Assistant-e de Direction - DGA pôle Ressources
Offre n° O059250516000765
Publiée le 16/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
15/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'Assistant-e de Direction du/de la Directeur-trice Général-e Adjoint-e du Pôle Ressources occupe un poste majeur auprès du/de la DGA et évolue en lien étroit avec le/la Responsable de la Coordination Générale DGA Ressources.
Il/elle dispose de savoir-être et œuvre à apporter la réactivité, la qualité de travail et les compétences attendues sur un niveau de positionnement telle qu'une Direction Générale Adjointe et se conforme à l'exemplarité de conduite à laquelle est tenu-e chaque e agent-e du Pôle Ressources et de la collectivité.
Sous la supervision du/de la Responsable de la Coordination Générale, il/elle apporte une aide permanente au/à la DGA en termes d'organisation, de gestion d'agenda, de communication, d'information, d'accueil, suivi de dossiers et est chargé-e de l'exécution des taches dont il/elle est saisi-e par le/la DGA et le/la Responsable de la Coordination Générale. Assuré-e et force de proposition, il/elle est en relation étroite avec de nombreux acteurs du Pôle Ressources sur les dossiers de travail et projets transversaux pilotés par le/la DGA et la Coordination générale ou traités au sein des 9 Directions du Pôle (Projets RH, Emplois et Compétences, Administration du personnel, Relations sociales et du Travail, Ressources et Prospectives, Affaires juridiques, Finances, Commande publique, Numérique, Système d'information et Moyens généraux, Pilotage et Contrôle de Gestion).
Il/elle s'assure du respect dans les délais impartis des retours apportés aux demandes de la DGA auprès des Directeurs-trices et Adjoint-e-s et Responsables des services du Pôle Ressources.
Il/elle dispose de savoir-être et œuvre à apporter la réactivité, la qualité de travail et les compétences attendues sur un niveau de positionnement telle qu'une Direction Générale Adjointe et se conforme à l'exemplarité de conduite à laquelle est tenu-e chaque e agent-e du Pôle Ressources et de la collectivité.
Sous la supervision du/de la Responsable de la Coordination Générale, il/elle apporte une aide permanente au/à la DGA en termes d'organisation, de gestion d'agenda, de communication, d'information, d'accueil, suivi de dossiers et est chargé-e de l'exécution des taches dont il/elle est saisi-e par le/la DGA et le/la Responsable de la Coordination Générale. Assuré-e et force de proposition, il/elle est en relation étroite avec de nombreux acteurs du Pôle Ressources sur les dossiers de travail et projets transversaux pilotés par le/la DGA et la Coordination générale ou traités au sein des 9 Directions du Pôle (Projets RH, Emplois et Compétences, Administration du personnel, Relations sociales et du Travail, Ressources et Prospectives, Affaires juridiques, Finances, Commande publique, Numérique, Système d'information et Moyens généraux, Pilotage et Contrôle de Gestion).
Il/elle s'assure du respect dans les délais impartis des retours apportés aux demandes de la DGA auprès des Directeurs-trices et Adjoint-e-s et Responsables des services du Pôle Ressources.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Sous le pilotage et l'encadrement fonctionnel du/de la Collaborateur-trice du/de la DGA - Responsable de la Coordination Générale :
-Organiser l'agenda et planifier des rendez-vous et réunions selon les priorités du/de la DGA et de ses interlocuteurs
-En lien avec les 9 Directions du Pôle Ressources, préparation consciencieuse des dossiers inscrits à l'agenda du/de la DGA, du/de la DGS et des élu-e-s
-Rappeler des informations importantes (transmettre des messages, demandes de validation, tâches à effectuer (AirsDélib, I.Parapheur, etc.)
-Organiser les déplacements et réunions de travail du/de la DGA
-Prise de notes, mise en forme de notes et de tous type de courriers, réalisation et suivi de tableaux de bords, organisation et archivage des dossiers
-Traitement des courriers / notes / parapheurs / dossiers entrants et sortants en lien avec l'unité administrative
-Supervision de la messagerie de l'unité administrative et attribution des sollicitations reçues - s'assurer que les réponses apportées respectent les délais et soient prise en charge par la Direction / le service concerné
-Veille à la mise à jour par les services du répertoire du Pôle Ressources et actualisation du répertoire des cadres
-Participation à l'élaboration en lien avec la DRP du Plan de continuité d'activité de la Coordination générale et actualisation régulière des informations
-Relire les parapheurs mis en visa / signature DGA/DGS/Elu-e-s et proposer le cas échéant des ajustements et corrections (orthographes, contenu, etc.), s'assurer du suivi rigoureux et du circuit continu des parapheurs en lien avec l'unité administrative
-Accueil physique et téléphonique d'interlocuteurs, les renseigner ou les orienter le cas échéant
-Editer les ordres du jour du CODIR Ressources en concertation avec le/la Responsable de la Coordination Générale et le/la DGA, animer le groupe Teams dédié - respecter les délais, s'assurer de la transmission des éléments avant la réunion
-Soutien à l'organisation administrative des Conseils de discipline suivi par l'Adjoint-e au Maire délégué-e aux Ressources Humaines et Relations sociales
-Participer à l'organisation d'événements (forums, séminaires, webinaires, etc.) et suivi de projets en lien avec l'unité communication ; contribuer aux opérations de fin d'année à destination du personnel municipal
-Suivi et participation à l'organisation des diverses Instances RH - suivi des dossiers relatifs aux Conseils municipaux
-être en mesure d'assurer occasionnellement l'intérim de l'Assistant-e du/de la Directeur-trice Général-e des Services
Conditions d'exercice :
L'emploi s'exerce au sein de la Coordination Générale du/de la Directeur-trice Général-e Adjoint-e en relation étroite avec les agents composant l'équipe ainsi qu'avec les correspondants des Directions du Pôle Ressources, de la Ville de Lille et de ses communes associées de Lomme et d'Hellemmes
Nécessite un sens de la réactivité et une capacité à signaler toute situation urgente ou dossier prioritaire
Temps de travail hebdomadaire : 36H30 (du lundi au vendredi)
Poste télétravaillable - 1 J / semaine
Sous le pilotage et l'encadrement fonctionnel du/de la Collaborateur-trice du/de la DGA - Responsable de la Coordination Générale :
-Organiser l'agenda et planifier des rendez-vous et réunions selon les priorités du/de la DGA et de ses interlocuteurs
-En lien avec les 9 Directions du Pôle Ressources, préparation consciencieuse des dossiers inscrits à l'agenda du/de la DGA, du/de la DGS et des élu-e-s
-Rappeler des informations importantes (transmettre des messages, demandes de validation, tâches à effectuer (AirsDélib, I.Parapheur, etc.)
