Assistant(e) de Direction
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Offre n° O059241022000810
Publiée le 22/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 306 rue Clémenceau, Wattignies (Nord)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
21/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire + IFSE + Primes
Descriptif de l'emploi
Apporter à Monsieur le Maire et au DGS une aide solide et permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers
Missions / conditions d'exercice
1. Organisation de la vie professionnelle du DGS et du Maire
- Assurer une gestion efficace et proactive de l’agenda du DGS et de Monsieur le Maire et de leurs activités professionnelles
- Organisation de leur agendas respectifs et prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Les alerter et leur rappeler les informations importantes dans leur quotidien
- Planifier et organiser logistiquement leurs déplacements
- Etablir une relation de confiance avec le DGS et le Maire
2. Secretariat / Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Saisie et mise en forme des courriers et documents de formes et contenus à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, etc )
- Organisation du classement et archivages des dossiers
- Classement des arrêtés de tous les services
- Etablissement des recueils des délibérations
- Suivi des signatures des parafeurs des services
- Prise de rendez-vous pour les élus et transmission des messages les concernant
- Rédaction et passation de bons de commandes du service
3. Accueil téléphonique et physique du service
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur comprétent
- Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mailings
- Adapter le discours en fonction de l’interlocuteur
4. Suivi des dossiers et projets transversaux et organisation des certaines rencontres
- Organiser et planifier les réunions : élaboration des ordres du jour
- Prise de notes et rédactions des comptes-rendus des réunions CODIR et COTECH
- Chargée du protocole des fêtes et cérémonies, des fêtes patriotiques et des vernissages (commandes des denrées- du personnel de service)
- Assurer une gestion efficace et proactive de l’agenda du DGS et de Monsieur le Maire et de leurs activités professionnelles
- Organisation de leur agendas respectifs et prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Les alerter et leur rappeler les informations importantes dans leur quotidien
- Planifier et organiser logistiquement leurs déplacements
- Etablir une relation de confiance avec le DGS et le Maire
2. Secretariat / Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Saisie et mise en forme des courriers et documents de formes et contenus à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, etc )
- Organisation du classement et archivages des dossiers
- Classement des arrêtés de tous les services
- Etablissement des recueils des délibérations
- Suivi des signatures des parafeurs des services
- Prise de rendez-vous pour les élus et transmission des messages les concernant
- Rédaction et passation de bons de commandes du service
3. Accueil téléphonique et physique du service
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur comprétent
- Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mailings
- Adapter le discours en fonction de l’interlocuteur
4. Suivi des dossiers et projets transversaux et organisation des certaines rencontres
- Organiser et planifier les réunions : élaboration des ordres du jour
- Prise de notes et rédactions des comptes-rendus des réunions CODIR et COTECH
- Chargée du protocole des fêtes et cérémonies, des fêtes patriotiques et des vernissages (commandes des denrées- du personnel de service)
Profils recherchés
- Connaissance de la collectivité et des procédures
- Connaissance de l’environnement institutionnel
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Sens de la confidentialité, de la neutralité et de la discrétion professionnelle
- Méthode, rigueur et sens de l’organisation
- Polyvalence, savoir travailler en équipe (nombre des tâches listées ci-dessus correspondent à un travail en binôme)
- Savoir prendre des initiatives
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Sens des responsabilités et du service public
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook
- Connaissance de l’environnement institutionnel
- Qualités relationnelles, diplomatie
- Sens de la confidentialité, de la neutralité et de la discrétion professionnelle
- Méthode, rigueur et sens de l’organisation
- Polyvalence, savoir travailler en équipe (nombre des tâches listées ci-dessus correspondent à un travail en binôme)
- Savoir prendre des initiatives
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
- Sens des responsabilités et du service public
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook
Contact et modalités de candidature
Contact
0320160634
Informations complémentaires
Adresser une lettre de motivation et un curriculum vitae
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE WATTIGNIES
>- 306 rue Clémenceau
59139 WATTIGNIES
>- 306 rue Clémenceau
59139 WATTIGNIES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.