet et les services CUD / Ville.
Gérer les demandes d'intervention des services prestataires via le logiciel Kiosc.
S'assurer de la bonne organisation logistique de la manifestation.
Préparation et suivi de la manifestation en veillant au respect des règles du protocole et des préséances officielles.
Assurer la relation avec les usagers et les utilisateurs
Relations externes, accueil des associations et des partenaires.
Gestion des stocks d'objets promotionnels, proposition d'attribution des lots d'objets promotionnels.

Compétences / Connaissances :
- Aisance informatique
- Connaissances réglementaires
- Sens de l'organisation
- Qualités rédactionnelles
- Accueil physique et téléphonique
Qualités professionnelles :
- Aisance relationnelle
- Diplomatie
- Confidentialité
- Disponibilité Week-end et jours fériés
- Curiosité professionnelle, notamment pour les règles du protocole