Agent d'accueil
Offre n° O059240403000729
Publiée le 03/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
EPCI
Lieu de travail
Douai
Poste à pourvoir le
06/05/2024
Date limite de candidature
03/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité du Directeur des moyens généraux, vous exercez vos fonctions avec une grande polyvalence et vous jouez un rôle essentiel dans le quotidien de la collectivité. Par votre position physique vous véhiculez l'image de Douaisis Agglo et facilitez son fonctionnement.
En effet, vous serez chargé(e) de recevoir, d'identifier et d'orienter les administrés et les communications téléphoniques et de fluidifier la diffusion des informations. Votre objectif sera d'assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité dans un esprit de service public.
En effet, vous serez chargé(e) de recevoir, d'identifier et d'orienter les administrés et les communications téléphoniques et de fluidifier la diffusion des informations. Votre objectif sera d'assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité dans un esprit de service public.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
1 - Gestion de l'accueil physique et téléphonique :
Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
Orienter le public vers les services,
Prendre en charge le standard, recevoir, filtrer, orienter les appels et mettre en relation.
Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence,
Veiller à la propreté de l'espace accueil et à l'organisation de la documentation.
2 - Tâches administratives :
Rédiger des courriers sous Dotelec : rédaction du texte, suivi du document dans Dotelec et envoi au destinataire.
Etablir, suivre et mettre à jour des dossiers administratifs puis en assurer le classement et l'archivage.
Enregistrer les journaux et les distribuer dans les services.
Réserver les véhicules : tenue des plannings via un logiciel et réservation par téléphone ou par mail.
Réserver les salles de réunions dans Outlook par mail ou par téléphone.
Mettre sous pli (divers services).
Préparer et distribuer les fournitures dans les services, gérer le logiciel fournitures " Entrées + Sorties " et gérer le stock.
Assurer la commande de fournitures.
Affranchir le courrier.
Tenir les statistiques de l'accueil.
1 - Gestion de l'accueil physique et téléphonique :
Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
Orienter le public vers les services,
Prendre en charge le standard, recevoir, filtrer, orienter les appels et mettre en relation.
Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence,
Veiller à la propreté de l'espace accueil et à l'organisation de la documentation.
2 - Tâches administratives :
Rédiger des courriers sous Dotelec : rédaction du texte, suivi du document dans Dotelec et envoi au destinataire.
Etablir, suivre et mettre à jour des dossiers administratifs puis en assurer le classement et l'archivage.
Enregistrer les journaux et les distribuer dans les services.
Réserver les véhicules : tenue des plannings via un logiciel et réservation par téléphone ou par mail.
Réserver les salles de réunions dans Outlook par mail ou par téléphone.
Mettre sous pli (divers services).
Préparer et distribuer les fournitures dans les services, gérer le logiciel fournitures " Entrées + Sorties " et gérer le stock.
Assurer la commande de fournitures.
Affranchir le courrier.
Tenir les statistiques de l'accueil.
Profils recherchés
Compétences requises :
Maîtrise des techniques d'accueil du public.
Maîtrise de l'utilisation d'une console téléphonique (à plusieurs lignes).
Maîtrise du pack Office, Outlook, internet, Teams et Dotelec.
Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.
Connaissance de l'environnement institutionnel et des partenaires publics. Connaissance des missions, des services de la collectivité, des compétences et de l'organigramme.
Savoirs être :
Bonne présentation, aisance relationnelle, bonne élocution, qualité d'écoute et de dialogue, diplomatie.
Faculté d'adaptation afin d'adopter le style et le contenu des communications selon l'interlocuteur.
Discrétion et capacité à respecter la confidentialité.
Sens de l'organisation, gestion de son temps, réactivité et adaptabilité.
Capacité à garder son calme et à réagir efficacement face à des situations imprévues, stressantes.
Diplômes : Bac Pro secrétariat ou accueil, relation clients et usagers.
Des compétences en anglais seraient appréciées.
Maîtrise des techniques d'accueil du public.
Maîtrise de l'utilisation d'une console téléphonique (à plusieurs lignes).
Maîtrise du pack Office, Outlook, internet, Teams et Dotelec.
Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.
Connaissance de l'environnement institutionnel et des partenaires publics. Connaissance des missions, des services de la collectivité, des compétences et de l'organigramme.
Savoirs être :
Bonne présentation, aisance relationnelle, bonne élocution, qualité d'écoute et de dialogue, diplomatie.
Faculté d'adaptation afin d'adopter le style et le contenu des communications selon l'interlocuteur.
Discrétion et capacité à respecter la confidentialité.
Sens de l'organisation, gestion de son temps, réactivité et adaptabilité.
Capacité à garder son calme et à réagir efficacement face à des situations imprévues, stressantes.
Diplômes : Bac Pro secrétariat ou accueil, relation clients et usagers.
Des compétences en anglais seraient appréciées.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Rémunération :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.
Envoi des Candidatures :
Adresser lettre de candidature et CV par courriel à l’attention de M. Christian POIRET sur le site Douaisis Agglo, rubrique « Nos Offres d’emploi »
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et à la prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.
Envoi des Candidatures :
Adresser lettre de candidature et CV par courriel à l’attention de M. Christian POIRET sur le site Douaisis Agglo, rubrique « Nos Offres d’emploi »
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.