Un-e assistant-e de direction
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Offre n° O059240709000234
Publiée le 09/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
17/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction de l'habitat, l'assistant-e de direction fournit un appui quotidien auprès de la directrice, des chefs de service et de la responsable ressources humaines.
Il-elle veille à la préparation des ressources administratives et RH, est garant-e de la bonne organisation des agendas et il/elle répond aux sollicitations internes et externes sur certains volets RH.
Dans ce cadre, les missions principales sont les suivantes :
Il-elle veille à la préparation des ressources administratives et RH, est garant-e de la bonne organisation des agendas et il/elle répond aux sollicitations internes et externes sur certains volets RH.
Dans ce cadre, les missions principales sont les suivantes :
Missions / conditions d'exercice
Appui quotidien auprès de la directrice et des chefs de service :
- Assurer la gestion des agendas et calendriers prévisionnels des réunions et le suivi des échéances
- Garantir la conservation de la confidentialité des informations
- Rédiger des courriers et des notes
- Gérer les déplacements par la réalisation d’ordre de missions
- Suivre les commandes (fournitures, devis, commandes, abonnements…)
- Assurer l'accueil téléphonique et assurer la transmission d’informations auprès de la direction
Appui auprès des chefs de service concernant les demandes de subvention des associations lilloises :
- Préparer les ressources administratives sur la thématique « Appel à Projets »
- Réceptionner et traiter les dossiers
- Gérer les demandes sur le logiciel PROGOS
Appui auprès de la Responsable RH sur les volets RH :
- Assurer le suivi du tableau de présences : instruire et répondre à toutes les demandes des agents de la direction sur les congés et les absences
- Garantir la conservation de la confidentialité des informations RH : sécurisation des documents par scan et archivage des dossiers
- Participer à l’élaboration et la mise à jour des procédures RH
- Gérer et suivre les demandes de formation
- Assurer la gestion des agendas et calendriers prévisionnels des réunions et le suivi des échéances
- Garantir la conservation de la confidentialité des informations
- Rédiger des courriers et des notes
- Gérer les déplacements par la réalisation d’ordre de missions
- Suivre les commandes (fournitures, devis, commandes, abonnements…)
- Assurer l'accueil téléphonique et assurer la transmission d’informations auprès de la direction
Appui auprès des chefs de service concernant les demandes de subvention des associations lilloises :
- Préparer les ressources administratives sur la thématique « Appel à Projets »
- Réceptionner et traiter les dossiers
- Gérer les demandes sur le logiciel PROGOS
Appui auprès de la Responsable RH sur les volets RH :
- Assurer le suivi du tableau de présences : instruire et répondre à toutes les demandes des agents de la direction sur les congés et les absences
- Garantir la conservation de la confidentialité des informations RH : sécurisation des documents par scan et archivage des dossiers
- Participer à l’élaboration et la mise à jour des procédures RH
- Gérer et suivre les demandes de formation
Profils recherchés
Organisé-e et rigoureux-se, vous avez si possible une expérience professionnelle similaire
Vous disposez de compétences rédactionnelles et vous maîtrisez le pack office
Disponible, vous appréciez de travailler en équipe et en transversalité
Vous disposez de compétences rédactionnelles et vous maîtrisez le pack office
Disponible, vous appréciez de travailler en équipe et en transversalité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous pouvez postuler sur le site de la Ville de Lille - rubrique offres d'emploi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.