Assistante de direction
Offre n° O059250707000134
Publiée le 07/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 650 avenue jean jaurès, Ronchin (Nord)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
06/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Apporter une assistance administrative au Cabinet du Maire en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
• Gestion et suivie administratif de l’agenda du Cabinet du Maire
◦ Prendre les rendez-vous en fonction des priorités et organiser en conséquence l’agenda
◦ Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
◦ Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
◦ Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
◦ Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
• Suivi administratif des projets et activités du Cabinet du Maire
◦ Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
◦ Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
• Accueil téléphonique et physique
◦ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
◦ Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
◦ Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
• Organisation et planification des réunions.
◦ Rédiger les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de cabinet.
◦ Respecter les délais de transmission de documents avec les réunions.
◦ Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Activités annexes
• centraliser les commandes de fournitures des services
• centraliser les commandes des agendas des élus et des chefs de services
• Assurer les mission du protocole lors des absences des personnes en charge
• Gestion et suivie administratif de l’agenda du Cabinet du Maire
◦ Prendre les rendez-vous en fonction des priorités et organiser en conséquence l’agenda
◦ Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
◦ Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
◦ Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
◦ Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
• Suivi administratif des projets et activités du Cabinet du Maire
◦ Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
◦ Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
• Accueil téléphonique et physique
◦ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
◦ Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
◦ Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
• Organisation et planification des réunions.
◦ Rédiger les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de cabinet.
◦ Respecter les délais de transmission de documents avec les réunions.
◦ Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
Activités annexes
• centraliser les commandes de fournitures des services
• centraliser les commandes des agendas des élus et des chefs de services
• Assurer les mission du protocole lors des absences des personnes en charge
Profils recherchés
Savoirs être:
• Obligation de confidentialité
• Règles du Français écrit
• Vocabulaire professionnel du service.
• Procédures administratives.
Savoir-faire :
• Techniques de secrétariat
• Logiciels de bureautique
• Techniques de recherche documentaire.
• Obligation de confidentialité
• Règles du Français écrit
• Vocabulaire professionnel du service.
• Procédures administratives.
Savoir-faire :
• Techniques de secrétariat
• Logiciels de bureautique
• Techniques de recherche documentaire.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320166000
Informations complémentaires
Temps de travail : 37 heures/semaine
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.