ASSISTANTE DE DIRECTION
Offre n° O059250408000078
Publiée le 08/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Charles de Gaulle, Hautmont (Nord)
Poste à pourvoir le
08/05/2025
Date limite de candidature
08/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction générale et du cabinet, vous êtes chargé(e) d'apporter une assistance solide et permanente à la DGS, au DGA, ainsi qu'au Maire, en matière d'organisation, et à ce titre, vous assurez notamment :
- Un accompagnement dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels,
- Un accueil et une information de leurs interlocuteurs,
- Un premier niveau de réponse et contribuez à la bonne circulation de l'information,
- Le suivi des projets et activités de la direction, avec la possibilité de suivre certains dossiers en autonomie.
- Un accompagnement dans la planification et la préparation de leurs engagements professionnels,
- Un accueil et une information de leurs interlocuteurs,
- Un premier niveau de réponse et contribuez à la bonne circulation de l'information,
- Le suivi des projets et activités de la direction, avec la possibilité de suivre certains dossiers en autonomie.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Gestion des plannings et des rendez-vous
- Organise l'agenda du DGS, du DGA et du Maire, ainsi que la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Organise leurs déplacements
- Assure la gestion de leurs mails
- Assure la logistique des réunions, des séminaires, conférences téléphoniques, visioconférence ou encore conseils municipaux (réservation de dates, de salles, convocations, prestations ....)
Mission 2 : Secrétariat
- Assure en amont des rendez-vous la préparation et le suivi des dossiers du DGS et DGA
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige des courriers et notes
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc....
- Assure le suivi des comptes-rendus
- Rédige les délibérations de la Direction Générale dans le cadre des conseils municipaux
- Effectue un premier contrôle des courriers transmis à la Direction générale ou le Maire par les services
- Assure la circulation efficiente des parapheurs, courriers, notes, dans les meilleurs délais
- Organisation et mise à jour des dossiers, tient à jour le classement de la DGS et du DGA (électroniquement et en papier) et assure l'archivage
Mission 3 : Accueil et communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction générale, le Cabinet et l'ensemble des services
- Prépare et assure le suivi des tableaux de bord et assure un reporting efficace
- Organise l'agenda du DGS, du DGA et du Maire, ainsi que la prise de rendez-vous en fonction des priorités
- Organise leurs déplacements
- Assure la gestion de leurs mails
- Assure la logistique des réunions, des séminaires, conférences téléphoniques, visioconférence ou encore conseils municipaux (réservation de dates, de salles, convocations, prestations ....)
Mission 2 : Secrétariat
- Assure en amont des rendez-vous la préparation et le suivi des dossiers du DGS et DGA
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige des courriers et notes
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc....
- Assure le suivi des comptes-rendus
- Rédige les délibérations de la Direction Générale dans le cadre des conseils municipaux
- Effectue un premier contrôle des courriers transmis à la Direction générale ou le Maire par les services
- Assure la circulation efficiente des parapheurs, courriers, notes, dans les meilleurs délais
- Organisation et mise à jour des dossiers, tient à jour le classement de la DGS et du DGA (électroniquement et en papier) et assure l'archivage
Mission 3 : Accueil et communication
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction générale, le Cabinet et l'ensemble des services
- Prépare et assure le suivi des tableaux de bord et assure un reporting efficace
Profils recherchés
SAVOIR :
- Techniques de rédaction des actes administratifs
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet...
- Connaissance du logiciel de courrier DOTELEC appréciée
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et des services de l'Etat
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication orales et écrites
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir respecter les procédures
- Savoir prendre des notes, rédiger, et faire preuve d'une capacité de synthèse pour tout type de documents (compte-rendus, PV, ...)
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
SAVOIR -ETRE :
- Implication dans le travail
- Qualité du travail
- Assiduité
- Disponibilité
- Rigueur / Organisation / fiabilité
- Initiative / capacité à anticiper
- Autonomie
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Actualiser ses connaissances
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Relations avec la hiérarchie
- Respect des valeurs du service public
- Autonomie
- Disposer d'une aisance relationnelle
Diplôme requis pour le poste : BAC +2, BTS assistant de manager (facultatif)
Expérience : Obligatoire sur poste similaire, assistant de cadre de direction, niveau d'expérience souhaité de 3 à 5 ans minimum
- Techniques de rédaction des actes administratifs
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet...
- Connaissance du logiciel de courrier DOTELEC appréciée
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et des services de l'Etat
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication orales et écrites
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir respecter les procédures
- Savoir prendre des notes, rédiger, et faire preuve d'une capacité de synthèse pour tout type de documents (compte-rendus, PV, ...)
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
SAVOIR -ETRE :
- Implication dans le travail
- Qualité du travail
- Assiduité
- Disponibilité
- Rigueur / Organisation / fiabilité
- Initiative / capacité à anticiper
- Autonomie
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Actualiser ses connaissances
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Relations avec la hiérarchie
- Respect des valeurs du service public
- Autonomie
- Disposer d'une aisance relationnelle
Diplôme requis pour le poste : BAC +2, BTS assistant de manager (facultatif)
Expérience : Obligatoire sur poste similaire, assistant de cadre de direction, niveau d'expérience souhaité de 3 à 5 ans minimum
Contact et modalités de candidature
Contact
0327636470
Informations complémentaires
Vous envoyez votre candidature (CV & LM) à l'adresse mail suivante : ressources-humaines@mairie-hautmont.fr OU déposez la directement en ligne
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.