Agent d'accueil DRH
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Offre n° O059240911000879
Publiée le 11/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du général de gaulle, Bailleul (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
1 LA VILLE
À mi-chemin entre Lille et Dunkerque, Bailleul est une ville pleine de charme avec une forte identité culturelle flamande. Avec ses 15 000 habitants, elle propose un cadre de vie agréable, combinant les avantages de la campagne et les services de la ville. Ses nombreux équipements sportifs et culturels contribuent à son dynamisme, et les deux cents associations de la commune, actives partout, animent la vie de Bailleul et de ses trois principaux hameaux : La Crèche, le Steent'je, et Outtersteene.
À mi-chemin entre Lille et Dunkerque, Bailleul est une ville pleine de charme avec une forte identité culturelle flamande. Avec ses 15 000 habitants, elle propose un cadre de vie agréable, combinant les avantages de la campagne et les services de la ville. Ses nombreux équipements sportifs et culturels contribuent à son dynamisme, et les deux cents associations de la commune, actives partout, animent la vie de Bailleul et de ses trois principaux hameaux : La Crèche, le Steent'je, et Outtersteene.
Missions / conditions d'exercice
2 MISSIONS
Sous l’autorité de la Directrice des ressources humaines, les fonctions du chargé(e) d’accueil sont les suivantes :
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité et gérer au mieux les situations conflictuelles,
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer les messages ou le cas échéant, orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation les bons correspondants
- Gérer des situations de stress et réguler les tensions
2. Renseigner les agents ou les personnes extérieures et les orienter
- Identifier et prioriser les demandes urgentes
- Présenter les documents d'information et de communication
- Gérer le planning de réservation des salles dans le cadre des réunions et formation
- Orienter le public et les demandes vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la direction des Ressources Humaines et de la collectivité
3. Gérer les demandes de stages :
- Renseigner les candidats et les services sur la procédure d'accueil des stagiaires
- Traiter et suivre les demandes de stage
- Suivre les conventions de stage (vérification de la conformité avant mise en signature)
4. Gérer la boîte mail générique Ressources Humaines et Recrutement :
- Consulter et transmettre les mails à l'interlocuteur en question
- Répondre aux candidatures arrivées par mail (ou courrier papier)
- Gérer le répondeur téléphonique et transmission des messages à l'interlocuteur en question
5. Assurer la diffusion des documents de la direction :
- Courrier entrant : pré-tri, distribution interne, renvoi...
- Courrier sortant : préparation des parapheurs de signature à destination des élus et de la hiérarchie ; Edition de courriers selon besoins (notamment par publipostage)
- Suivre et commander les fournitures de bureau et papeterie
- Archiver
6. Activités complémentaires :
- Enregistrer les délibérations RH
- Apporter son aide lors des diverses instances (Organisation logistique et administrative)
- Veiller à l'actualisation des informations disponibles sur Intranet
- Mettre à jour l'agenda de la Direction RH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande...
- Assister la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH
- Aider à la saisie d'éléments variables liés à l'action sociale
Sous l’autorité de la Directrice des ressources humaines, les fonctions du chargé(e) d’accueil sont les suivantes :
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité et gérer au mieux les situations conflictuelles,
- Prendre des messages
- Recevoir, filtrer les messages ou le cas échéant, orienter les appels téléphoniques
- Mettre en relation les bons correspondants
- Gérer des situations de stress et réguler les tensions
2. Renseigner les agents ou les personnes extérieures et les orienter
- Identifier et prioriser les demandes urgentes
- Présenter les documents d'information et de communication
- Gérer le planning de réservation des salles dans le cadre des réunions et formation
- Orienter le public et les demandes vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la direction des Ressources Humaines et de la collectivité
3. Gérer les demandes de stages :
- Renseigner les candidats et les services sur la procédure d'accueil des stagiaires
- Traiter et suivre les demandes de stage
- Suivre les conventions de stage (vérification de la conformité avant mise en signature)
4. Gérer la boîte mail générique Ressources Humaines et Recrutement :
- Consulter et transmettre les mails à l'interlocuteur en question
- Répondre aux candidatures arrivées par mail (ou courrier papier)
- Gérer le répondeur téléphonique et transmission des messages à l'interlocuteur en question
5. Assurer la diffusion des documents de la direction :
- Courrier entrant : pré-tri, distribution interne, renvoi...
- Courrier sortant : préparation des parapheurs de signature à destination des élus et de la hiérarchie ; Edition de courriers selon besoins (notamment par publipostage)
- Suivre et commander les fournitures de bureau et papeterie
- Archiver
6. Activités complémentaires :
- Enregistrer les délibérations RH
- Apporter son aide lors des diverses instances (Organisation logistique et administrative)
- Veiller à l'actualisation des informations disponibles sur Intranet
- Mettre à jour l'agenda de la Direction RH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande...
- Assister la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH
- Aider à la saisie d'éléments variables liés à l'action sociale
Profils recherchés
3 COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Connaissance des techniques d'accueil
- Connaître le vocabulaire professionnel RH
- Connaître les techniques et outils bureautiques
- Maîtrise de certains logiciels : Word, Excel, Powerpoint,…
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Gestion de planning
- Connaitre les techniques de classement et d'archivage
- Maitriser les outils informatiques et bureautiques
- Dynamique et rigoureux
- Goût pour les relations humaines et un sens du service développé
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion professionnelle
- Sens des priorités
- Sens du service et relationnel
- Savoir adapter son intervention en fonction du public
- Bonne communication orale (s'exprimer clairement pour transmettre l'information)
- Capacité d'organisation
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Expérience dans la gestion des ressources humaines en fonction publique territoriale est un plus.
4 SPÉCIFICITÉ DU POSTE
- Cycle de travail de 36h/semaine
- Présence obligatoire 8h-12h 13h30-17h30 avec une demi-journée de repos (hors mercredi et vendredi)
- Connaissance des techniques d'accueil
- Connaître le vocabulaire professionnel RH
- Connaître les techniques et outils bureautiques
- Maîtrise de certains logiciels : Word, Excel, Powerpoint,…
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Gestion de planning
- Connaitre les techniques de classement et d'archivage
- Maitriser les outils informatiques et bureautiques
- Dynamique et rigoureux
- Goût pour les relations humaines et un sens du service développé
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion professionnelle
- Sens des priorités
- Sens du service et relationnel
- Savoir adapter son intervention en fonction du public
- Bonne communication orale (s'exprimer clairement pour transmettre l'information)
- Capacité d'organisation
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Expérience dans la gestion des ressources humaines en fonction publique territoriale est un plus.
4 SPÉCIFICITÉ DU POSTE
- Cycle de travail de 36h/semaine
- Présence obligatoire 8h-12h 13h30-17h30 avec une demi-journée de repos (hors mercredi et vendredi)
Contact et modalités de candidature
Contact
0328500629
Informations complémentaires
/
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BAILLEUL
>Place du général de gaulle
59270 Bailleul
>Place du général de gaulle
59270 Bailleul
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.