Collaborateur de Directrice Générale Adjointe aux Finances (F/H)
Offre n° O059250411000899
Publiée le 11/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 Boulevard des cités unies, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
11/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Être au côté de la directrice générale adjointe aux finances et de son adjoint c’est optimiser la gestion des activités et de l’organisation du pôle et la coordination des informations internes et externes à l’échelle de l’entité. C’est aussi l’assister en lui apportant un appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l’autorité de la directrice générale adjointe, le collaborateur sera principalement chargé de :
Missions principales
Assurer la coordination de la gestion administrative et la bonne circulation de l’information à l’échelle du pôle des Finances
Participer au réseau des collaborateur.rice de directeur.ice général.e :
· Contribuer à l’amélioration et à la clarification des process de gestion administrative à l’échelle de la MEL (charte graphique, circuit du courrier, procédure d’archivage).
· Assurer l’ensemble des missions liées au secrétariat et à l’accueil de la direction générale :
· Organiser la gestion du temps et l’agenda de la directrice (prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions)
· Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion et le traitement de l’information
· Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers
· Garantir la logistique administrative de l’entité
· Assurer l’organisation de réunions avec des partenaires externes au pôle pour l’ensemble des managers du pôle, selon les demandes
· Être référent temps de travail
· Participer à la gestion logistique et informatique des nouveaux recrutés
· Coordonner la campagne des EPA en lien avec la CPA (planification des rendez-vous à la demande des directeurs-trices, réservation de salles…)
· Participer aux projets d’optimisation des procédures courrier et dématérialisation le cas échéant
· Assurer l’organisation de séminaires internes au pôle le cas échéant.
· Veiller au suivi et instruction des courriers dans le logiciel PAPYRUS
Missions principales
Assurer la coordination de la gestion administrative et la bonne circulation de l’information à l’échelle du pôle des Finances
Participer au réseau des collaborateur.rice de directeur.ice général.e :
· Contribuer à l’amélioration et à la clarification des process de gestion administrative à l’échelle de la MEL (charte graphique, circuit du courrier, procédure d’archivage).
· Assurer l’ensemble des missions liées au secrétariat et à l’accueil de la direction générale :
· Organiser la gestion du temps et l’agenda de la directrice (prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions)
· Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion et le traitement de l’information
· Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers
· Garantir la logistique administrative de l’entité
· Assurer l’organisation de réunions avec des partenaires externes au pôle pour l’ensemble des managers du pôle, selon les demandes
· Être référent temps de travail
· Participer à la gestion logistique et informatique des nouveaux recrutés
· Coordonner la campagne des EPA en lien avec la CPA (planification des rendez-vous à la demande des directeurs-trices, réservation de salles…)
· Participer aux projets d’optimisation des procédures courrier et dématérialisation le cas échéant
· Assurer l’organisation de séminaires internes au pôle le cas échéant.
· Veiller au suivi et instruction des courriers dans le logiciel PAPYRUS
Profils recherchés
Fonctionnaire de catégorie B ou lauréat du concours de rédacteur,
D’expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation d’agenda, ainsi, vous fluidifiez le quotidien de la Directrice générale adjointe et de son adjoint
Affirmé dans votre posture professionnelle, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations ainsi que de confidentialité.
Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment
Votre curiosité et votre appétence pour la logistique administrative vous permettent d’être en veille et d’appréhender l’urgence des sujets abordés afin d’assurer un maximum de réactivité
Aussi, vous êtes en mesure d’anticiper les besoins et d’assurer une logistique administrative et technique nécessaires à la bonne tenue de ses réunions et des événements auxquels la DGA participe
Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l’outil informatique, le pack office et notamment Excel
Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :
Sur la rémunération :
Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
Allocation annuelle enfant à charge
Participation aux frais de la complémentaire santé
Chèques vacances
Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
Sur le bien-être au travail
Lieu de travail Lille avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
3 cycles de travail au choix (35h, 37h30 ou 39h) pouvant générer des RTT
Poste éligible au télétravail
Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
Jours de CET monétisables
Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
Sur le processus de recrutement :
Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et/ou un entretien en présentiel + un cas pratique
Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.
D’expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation d’agenda, ainsi, vous fluidifiez le quotidien de la Directrice générale adjointe et de son adjoint
Affirmé dans votre posture professionnelle, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations ainsi que de confidentialité.
Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment
Votre curiosité et votre appétence pour la logistique administrative vous permettent d’être en veille et d’appréhender l’urgence des sujets abordés afin d’assurer un maximum de réactivité
Aussi, vous êtes en mesure d’anticiper les besoins et d’assurer une logistique administrative et technique nécessaires à la bonne tenue de ses réunions et des événements auxquels la DGA participe
Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l’outil informatique, le pack office et notamment Excel
Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :
Sur la rémunération :
Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
Allocation annuelle enfant à charge
Participation aux frais de la complémentaire santé
Chèques vacances
Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
Sur le bien-être au travail
Lieu de travail Lille avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
3 cycles de travail au choix (35h, 37h30 ou 39h) pouvant générer des RTT
Poste éligible au télétravail
Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
Jours de CET monétisables
Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
Sur le processus de recrutement :
Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et/ou un entretien en présentiel + un cas pratique
Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320212223
Informations complémentaires
candidature via le lien suivant : https://lillemetropole.gestmax.fr/5585/44/collaborateur-de-dga-aux-finances-f-h
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.