Assistante(e) de direction
Offre n° O059240423000187
Publiée le 23/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hem (59)
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
31/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous avez la charge d'organiser, coordonner la transmission, la rédaction d'informations et le suivi administratif de la direction générale des services.
Missions / conditions d'exercice
Apporter une aide permanente à la Directrice Générale des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Organiser et gérer les assemblées délibérantes :
Assurer les convocations, la préparation matérielle, les procès-verbaux, la
télétransmission des actes au contrôle de légalité, la publicité, ...
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
Tenir les registres des actes administratifs
Suivre les projets et les activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, ...)
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Assurer le secrétariat de la direction :
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
Gérer le courrier de la collectivité
Organisation de réunions, de rendez-vous
Assistance des services
Organiser et gérer les assemblées délibérantes :
Assurer les convocations, la préparation matérielle, les procès-verbaux, la
télétransmission des actes au contrôle de légalité, la publicité, ...
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
Tenir les registres des actes administratifs
Suivre les projets et les activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, ...)
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Assurer le secrétariat de la direction :
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
Gérer le courrier de la collectivité
Organisation de réunions, de rendez-vous
Assistance des services
Profils recherchés
Connaissances et savoir-faire :
Fonctionnement des collectivités territoriales,
Maîtrise des procédures administratives
Procédures de contrôle des actes,
Techniques de planification,
Instances, processus et circuits décisionnel des assemblées délibérantes,
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité,
Outils d'aide à la décision,
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse,
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Maîtrise des outils bureautiques
Techniques de communication et de résolution de conflits
Qualités attendues :
Réactivité, patience et pédagogie.
Grande rigueur dans l'organisation du travail.
Esprit de synthèse et de communication.
Autonomie et prise d'initiatives.
Être force de proposition
Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
Qualités rédactionnelles.
Sens du travail en équipe.
Fonctionnement des collectivités territoriales,
Maîtrise des procédures administratives
Procédures de contrôle des actes,
Techniques de planification,
Instances, processus et circuits décisionnel des assemblées délibérantes,
Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité,
Outils d'aide à la décision,
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse,
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Maîtrise des outils bureautiques
Techniques de communication et de résolution de conflits
Qualités attendues :
Réactivité, patience et pédagogie.
Grande rigueur dans l'organisation du travail.
Esprit de synthèse et de communication.
Autonomie et prise d'initiatives.
Être force de proposition
Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
Qualités rédactionnelles.
Sens du travail en équipe.
Contact
Contact
recrutement @ville-hem.fr
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation, CV) doivent être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, à l'adresse mail suivante : recrutement@ville-hem.fr
Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter Monsieur Stéphane JEAN-BART, Responsable des Ressources Humaines, au 03 20 66 58 40.
Avantages ;
Temps de travail: 38h00 sur 4.5 jour du mardi au samedi midi générant des RTT
Prime annuelle
Compte Epargne Temps
Comité d’œuvre Sociales
Plurélya
Participation au transport domicile - travail
Forfait mobilité durable
Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter Monsieur Stéphane JEAN-BART, Responsable des Ressources Humaines, au 03 20 66 58 40.
Avantages ;
Temps de travail: 38h00 sur 4.5 jour du mardi au samedi midi générant des RTT
Prime annuelle
Compte Epargne Temps
Comité d’œuvre Sociales
Plurélya
Participation au transport domicile - travail
Forfait mobilité durable
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.