Finalité du poste:
Le pôle ressources financières et juridiques pilote, organise et met en oeuvre le bon fonctionnement et les projets du Palais des Beaux-Arts et du musée de l'Hospice Comtesse sur le plan administratif, juridique (délibérations, marchés publics, conventions) et budgétaire (préparation et suivi de l’exécution budgétaire, gestion des ressources) et besoin en achat public.

Conditions d'exercice:
- Le pôle ressources financières et juridiques est l’un des deux pôles ressources du PBA, il travaille en coordination et transversalité avec les quatre grandes directions du PBA et les services du MHC ainsi qu’en lien étroit avec les services centraux et supports de la Ville (Direction générale de la Culture, Pôle Finance et Moyens dont Direction de la Commande publique, La Direction des services juridiques et les Instances).
- Le pôle comprend 4 postes (1 responsable, 1 chargé.e des marchés publics et actes juridique, 2 gestionnaires comptable, administratif.ve et juridique ) et 1 contrat d’apprentissage qui concourent à la réalisation de ses missions.
- Horaires fixes
- Déplacements réguliers au Musée de l’Hospice Comtesse
- Pics d’activité liés aux impératifs du calendrier budgétaire (octobre à décembre, janvier et juin/juillet)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Missions:
Le.a chargé.e des marchés publics et des actes juridiques assure le pilotage de la politique d’achat public du Palais des beaux-Arts (PBA) et du musée de l’Hospice Comtesse (MHC), en collaboration étroite avec les services opérationnels et la direction de la commande publique de la ville en veillant à l’efficacité dans le traitement des demandes et la mise en œuvre des procédures. Il ou elle assiste également la rédaction et la mise en œuvre des actes administratifs et juridiques produits par le Palais, de concert avec les deux gestionnaires du pôle.

Responsabilités et résultats attendus:
1) Accompagnement des services dans le recensement des besoins, les procédures d’achat et la planification du lancement des marchés publics :
· Assurer le recensement annuel des besoins du Palais des Beaux-Arts et du Musée de l’Hospice Comtesse
· Structurer les achats des musées notamment les besoins liés aux expositions et mettre en œuvre les procédures adaptées suivant les seuils en lien avec le responsable du pôle et la Direction des marchés publics (constitution des unités fonctionnelles notamment)
· Participer à la planification des marchés publics sous l’égide du responsable du pôle
· Tenir à jour un tableau des marchés portés par le Palais des Beaux-Arts et le Musée de l’Hospice Comtesse ainsi que les autres marchés auxquels ils ont fréquemment recours
· Participer au développement de la culture marchés au sein des musées (rédaction de référentiels, guides, outils, modèles types) permettant aux équipes d’agir en autonomie dans la rédaction des pièces constitutives des marchés publics et des contrats

2) Préparation et passation des marchés publics :
· Accompagner les services dans l’évaluation des besoins, la démarche d’achat et les risques contentieux
· Aider à déterminer, de concert avec la DCP, le véhicule juridique le plus approprié à la satisfaction d’un besoin
· Piloter la rédaction des pièces administratives et financières des marchés publics et le cas échéant rédiger les cahiers des charges techniques, les pièces financières, etc.
· Suivre la procédure de consultation en lien avec la Direction de la commande publique
· Analyser les offres avec les services et encadrer la rédaction des rapports d’analyse
· Informer les candidats sur l’issue de la consultation et notifier les marchés
· Gérer en autonomie les procédures de marché public déléguées par la Direction des marchés publics aux musées (Marché à procédures adaptées) : rédaction de la lettre de consultation, consultation des candidats, analyse des offres, rédaction du rapport d’analyse ou du bilan de consultation, gestion administrative de l’attribution (information des candidats, suivi des signatures des pièces contractuelles, notification)
· Préparer les délibérations relatives aux marchés publics
· Intégrer les enjeux de développement durable et de responsabilité sociale des entreprises dans les procédures d’achat en cohérence avec les objectifs de la Ville

3) Suivi de l’exécution des marchés publics :
· Assurer le suivi de l’exécution financière des marchés
· En lien avec les services, veiller à la bonne application des dispositions du marché notamment les conditions et modalités d’exécution. De manière plus spécifique, accompagner les services ou procéder, le cas échéant, aux formalités administratives liées à l’exécution des marchés, procéder aux mises en demeure et faire appliquer les pénalités
· Gérer administrativement les actes modificatifs, avances, acomptes, nantissement en lien avec la Direction de la commande publique

4) Préparer des contrats, conventions et actes administratifs :
· En lien avec la direction de la commande publique, gérer les procédures de consultation et mise en concurrence spécifiques (concession, délégations de services publics etc…)
· Gérer les dossiers d’assurance en lien avec le service juridique et assurance de la Ville
· De concert avec ses collègues gestionnaires, participer à la rédaction et au suivi administratif des actes (arrêtés, décisions), contrats et conventions passés par les musées
· De concert avec ses collègues gestionnaires, participer aux délibérations nécessaires à l’approbation des contrats et conventions pour le Palais des Beaux-arts (délibérations relatives aux mécénats, contrats de concession, cession de droits…)

Compétences métier :
1) Savoir-faire
- Maîtrise des règles de la commande publique
- Techniques et outils de planification
- Technique d’analyse de dossier
- Bonne connaissance du droit administratif
- Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite et capacités rédactionnelles
- Notions de comptabilité publique appréciée
- Connaissance des règles régissant la propriété intellectuelle appréciée
- Notions d’organisation et de gestion du temps

2) Connaissances:
- Maitrise du logiciel de gestion financière et comptable Coriolis
- Principes de l’achat durable
- Autonomie sur les plateformes d’achat public de la ville
- Capacité à utiliser les outils bureautiques en particulier de bonnes connaissances dans l’utilisation d’Excel (utilisation des filtres, formules simples, mise en forme…)
- Capacité à utiliser les outils de ressources internes et externes (Internet, Intranet, gestion électroniques de documents (GED)…)
- Capacité à intégrer les démarches nouvelles de modernisation notamment au travers de la dématérialisation des pièces administratives et comptables

3) Compétences comportementales:
- Sens relationnel (capacités d’écoute, pédagogie), rigueur et capacité à travailler en transversalité
- Capacité d’adaptation et sens des priorités et des compromis
- Capacité à travailler en équipe et à rendre compte régulièrement auprès de son supérieur hiérarchique
- Capacité à prendre en compte les contraintes dans l’organisation du travail
- Grande réactivité et dynamisme
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à une certaine souplesse dans les horaires sur des périodes chargées