Assistant-e de Direction Service des relations internationales
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Offre n° O059241007001185
Publiée le 07/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
12/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Finalité du poste :
L’assistant.e apporte une aide permanente à la cheffe de service et au service des Relations Internationales en terme de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Une attention particulière sera apportée au soutien administratif, logistique et en terme d’organisation aux chargés de mission et à la cheffe de service RI.
La bonne exécution et tenue du poste notamment sur le volet communication impacte directement sur le bon fonctionnement du service et de la direction.
Fonction(s) de rattachement : Cheffe de service des Relations Internationales
Fonction(s) encadrées : --
L’assistant.e apporte une aide permanente à la cheffe de service et au service des Relations Internationales en terme de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Une attention particulière sera apportée au soutien administratif, logistique et en terme d’organisation aux chargés de mission et à la cheffe de service RI.
La bonne exécution et tenue du poste notamment sur le volet communication impacte directement sur le bon fonctionnement du service et de la direction.
Fonction(s) de rattachement : Cheffe de service des Relations Internationales
Fonction(s) encadrées : --
Missions / conditions d'exercice
Mission(s) :
Assurer l’accueil téléphonique et physique du service des relations internationales.
Recevoir, orienter, diffuser les informations liées à l’activité du service RI auprès des services du pôle et en externe au besoin.
Gestion électronique d’agendas.
Organisation de rendez-vous, réunions, déplacements.
Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier départ-arrivée du service des relations internationales, participer au suivi et à la bonne transmission des réponses.
Réceptionner et assurer le suivi des parapheurs au visa de la cheffe de service et de la Directrice des relations et solidarités internationales dans le respect des délais.
Rédiger des documents de type comptes-rendus, notes, courriers.
Organiser et suivre le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par les chargés de mission et la cheffe de service, en assurer la mise à jour régulière, s’assurer de la disponibilité de l’information.
Soutenir administrativement et logistiquement l’accueil de délégations étrangères et l’organisation de missions du service à l’international.
Participer à la rédaction de la revue de presse et de la newsletter du service RI.
Interlocuteur(s) :
Interne : Travail en lien direct avec la cheffe de service, la directrice relations et solidarités internationales, l’ensemble de la direction générale adjointe, des services de la ville, les secrétariats des élus.
Externe : Partenaires institutionnels et associatifs, réseaux, citoyens
Conditions d'exercice :
Développement des organisations transversales et des logiques de coopération inter-services, inter-directions.
Travail d’équipe,
Temps plein,
Poste basé à l'hôtel de ville
Assurer l’accueil téléphonique et physique du service des relations internationales.
Recevoir, orienter, diffuser les informations liées à l’activité du service RI auprès des services du pôle et en externe au besoin.
Gestion électronique d’agendas.
Organisation de rendez-vous, réunions, déplacements.
Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier départ-arrivée du service des relations internationales, participer au suivi et à la bonne transmission des réponses.
Réceptionner et assurer le suivi des parapheurs au visa de la cheffe de service et de la Directrice des relations et solidarités internationales dans le respect des délais.
Rédiger des documents de type comptes-rendus, notes, courriers.
Organiser et suivre le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par les chargés de mission et la cheffe de service, en assurer la mise à jour régulière, s’assurer de la disponibilité de l’information.
Soutenir administrativement et logistiquement l’accueil de délégations étrangères et l’organisation de missions du service à l’international.
Participer à la rédaction de la revue de presse et de la newsletter du service RI.
Interlocuteur(s) :
Interne : Travail en lien direct avec la cheffe de service, la directrice relations et solidarités internationales, l’ensemble de la direction générale adjointe, des services de la ville, les secrétariats des élus.
Externe : Partenaires institutionnels et associatifs, réseaux, citoyens
Conditions d'exercice :
Développement des organisations transversales et des logiques de coopération inter-services, inter-directions.
Travail d’équipe,
Temps plein,
Poste basé à l'hôtel de ville
Profils recherchés
Responsabilité(s) et résultat(s) attendu(s) :
Information et communication
Contribuer à une diffusion fluide et continue de l’information au sein du service, de la direction, du pôle et en externe.
Assurer l’interface entre la cheffe de service, la directrice Relations et Solidarités Internationales, le Directeur Général Adjoint, la Direction Générale, les secrétariats des élus, les services municipaux et partenaires externes.
