Assistant-e de direction
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Offre n° O059241022001108
Publiée le 22/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de la République (Hellemmes-Lille), Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
01/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Finalité du poste :
L’assistant.e de direction est chargé.e d’apporter une aide continue et adaptée à la direction du Palais en termes d’organisation des réunions collectives (ordre du jour, invitation, CR), de circulation de l’information (notamment com interne) et de suivi de documents (parapheur, courrier) ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes.
Il.elle assure un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des différents interlocuteurs de la Direction et au besoin, d’autres services du musée.
Il.elle travaille en lien étroit avec les différents services du musée ainsi qu’avec le pôle culture afin d’assurer la bonne circulation et transmission des informations et des documents administratifs.
L’assistant.e est amené.e à préparer et analyser les premiers éléments d’un dossier en vue de rendez-vous ou de réponses à apporter à des interlocuteurs. Il.elle assure la gestion et le suivi des fournitures pour le Palais
L’assistant.e de direction est chargé.e d’apporter une aide continue et adaptée à la direction du Palais en termes d’organisation des réunions collectives (ordre du jour, invitation, CR), de circulation de l’information (notamment com interne) et de suivi de documents (parapheur, courrier) ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes.
Il.elle assure un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des différents interlocuteurs de la Direction et au besoin, d’autres services du musée.
Il.elle travaille en lien étroit avec les différents services du musée ainsi qu’avec le pôle culture afin d’assurer la bonne circulation et transmission des informations et des documents administratifs.
L’assistant.e est amené.e à préparer et analyser les premiers éléments d’un dossier en vue de rendez-vous ou de réponses à apporter à des interlocuteurs. Il.elle assure la gestion et le suivi des fournitures pour le Palais
Missions / conditions d'exercice
Mission(s) :
INFORMATION ET COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction et tenir le registre des appels
Recevoir, orienter et diffuser les informations liées à l’activité de la Direction auprès des différents services du musée
(com interne), voire externe au besoin
ASSISTANAT DE DIRECTION
Gérer l’agenda du.e la Directeur.ice et de l’Administrateur.ice général.e, organiser leurs réunions, rendez-vous et déplacements
Assurer l’organisation (préparation, invitation, logistique, CR) des réunions collectives (réunion de direction, de service, « tour du musée », « musée ouvert » « petit déjeuner du PBA »
Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier et les parapheurs départ-arrivée ; participer au suivi et à la bonne transmission des réponses
Rédiger tout document utile à l’activité de la Direction (compte-rendu, notes, courriers)
Organiser et suivre le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le
Directeur et l’Administrateur.rice général.e ; en assurer la mise à jour régulière ; s’assurer de la disponibilité de l’information
Participer au suivi de l’activité : rédiger des rapports et bilans d’activité, élaborer et suivre des tableaux de bord
MISSIONS TRANSVERSALES POUR LE PALAIS DES BEAUX-ARTS
Assurer la distribution du courrier aux différents services du musée
Conditions d'exercice :
Dimension et moyens :
Moyens bureautiques
Contexte et environnement :
Positionnement central et transversal de l’agent au sein du PBA
Importante fonction d’accueil physique et téléphonique
Horaires de bureau avec temps plein impératif et souplesse dans les horaires
Travail d’équipe en plus du travail spécifique à la Direction
INFORMATION ET COMMUNICATION
Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction et tenir le registre des appels
Recevoir, orienter et diffuser les informations liées à l’activité de la Direction auprès des différents services du musée
(com interne), voire externe au besoin
ASSISTANAT DE DIRECTION
Gérer l’agenda du.e la Directeur.ice et de l’Administrateur.ice général.e, organiser leurs réunions, rendez-vous et déplacements
Assurer l’organisation (préparation, invitation, logistique, CR) des réunions collectives (réunion de direction, de service, « tour du musée », « musée ouvert » « petit déjeuner du PBA »
Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier et les parapheurs départ-arrivée ; participer au suivi et à la bonne transmission des réponses
Rédiger tout document utile à l’activité de la Direction (compte-rendu, notes, courriers)
Organiser et suivre le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le
Directeur et l’Administrateur.rice général.e ; en assurer la mise à jour régulière ; s’assurer de la disponibilité de l’information
Participer au suivi de l’activité : rédiger des rapports et bilans d’activité, élaborer et suivre des tableaux de bord
MISSIONS TRANSVERSALES POUR LE PALAIS DES BEAUX-ARTS
Assurer la distribution du courrier aux différents services du musée
