Agent administratif et d'accueil Ecole de musique de Wazemmes (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059240201364644
Publiée le 22/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
58 Rue du Marché, Hellemmes-Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
23/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Finalité du poste :
Assurer l'accueil et le suivi des élèves de l'école de musique en lien avec les enseignants et la responsable de l'école de musique ;
Assister celle-ci sur toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'école.
Fonction de rattachement: Rattaché-e au / à la responsable de l'école de musique
Fonction(s) encadrée(s) : aucune
Assurer l'accueil et le suivi des élèves de l'école de musique en lien avec les enseignants et la responsable de l'école de musique ;
Assister celle-ci sur toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'école.
Fonction de rattachement: Rattaché-e au / à la responsable de l'école de musique
Fonction(s) encadrée(s) : aucune
Missions / conditions d'exercice
Conditions d'exercice:
Le Département éducation et enseignement musique, danse et théâtre est constitué du Conservatoire à Rayonnement Régional de Lille, de 5 écoles de musique et du Faubourg des musiques.
Le poste est rattaché à l'école de musique de Wazemmes, fréquentée par 250 élèves. Située au 58 rue du marché à Lille, l'école est ouverte lundi, mardi, jeudi, vendredi de 16h à 20h et le mercredi de 9h à 18h30.
Le temps de travail : temps complet avec des horaires atypiques et nécessité d'une souplesse (horaires ponctuellement modifiés en fonction des programmations de concerts et auditions).
L'agent-e travaille le mercredi toute la journée et les après-midis du lundi au vendredi avec une fin de service entre 19h et 20h30.
- Contacts directs avec les publics (élèves, parents d'élèves)
- Le poste nécessite une relative autonomie (l'agent est seul sur le poste)
Missions:
Accueil:
Accueillir, orienter et surveiller les élèves,
Accueillir le public (parents d'élèves, services municipaux...) sur place ou par téléphone et le renseigner
Participer à la logistique du fonctionnement courant de l'école et des manifestations (placement de chaises et pupitres pour les auditions), suivi des clés et des alarmes.
Prendre les rendez-vous pour la direction
Gérer les entrées et sorties des élèves mineurs.
Secrétariat :
Assurer les tâches liées à la scolarité des élèves (suivi des inscriptions, présences....)
Constituer les dossiers administratifs à destination des familles, saisir les dossiers réinscriptions et d'inscriptions.
Mettre à jour des dossiers, suivre les présences et les absences.
Gérer les évaluations trimestrielles des élèves et organiser les examens de fin d'année.
Gérer les plannings des professeurs
Gérer le suivi du personnel (arrêt maladie, congé exceptionnel)
Assurer la facturation (établir les factures, éditions des factures)
Gérer en partie l'agenda du directeur
Saisir les courriers, mails.
Effectuer et mettre à jour l'inventaire du matériel (instruments de musique et matériel son), du mobilier et des partitions ; assurer le suivi des prêts de matériel musical ;
Assurer le suivi des besoins en fournitures courantes et en prestations d'entretien et de sécurité
Suivre le parc instrumental et gestion des prêts d'instruments (contrat de prêt).
Gérer la bibliothèque de l'école de musique (partitions, CD).
Participer à la communication interne (information des parents, du service Culture)
Gérer le planning des prêts de salle.
Venir en renfort ponctuellement dans un autre établissement du Département des enseignements artistique (écoles, coordination, CRR) en fonction des nécessités de service
Interlocuteurs:
Externe :
Contacts directs et permanents avec les publics (élèves, parents d'élèves, professeurs, services municipaux et prestataires extérieurs)
Interne :
Travail en réseau avec les autres écoles de musique, le Faubourg des Musiques, le Conservatoire
Lien avec les autres services culturels et autres services municipaux (services techniques, mairie de quartier, RH (suivi des arrêts maladies...)
Le Département éducation et enseignement musique, danse et théâtre est constitué du Conservatoire à Rayonnement Régional de Lille, de 5 écoles de musique et du Faubourg des musiques.
Le poste est rattaché à l'école de musique de Wazemmes, fréquentée par 250 élèves. Située au 58 rue du marché à Lille, l'école est ouverte lundi, mardi, jeudi, vendredi de 16h à 20h et le mercredi de 9h à 18h30.
Le temps de travail : temps complet avec des horaires atypiques et nécessité d'une souplesse (horaires ponctuellement modifiés en fonction des programmations de concerts et auditions).
L'agent-e travaille le mercredi toute la journée et les après-midis du lundi au vendredi avec une fin de service entre 19h et 20h30.
- Contacts directs avec les publics (élèves, parents d'élèves)
- Le poste nécessite une relative autonomie (l'agent est seul sur le poste)
Missions:
Accueil:
Accueillir, orienter et surveiller les élèves,
Accueillir le public (parents d'élèves, services municipaux...) sur place ou par téléphone et le renseigner
Participer à la logistique du fonctionnement courant de l'école et des manifestations (placement de chaises et pupitres pour les auditions), suivi des clés et des alarmes.
Prendre les rendez-vous pour la direction
Gérer les entrées et sorties des élèves mineurs.
Secrétariat :
Assurer les tâches liées à la scolarité des élèves (suivi des inscriptions, présences....)
Constituer les dossiers administratifs à destination des familles, saisir les dossiers réinscriptions et d'inscriptions.
Mettre à jour des dossiers, suivre les présences et les absences.
