Sous l'autorité de la Direction de l’Action Sociale, il / elle assure la bonne circulation de l'information, en prenant en charge au quotidien les tâches administratives de la Direction et en assistant le Directeur dans les missions de direction

ASSISTANAT DE DIRECTION :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques de la Direction
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction (suivi de l'agenda)
- Gérer la planification des diverses réunions et rencontres
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction (Journée de l’accès au droit, Portes ouvertes de la France services, Comités de pilotage, Comités de suivis…)
- Etre en mesure de proposer une première proposition rédactionnelle de courriers, attestations
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétro planning, relances ...), et en assurer le classement
- Rendre compte et alerter sur les éventuels points de blocage sur les dossiers et suivis de réunions
- Préparer les ordres du jour des réunions, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)


GESTION DE L'ADMINISTRATION GENERALE :
- Préparer, suivre et garantir le bon déroulement des réunions des Conseils d'Administration
- Assurer, en relation avec la direction et les services, la rédaction et l'envoi des convocations et documents des Conseils d'administration
- Rédiger les comptes rendus des Conseils d'administration et assurer la transmission des décisions
- Rédiger, relire, sécuriser et valider les procédures, actes et conventions
- Contrôler le respect des procédures de transmission des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité
- Assurer la veille juridique et réglementaire, et conseiller la collectivité sur la sécurisation des actes et procédures
- Mettre en place des procédures et outils adaptés aux services
- Élaborer les rapports d'activités
- Contrôler la rédaction des documents administratifs produits par les services en lien avec le service juridique de la Ville

SUIVI FINANCIER ET COMPTABLE DE LA DIRECTION :
- Mettre en œuvre les moyens et ressources nécessaires pour la bonne réalisation du projet (humains, financiers, outils d'évaluation...)
- Participer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution des marchés publics, des contrats et conventions liés au pôle en lien étroit avec la Direction Finances et Commande publique
- Effectuer le suivi de l’exécution budgétaire du CCAS et des budgets Ville concernant la Direction de l’Action Sociale
- Effectuer le suivi des contrats et des marchés publics de la Direction, en lien avec la Direction de la Commande Publique de la Ville,
- Interface avec le service RH (suivi administratifs des contrats de travail des agents recrutés par le CCAS)
- Effectuer les consultations lors de commandes
- Gérer le stock des fournitures administratives et du papier
- Assurer le bon fonctionnement des copieurs – lien avec le prestataire


SUIVI SOCIAL DES BENEFICIAIRES, en cohérence avec les orientations du CCAS et en lien avec les partenaires sociaux
- Rédiger les PV de commissions secours
- Rédiger les courriers aux administrés suite aux décisions prises par la Commission secours
- Rédiger les courriers de mise à disposition

Niveau III : Bac + 2 BTS - DUT – DEUG

SAVOIRS :
- Connaissance de l'environnement territorial
- Connaissance du cadre règlementaire en finances publiques,
- Savoir élaborer des outils de suivi, indicateurs et tableaux de bord
- Savoir assurer la gestion administrative, financière et technique d'un projet
- Savoir organiser et conduire des réunions
- Savoir accompagner les changements de conduite des pratiques de l'intervention sociale

SAVOIR FAIRE :

- Qualités rédactionnelles
- Qualités relationnelles
- Maitrise du fonctionnement des collectivités et établissements publics (conseil, instances....)
- Maîtrise des modes de gestion des services publics locaux
- Maîtrise du statut de la fonction publique territoriale
- Maitrise du cadre comptable
- Maîtrise l'ensemble des outils de bureautiques
- Connaissance de l’environnement territorial et des finances publiques,
- Maîtrise de l’outil informatique (WORD, EXCEL, Power Point…),
- Polyvalence

SAVOIR ÊTRE :

- Sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Capacité relationnelle, d’écoute et de prise de recul,
- Sens de l’initiative
- Disponibilité
- Capacité de travail en transversalité