Assistant-e d'élu-e-s
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Offre n° O059240514000113
Publiée le 14/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
13/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Conditions d'exercice :
-L'emploi implique une étroite collaboration avec les élu-e-s
-Travail en équipe : assure une continuité de présence, y compris en cas de congés ou d'absences des autres secrétariats d'élu-e-s
-Nombreux contacts en interne, en externe et avec d’autres collectivités
-Horaires ou amplitude horaire : travail en semaine, horaires en fonction des contraintes des élu-e-s, dans le cadre réglementaire de la Ville
-Parfaite connaissance de l'organisation interne de la Collectivité, des partenaires, des correspondants extérieurs, des procédures et des modes de saisine (contacts avec la presse, réservation de salles, reprographie, déplacements, fournitures, archives …)
Fonction de rattachement :
-Lien hiérarchique : la Directrice Relations sociales et du travail
-Lien fonctionnel : les Elu-e-s dont l’agent-e assure le secrétariat
-L'emploi implique une étroite collaboration avec les élu-e-s
-Travail en équipe : assure une continuité de présence, y compris en cas de congés ou d'absences des autres secrétariats d'élu-e-s
-Nombreux contacts en interne, en externe et avec d’autres collectivités
-Horaires ou amplitude horaire : travail en semaine, horaires en fonction des contraintes des élu-e-s, dans le cadre réglementaire de la Ville
-Parfaite connaissance de l'organisation interne de la Collectivité, des partenaires, des correspondants extérieurs, des procédures et des modes de saisine (contacts avec la presse, réservation de salles, reprographie, déplacements, fournitures, archives …)
Fonction de rattachement :
-Lien hiérarchique : la Directrice Relations sociales et du travail
-Lien fonctionnel : les Elu-e-s dont l’agent-e assure le secrétariat
Missions / conditions d'exercice
Missions :
-Assiste les élu-e-s : assistance générale auprès d’un-e ou plusieurs élu-e-s, suivi des agendas et organisation du temps des élu-e-s, préparation et organisation matérielle des réunions et des déplacements, constitution de dossiers et suivi de leur mise en œuvre, élaboration de supports, prise de notes lors des réunions et des rendez-vous, rédaction de comptes rendus et de correspondances
-Repère les urgences, les signale, les traite et assure leur suivi
-Accueille, informe et oriente physiquement et téléphoniquement les usagers, les services internes de la Ville, les autres collectivités, les associations …
-Assure des fonctions de secrétariat : gestion du courrier papier, des courriels et des parapheurs (vérification de la conformité des documents), traitement et suivi des dossiers, des urgences, saisie informatique des courriers, notes, documents, constitution de bases de données et de fichier d'adresses, classement, archivage
-Participe à la continuité du service par la suppléance d’autres assistant-e-s d’élu-e-s
-Assiste les élu-e-s : assistance générale auprès d’un-e ou plusieurs élu-e-s, suivi des agendas et organisation du temps des élu-e-s, préparation et organisation matérielle des réunions et des déplacements, constitution de dossiers et suivi de leur mise en œuvre, élaboration de supports, prise de notes lors des réunions et des rendez-vous, rédaction de comptes rendus et de correspondances
-Repère les urgences, les signale, les traite et assure leur suivi
-Accueille, informe et oriente physiquement et téléphoniquement les usagers, les services internes de la Ville, les autres collectivités, les associations …
-Assure des fonctions de secrétariat : gestion du courrier papier, des courriels et des parapheurs (vérification de la conformité des documents), traitement et suivi des dossiers, des urgences, saisie informatique des courriers, notes, documents, constitution de bases de données et de fichier d'adresses, classement, archivage
-Participe à la continuité du service par la suppléance d’autres assistant-e-s d’élu-e-s
Profils recherchés
Compétences métier :
-Maîtrise des techniques de gestion administrative et de l'outil, des techniques et des logiciels informatiques : Word, Excel, Publipostage, Courrier, Internet, agendas électroniques (Outlook, Doodle, Gmail …), Airs délib, Zedoc, …
-Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique
-Savoir hiérarchiser l'urgence des demandes
-Aisance rédactionnelle (capacité à mener un entretien et d'en faire un compte-rendu écrit à l'élu-e ou aux services), maîtrise des principes généraux de la correspondance, les règles de rédaction et les niveaux de langage (courrier / note / courriel)
Compétences comportementales :
-Grande discrétion, savoir respecter la confidentialité
-Sens de l'initiative et de l'organisation
-Réactivité et anticipation.
-Savoir gérer le stress au regard d'une charge importante de travail
-Disponibilité, patience, fermeté
-Sens du service public
-Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs, gestion de situations sensibles
-Autonomie fonctionnelle ; polyvalence
-Maîtrise des techniques de gestion administrative et de l'outil, des techniques et des logiciels informatiques : Word, Excel, Publipostage, Courrier, Internet, agendas électroniques (Outlook, Doodle, Gmail …), Airs délib, Zedoc, …
-Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique
-Savoir hiérarchiser l'urgence des demandes
-Aisance rédactionnelle (capacité à mener un entretien et d'en faire un compte-rendu écrit à l'élu-e ou aux services), maîtrise des principes généraux de la correspondance, les règles de rédaction et les niveaux de langage (courrier / note / courriel)
Compétences comportementales :
-Grande discrétion, savoir respecter la confidentialité
-Sens de l'initiative et de l'organisation
-Réactivité et anticipation.
-Savoir gérer le stress au regard d'une charge importante de travail
-Disponibilité, patience, fermeté
-Sens du service public
-Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs, gestion de situations sensibles
-Autonomie fonctionnelle ; polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0320495556
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater sur recrutement3@mairie-lille.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE LILLE
>Place Augustin Laurent
59800 LILLE
>Place Augustin Laurent
59800 LILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.