Gérer les évaluations trimestrielles des élèves et organiser les examens de fin d'année.
Gérer les plannings des professeurs
Gérer le suivi du personnel (arrêt maladie, congé exceptionnel)
Assurer la facturation (établir les factures, éditions des factures)
Gérer en partie l'agenda du directeur
Saisir les courriers, mails.
Effectuer et mettre à jour l'inventaire du matériel (instruments de musique et matériel son), du mobilier et des partitions ; assurer le suivi des prêts de matériel musical ;
Assurer le suivi des besoins en fournitures courantes et en prestations d'entretien et de sécurité
Suivre le parc instrumental et gestion des prêts d'instruments (contrat de prêt).
Gérer la bibliothèque de l'école de musique (partitions, CD).
Participer à la communication interne (information des parents, du service Culture)
Gérer le planning des prêts de salle.
Venir en renfort ponctuellement dans un autre établissement du Département des enseignements artistique (écoles, coordination, CRR) en fonction des nécessités de service
Interlocuteurs:
Externe :
Contacts directs et permanents avec les publics (élèves, parents d'élèves, professeurs, services municipaux et prestataires extérieurs)
Interne :
Travail en réseau avec les autres écoles de musique, le Faubourg des Musiques, le Conservatoire
Lien avec les autres services culturels et autres services municipaux (services techniques, mairie de quartier, RH (suivi des arrêts maladies...)
Profils recherchés
Responsabilités et résultats attendus :
Maintenir dans l'espace d'accueil et l'ensemble des locaux une atmosphère propice au bon déroulement des cours
Représenter l'image de marque de la Ville auprès des élèves et de leurs parents
Avoir un suivi précis des messages, des contacts, des modifications de planning, etc. et relayer l'information auprès de sa hiérarchie
Savoir gérer avec sérénité une activité irrégulière comportant des moments d'affluence où la disponibilité aux autres est essentielle, et des moments de calme relatif dont il faut profiter pour anticiper sur les différentes tâches administratives.
Compétences métier :
- Formation de type bac + 2 souhaitée ; bon niveau de culture générale
- Connaître le fonctionnement et les procédures administratives des collectivités territoriales
- La connaissance du fonctionnement et les activités des écoles de musique serait un plus
- Maîtriser la bureautique (Word, Excel) et la messagerie électronique ; être capable d'appréhender rapidement le logiciel métier Imuse (gestion de la scolarité)
- Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Capacités rédactionnelles (savoir rédiger un courrier administratif notamment)
Compétences comportementales :
- Avoir des qualités relationnelles avérées (sens de l'accueil, amabilité et fermeté, maîtrise de soi)
- Etre capable d'informer et d'orienter rapidement et efficacement les publics
- Aimer le contact avec les enfants et les adolescents
- Avoir une bonne présentation
- Faire preuve de responsabilité (surveillance des élèves en intercours) et de ponctualité
- Etre capable de travailler de façon autonome : respecter les consignes données et délais, savoir organiser son temps de travail, savoir prendre des initiatives
- S'intéresser au milieu de l'enseignement musical
- Respecter les devoirs de discrétion, de réserve et de neutralité
- Faire preuve de déontologie professionnelle (travail au contact d'enfants et d'adolescents)
Maintenir dans l'espace d'accueil et l'ensemble des locaux une atmosphère propice au bon déroulement des cours
Représenter l'image de marque de la Ville auprès des élèves et de leurs parents
Avoir un suivi précis des messages, des contacts, des modifications de planning, etc. et relayer l'information auprès de sa hiérarchie
Savoir gérer avec sérénité une activité irrégulière comportant des moments d'affluence où la disponibilité aux autres est essentielle, et des moments de calme relatif dont il faut profiter pour anticiper sur les différentes tâches administratives.
Compétences métier :
- Formation de type bac + 2 souhaitée ; bon niveau de culture générale
- Connaître le fonctionnement et les procédures administratives des collectivités territoriales
- La connaissance du fonctionnement et les activités des écoles de musique serait un plus
- Maîtriser la bureautique (Word, Excel) et la messagerie électronique ; être capable d'appréhender rapidement le logiciel métier Imuse (gestion de la scolarité)
- Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Capacités rédactionnelles (savoir rédiger un courrier administratif notamment)
Compétences comportementales :
- Avoir des qualités relationnelles avérées (sens de l'accueil, amabilité et fermeté, maîtrise de soi)
- Etre capable d'informer et d'orienter rapidement et efficacement les publics
- Aimer le contact avec les enfants et les adolescents
- Avoir une bonne présentation
- Faire preuve de responsabilité (surveillance des élèves en intercours) et de ponctualité
- Etre capable de travailler de façon autonome : respecter les consignes données et délais, savoir organiser son temps de travail, savoir prendre des initiatives
- S'intéresser au milieu de l'enseignement musical
- Respecter les devoirs de discrétion, de réserve et de neutralité
- Faire preuve de déontologie professionnelle (travail au contact d'enfants et d'adolescents)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir transmettre votre candidature à l'adresse suivante :
https://paas.elsatis.fr/prod4/portal/portal.jsp?c=89217751&p=89317642&g=89317644&id=138038296&annonce=142725838
https://paas.elsatis.fr/prod4/portal/portal.jsp?c=89217751&p=89317642&g=89317644&id=138038296&annonce=142725838
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.