Gestionnaire protocole

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Offre n° O059231101254906
Publiée le 15/11/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNAUTE URBAINE DE DUNKERQUE
- Pertuis de la Marine
59386 DUNKERQUE
Lieu de travail
DUNKERQUE
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
22/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La direction de la communication mutualisée recherche un.e gestionnaire protocole. Votre rôle consistera à assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers inhérents à l'activité du service Evènementiel en appliquant les procédures et règles définies et à prendre part, sur le terrain, à la production des manifestations.
Missions / conditions d'exercice
Participer à l'organisation des activités du service :
Rédiger les notes du service, les déroulements, les fiches protocole.
Organiser l'agenda et prise de rendez-vous.
Recevoir et transmettre les messages.
Organiser le classement et l'archivage.
Participer à la gestion du fichier protocole
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Prendre de contact avec les partenaires.
Organiser les moyens et ressources :
Accompagner le personnel présent sur les manifestations, en lien avec le responsable du protocole.
Veiller à l'adéquation des moyens humains nécessaires sur les évènements.
Mettre en place et suivre les procédures nécessaires à la mise en œuvre des missions des services.
Suivre un portefeuille d'opérations dans son domaine d'activité :
Organiser et animer les réunions et les repérages nécessaires pour préparer les manifestations.
Préparer les manifestations de la Ville de Dunkerque, de la CUD et hors CUD.
Participer aux réunions préparatoires (type salon, foire, TFV, 4 Jours, Rencontres de l'habitat, cérémonies commémoratives publiques...)
Prendre contact avec l'organisateur extérieur ou les services Ville ou CUD, et participer à la coordination de leurs interventions.
Spécialités du domaine : les règles du protocole :
Technique rédactionnelle spécifique : Etablir les propositions de textes d'invitation et faire élaborer des documents graphiques (cartons d'invitations)
Rédiger des courriers d'invitation, d'excuses aux manifestations
Prévoir les cocktails (choix du traiteur, niveau de la prestation, commandes...)
Prévoir, commander et gérer les cadeaux de délégations, personnalités et autres
Mettre en place le pavoisement pour certaines manifestations protocolaires en respectant les règles du protocole
Instruire des dossiers :
Remplir la fiche de demande de manifestation.
Travailler en transversalité avec le cabinet et les services CUD / Ville.
Gérer les demandes d'intervention des services prestataires via le logiciel Kiosc.
S'assurer de la bonne organisation logistique de la manifestation.
Préparation et suivi de la manifestation en veillant au respect des règles du protocole et des préséances officielles.
Assurer la relation avec les usagers et les utilisateurs
Relations externes, accueil des associations et des partenaires.
Gestion des stocks d'objets promotionnels, proposition d'attribution des lots d'objets promotionnels.

Profils recherchés
Compétences / Connaissances :
- Aisance informatique
- Connaissances réglementaires
- Sens de l'organisation
- Qualités rédactionnelles
- Accueil physique et téléphonique
Qualités professionnelles :
- Aisance relationnelle
- Diplomatie
- Confidentialité
- Disponibilité Week-end et jours fériés
- Curiosité professionnelle, notamment pour les règles du protocole

Contact

Contact
0328627000
Informations complémentaires
Cv + lettre de motivation

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.