Rattaché(e) au Directeur Général des Services, vous lui apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers. Vous contribuez également à l’organisation des missions liées à la thématique transversale de la promotion égalité femmes/hommes.

Assistanat :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités définies
- Assurer une bonne coordination avec l’assistante de direction du Cabinet du Maire et prendre le relai en son absence
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Assurer le traitement du courrier, la production et la mise en forme des documents produits par la direction (comptes rendus, notes, délibérations, …)
- Gérer les rapports d’activités internes et externes
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Gérer et mettre à jour les fichiers du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l’état d’avancement des dossiers et rendre compte au Directeur Général des Services
- Apporter un appui technique à l’organisation des missions de la direction : organisation des réunions et les plannings opérationnels des projets
- Gérer les moyens internes de la direction (fournitures …)
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Assurer le suivi du budget de la direction : mise en œuvre des engagements budgétaires et suivi des mouvements comptables

Missions liées à la thématique transversale de la promotion égalité femmes/hommes
- Contribuer à la définition de cette thématique et la décliner en missions (programme, dispositifs, études…)
- Participer à la définition d’un plan d’actions et contribuer au pilotage de ces missions en les animant, notamment en partenariat avec le CIDFF
- En fonction des actions, les gérer directement ou participer à leur mise en œuvre avec les services municipaux concernés
- Elaborer le rapport annuel
- Concevoir le programme des temps forts de la délégation : Journée internationale des droits des femmes le 8 mars, Octobre rose et la Journée internationale de lutte contre les violences faites aux femmes le 25 novembre

- Connaissance de l’organisation, du contexte et des enjeux de la collectivité
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité et le paysage institutionnel local
- Maîtrise des règles de l'expression orale, aisance rédactionnelle et esprit de synthèse
- Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacité d’analyse, d’initiative et force de proposition
- Capacité d’organisation, de gestion de son temps de travail, de méthode et de rigueur
- Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs, à cerner une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Qualités relationnelles avérées et sens du travail en équipe
- Sens de la discrétion et de la confidentialité