Gestionnaire d'assemblées
Offre n° O059240415000297
Publiée le 15/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
17/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Modes de gestion et commande publique
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
En lien avec la Responsable du service, participation à la bonne organisation et au bon déroulement des réunions municipales (Comité de direction, commissions, Conseil de Municipalité et Conseil Municipal) dans le respect des procédures et des délais. Suivi des séances du Conseil Municipal. Administration fonctionnelle du logiciel Airs Delib en lien avec la DSI. Gestion des factures de formation des élus
Conditions d'exercice :
-Au sein d’une équipe de 5 personnes.
-Disponibilité selon le calendrier des réunions (le soir), heures récupérables - 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an.
-Polyvalence sur l'ensemble des missions du service
Fonction de rattachement :
Responsable du Service des Instances
Conditions d'exercice :
-Au sein d’une équipe de 5 personnes.
-Disponibilité selon le calendrier des réunions (le soir), heures récupérables - 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an.
-Polyvalence sur l'ensemble des missions du service
Fonction de rattachement :
Responsable du Service des Instances
Missions / conditions d'exercice
Missions :
*Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
-Instruction des projets de délibération
-Elaboration des ordres du jour des réunions
-Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales
-Elaboration et envoi des dossiers
-Assister à certaines réunions
-Rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus
-Suivi des réunions (mesures d’affichage ou publication, …)
-Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité
-Élaboration des registres des délibérations
*Instruction des arrêtés municipaux :
-Enregistrement et numérotation
-Envoi au contrôle de légalité
-Publication
-Diffusion aux services concernés
-Elaboration des registres
-Archivage
*Rédaction de courriers et actes divers
Responsabilités et résultats attendus :
-Maîtriser les procédures administratives pour l’organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales.
-Travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la Ville et les communes associées.
-Au sein du service, être en mesure de pallier l’absence d’un-e collègue (polyvalence).
-Souci d’efficacité et de résultats / qualité du service rendu.
Interlocuteurs :
-Interne : L’ensemble des services municipaux et les communes associées Lomme et Hellemmes.
-Externe : La Préfecture (contrôle de légalité)
*Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
-Instruction des projets de délibération
-Elaboration des ordres du jour des réunions
-Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales
-Elaboration et envoi des dossiers
-Assister à certaines réunions
-Rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus
-Suivi des réunions (mesures d’affichage ou publication, …)
-Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité
-Élaboration des registres des délibérations
*Instruction des arrêtés municipaux :
-Enregistrement et numérotation
-Envoi au contrôle de légalité
-Publication
-Diffusion aux services concernés
-Elaboration des registres
-Archivage
*Rédaction de courriers et actes divers
Responsabilités et résultats attendus :
-Maîtriser les procédures administratives pour l’organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales.
-Travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la Ville et les communes associées.
-Au sein du service, être en mesure de pallier l’absence d’un-e collègue (polyvalence).
-Souci d’efficacité et de résultats / qualité du service rendu.
Interlocuteurs :
-Interne : L’ensemble des services municipaux et les communes associées Lomme et Hellemmes.
-Externe : La Préfecture (contrôle de légalité)
Profils recherchés
Compétences métier :
-Capacités organisationnelles Méthode Notions financières et budgétaires
-Prise de notes Qualités rédactionnelles
-Connaissance du fonctionnement des services municipaux
-Connaissance du fonctionnement des instances municipales (Un « Vis mon job » est possible)
-Maîtrise de l’outil informatique : Word (indispensable) et Excel (bureautique) Capacité à utiliser les logiciels métiers (une maîtrise préalable des logiciels Airs Délib et Coriolis serait un plus)
Compétences comportementales :
-Grande Discrétion
-Rigueur
-Initiative, anticipation
-Diplomatie
-Réactivité
-Coopération,
-esprit d’équipe
-Résistance au stress
-Capacités organisationnelles Méthode Notions financières et budgétaires
-Prise de notes Qualités rédactionnelles
-Connaissance du fonctionnement des services municipaux
-Connaissance du fonctionnement des instances municipales (Un « Vis mon job » est possible)
-Maîtrise de l’outil informatique : Word (indispensable) et Excel (bureautique) Capacité à utiliser les logiciels métiers (une maîtrise préalable des logiciels Airs Délib et Coriolis serait un plus)
Compétences comportementales :
-Grande Discrétion
-Rigueur
-Initiative, anticipation
-Diplomatie
-Réactivité
-Coopération,
-esprit d’équipe
-Résistance au stress
Contact
Contact
0320495556
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir joindre une lettre de motivation au CV.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.