Conditions d'exercice :
Dimension et moyens :
Moyens bureautiques
Contexte et environnement :
Positionnement central et transversal de l’agent au sein du PBA
Importante fonction d’accueil physique et téléphonique
Horaires de bureau avec temps plein impératif et souplesse dans les horaires
Travail d’équipe en plus du travail spécifique à la Direction
Profils recherchés
Responsabilité(s) et résultat(s) attendu(s) :
Information et communication :
Contribuer à une diffusion fluide et continue de l’information au sein du pôle Culture et en externe
Assurer l’interface entre la DG, les secrétariats des élus, les autres services culturels et municipaux et les partenaires externes
Contribuer à l’image de marque de la Direction Générale par un accueil physique et téléphonique de qualité
Assistanat de direction :
Apporter une aide efficace et constante à la direction sur l’organisation de son temps, de ses réunions et de ses déplacements
Contribuer à l’amélioration et à la diffusion de procédures administratives partagées (circuit des parapheurs, suivi de dossiers, documents communs)
Participer au développement et à la mise à jour des ressources documentaires et des dossiers liés à l'activité du pôle pour assurer la disponibilité d’une information pertinente et actualisée
Compétences(s) métier :
Niveau de diplôme bac + 2 avec formation de type « Assistant.e de direction »
Maîtrise des techniques de secrétariat et de classement
Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe (rédaction de notes, courriers, rapports)
Capacités à prendre en main un dossier et de suivre son exécution auprès de sa hiérarchie
Parfaite maîtrise des logiciels Word, Excel, de la messagerie électronique, de l’Intranet et d’Internet ainsi que des outils bureautiques
Bonne connaissance du fonctionnement administratif et des procédures des collectivités territoriales
Intérêt pour le secteur culturel ; connaissance appréciée des réseaux et acteurs du domaine
Pratique de l’anglais souhaitée
Compétences(s) comportementale(s) :
Grand sens relationnel (capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l’écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté)
Sens de l’organisation et grande rigueur ; respect des délais
Réactivité, sens de l’initiative et autonomie (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente)
Très grande discrétion et respect du devoir de réserve
Maîtrise de soi et capacité de gestion du stress
Esprit d’équipe (travail en lien étroit avec les équipes du musée)
Capacité d’analyse et de synthèse, notamment dans le retour d’informations auprès de la direction
Disponibilité et souplesse
Information et communication :
Contribuer à une diffusion fluide et continue de l’information au sein du pôle Culture et en externe
Assurer l’interface entre la DG, les secrétariats des élus, les autres services culturels et municipaux et les partenaires externes
Contribuer à l’image de marque de la Direction Générale par un accueil physique et téléphonique de qualité
Assistanat de direction :
Apporter une aide efficace et constante à la direction sur l’organisation de son temps, de ses réunions et de ses déplacements
Contribuer à l’amélioration et à la diffusion de procédures administratives partagées (circuit des parapheurs, suivi de dossiers, documents communs)
Participer au développement et à la mise à jour des ressources documentaires et des dossiers liés à l'activité du pôle pour assurer la disponibilité d’une information pertinente et actualisée
Compétences(s) métier :
Niveau de diplôme bac + 2 avec formation de type « Assistant.e de direction »
Maîtrise des techniques de secrétariat et de classement
Qualités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe (rédaction de notes, courriers, rapports)
Capacités à prendre en main un dossier et de suivre son exécution auprès de sa hiérarchie
Parfaite maîtrise des logiciels Word, Excel, de la messagerie électronique, de l’Intranet et d’Internet ainsi que des outils bureautiques
Bonne connaissance du fonctionnement administratif et des procédures des collectivités territoriales
Intérêt pour le secteur culturel ; connaissance appréciée des réseaux et acteurs du domaine
Pratique de l’anglais souhaitée
Compétences(s) comportementale(s) :
Grand sens relationnel (capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l’écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté)
Sens de l’organisation et grande rigueur ; respect des délais
Réactivité, sens de l’initiative et autonomie (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente)
Très grande discrétion et respect du devoir de réserve
Maîtrise de soi et capacité de gestion du stress
Esprit d’équipe (travail en lien étroit avec les équipes du musée)
Capacité d’analyse et de synthèse, notamment dans le retour d’informations auprès de la direction
Disponibilité et souplesse
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir transmettre votre candidature à l'adresse suivante :
recrutement2@mairie-lille.fr
recrutement2@mairie-lille.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE LILLE
>Place Augustin Laurent
59800 LILLE
>Place Augustin Laurent
59800 LILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.