-Organiser les déplacements et réunions de travail du/de la DGA
-Prise de notes, mise en forme de notes et de tous type de courriers, réalisation et suivi de tableaux de bords, organisation et archivage des dossiers
-Traitement des courriers / notes / parapheurs / dossiers entrants et sortants en lien avec l'unité administrative
-Supervision de la messagerie de l'unité administrative et attribution des sollicitations reçues - s'assurer que les réponses apportées respectent les délais et soient prise en charge par la Direction / le service concerné
-Veille à la mise à jour par les services du répertoire du Pôle Ressources et actualisation du répertoire des cadres
-Participation à l'élaboration en lien avec la DRP du Plan de continuité d'activité de la Coordination générale et actualisation régulière des informations
-Relire les parapheurs mis en visa / signature DGA/DGS/Elu-e-s et proposer le cas échéant des ajustements et corrections (orthographes, contenu, etc.), s'assurer du suivi rigoureux et du circuit continu des parapheurs en lien avec l'unité administrative
-Accueil physique et téléphonique d'interlocuteurs, les renseigner ou les orienter le cas échéant
-Editer les ordres du jour du CODIR Ressources en concertation avec le/la Responsable de la Coordination Générale et le/la DGA, animer le groupe Teams dédié - respecter les délais, s'assurer de la transmission des éléments avant la réunion
-Soutien à l'organisation administrative des Conseils de discipline suivi par l'Adjoint-e au Maire délégué-e aux Ressources Humaines et Relations sociales
-Participer à l'organisation d'événements (forums, séminaires, webinaires, etc.) et suivi de projets en lien avec l'unité communication ; contribuer aux opérations de fin d'année à destination du personnel municipal
-Suivi et participation à l'organisation des diverses Instances RH - suivi des dossiers relatifs aux Conseils municipaux
-être en mesure d'assurer occasionnellement l'intérim de l'Assistant-e du/de la Directeur-trice Général-e des Services
Conditions d'exercice :
L'emploi s'exerce au sein de la Coordination Générale du/de la Directeur-trice Général-e Adjoint-e en relation étroite avec les agents composant l'équipe ainsi qu'avec les correspondants des Directions du Pôle Ressources, de la Ville de Lille et de ses communes associées de Lomme et d'Hellemmes
Nécessite un sens de la réactivité et une capacité à signaler toute situation urgente ou dossier prioritaire
Temps de travail hebdomadaire : 36H30 (du lundi au vendredi)
Poste télétravaillable - 1 J / semaine
Profils recherchés
Compétences métier :
Maîtrise du pack office (Outlook, Word, Excel, Power point, Teams) et capacités à utiliser les outils numériques internes mis à disposition (Intranet, E.ATAL, EasyRepro, A.I.R.S Délib., Logiciels EKSAE, Elise, etc.)
Expérience professionnelle dans le domaine administratif indispensable
Appétence pour les fonctions ressources
Compétences comportementales :
Stricte confidentialité et respect du devoir de réserve
Diplomatie et sens du service public et de la relation à l'usager
Rigueur et ponctualité
Disponibilité et flexibilité
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Capacités d'adaptabilité auprès de différents interlocuteurs
Capacités à gérer le stress
Savoir-faire et savoir être
Réactivité et aptitude à la polyvalence
Autonomie
Esprit d'équipe
Maîtrise du pack office (Outlook, Word, Excel, Power point, Teams) et capacités à utiliser les outils numériques internes mis à disposition (Intranet, E.ATAL, EasyRepro, A.I.R.S Délib., Logiciels EKSAE, Elise, etc.)
Expérience professionnelle dans le domaine administratif indispensable
Appétence pour les fonctions ressources
Compétences comportementales :
Stricte confidentialité et respect du devoir de réserve
Diplomatie et sens du service public et de la relation à l'usager
Rigueur et ponctualité
Disponibilité et flexibilité
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Capacités d'adaptabilité auprès de différents interlocuteurs
Capacités à gérer le stress
Savoir-faire et savoir être
Réactivité et aptitude à la polyvalence
Autonomie
Esprit d'équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0320495556
Informations complémentaires
Merci de préciser si vous êtes titulaire, et si oui, sur quel grade.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.