Assurer l’interface entre le service des Relations Internationales et les autres services municipaux et partenaires extérieurs.
Contribuer à l’image de marque du service des relations internationales par un accueil physique et téléphonique de qualité.
Préparation d’une revue de presse et d’une newsletter
Assistanat de direction
Apporter une aide efficace et constante au service et à la cheffe de service sur l’organisation de leur temps, des réunions et des déplacements.
Contribuer à l’amélioration de la diffusion des procédures administratives partagées (circuit des parapheurs, suivi des dossiers, documents communs, création d’outils).
Participer au développement et à la mise à jour des ressources documentaires et des dossiers liés à l’activité du service pour assurer la disponibilité d’une information pertinente et actualisée.
Compétences(s) métier :
Maîtriser les techniques de secrétariat et de classement.
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, maîtriser l’orthographe et la syntaxe (rédaction de notes, courriers).
Maîtriser parfaitement les logiciels Word, Excel, la messagerie électronique, l’intranet et internet.
Une connaissance des logiciels Sarbacane et Filezilla serait appréciée.
Avoir une bonne connaissance du fonctionnement administratif et des collectivités territoriales.
Pratique de l’anglais indispensable.
Compétences(s) comportementale(s) :
Grand sens relationnel : capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l’écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté.
Sens de l’organisation et grande rigueur, respect des délais.
Réactivité, sens de l’initiative et autonomie (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente).
Grande discrétion et respect du devoir de réserve.
Maîtrise de soi et capacité de gestion du stress.
Esprit d’équipe.
Capacité d’analyse et de synthèse, notamment dans le retour d’information auprès de la cheffe de service et de la directrice des relations et solidarités internationales.
Disponibilité et souplesse (capacité à faire face aux imprévus et urgences, à s’adapter aux contraintes de fonctionnement de la direction).
Information et communication
Contribuer à une diffusion fluide et continue de l’information au sein du service, de la direction, du pôle et en externe.
Assurer l’interface entre la cheffe de service, la directrice Relations et Solidarités Internationales, le Directeur Général Adjoint, la Direction Générale, les secrétariats des élus, les services municipaux et partenaires externes.
Assurer l’interface entre le service des Relations Internationales et les autres services municipaux et partenaires extérieurs.
Contribuer à l’image de marque du service des relations internationales par un accueil physique et téléphonique de qualité.
Préparation d’une revue de presse et d’une newsletter
Assistanat de direction
Apporter une aide efficace et constante au service et à la cheffe de service sur l’organisation de leur temps, des réunions et des déplacements.
Contribuer à l’amélioration de la diffusion des procédures administratives partagées (circuit des parapheurs, suivi des dossiers, documents communs, création d’outils).
Participer au développement et à la mise à jour des ressources documentaires et des dossiers liés à l’activité du service pour assurer la disponibilité d’une information pertinente et actualisée.
Compétences(s) métier :
Maîtriser les techniques de secrétariat et de classement.
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles, maîtriser l’orthographe et la syntaxe (rédaction de notes, courriers).
Maîtriser parfaitement les logiciels Word, Excel, la messagerie électronique, l’intranet et internet.
Une connaissance des logiciels Sarbacane et Filezilla serait appréciée.
Avoir une bonne connaissance du fonctionnement administratif et des collectivités territoriales.
Pratique de l’anglais indispensable.
Compétences(s) comportementale(s) :
Grand sens relationnel : capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l’écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté.
Sens de l’organisation et grande rigueur, respect des délais.
Réactivité, sens de l’initiative et autonomie (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente).
Grande discrétion et respect du devoir de réserve.
Maîtrise de soi et capacité de gestion du stress.
Esprit d’équipe.
Capacité d’analyse et de synthèse, notamment dans le retour d’information auprès de la cheffe de service et de la directrice des relations et solidarités internationales.
Disponibilité et souplesse (capacité à faire face aux imprévus et urgences, à s’adapter aux contraintes de fonctionnement de la direction).
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
merci de bien vouloir adresser votre candidature à :
recrutement2@mairie-lille.fr
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Adresse de l'employeur
MAIRIE DE LILLE
>Place Augustin Laurent
59800 LILLE
>Place Augustin Laurent
59800 LILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.