Assistant de direction (poste n° 35012)
Offre n° O059251212000135
Publiée le 12/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Siège de région - 151 avenue du président hoover, Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/02/2026
Date limite de candidature
12/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Contexte du poste :
Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles. Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution. Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.
Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
-Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
-Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
-Un service " Interface et Appuis fonctionnels" qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d'autre part
-Un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers entrants et sortants."
Le poste d'assistant de direction est positionné auprès de la Vice-Présidente chargée de l’artisanat et de l’économie sociale et solidaire.
Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles. Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution. Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.
Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
-Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
-Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
-Un service " Interface et Appuis fonctionnels" qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d'autre part
-Un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers entrants et sortants."
Le poste d'assistant de direction est positionné auprès de la Vice-Présidente chargée de l’artisanat et de l’économie sociale et solidaire.
Missions / conditions d'exercice
Finalité du métier :
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).
Activités du métier :
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés.
Activités spécifiques :
- Rédaction des courriers de la Vice-présidente sur la base d'éléments techniques et / ou politiques fournis par le délégué.
- Information des élus du territoire lors des déplacements de la Vice-présidente pour assurer la fluidité de l'information communiquée aux conseillers régionaux.
- Préparation des dossiers de la Vice-présidente pour tout type de réunions, rendez-vous ou visites de terrain.
-Assurer une veille active sur les sollicitations de la Vice-présidente et lui proposer des synthèses régulières.
-Préparer les dossiers liés aux déplacements (logistique, objectifs, supports).
-Élaborer des argumentaires en collaboration avec le conseiller technique.
-Suivre et mettre à jour, en coordination avec le conseiller technique, les dossiers de la délégation.
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).
Activités du métier :
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés.
Activités spécifiques :
- Rédaction des courriers de la Vice-présidente sur la base d'éléments techniques et / ou politiques fournis par le délégué.
- Information des élus du territoire lors des déplacements de la Vice-présidente pour assurer la fluidité de l'information communiquée aux conseillers régionaux.
- Préparation des dossiers de la Vice-présidente pour tout type de réunions, rendez-vous ou visites de terrain.
-Assurer une veille active sur les sollicitations de la Vice-présidente et lui proposer des synthèses régulières.
-Préparer les dossiers liés aux déplacements (logistique, objectifs, supports).
-Élaborer des argumentaires en collaboration avec le conseiller technique.
-Suivre et mettre à jour, en coordination avec le conseiller technique, les dossiers de la délégation.
Profils recherchés
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Capacité rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Méthodique
- Sens du contact et qualités relationnelles confirmées
- Confidentialité
- Capacité d'adaptation
- Capacité rédactionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Méthodique
- Sens du contact et qualités relationnelles confirmées
- Confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0374274528
Informations complémentaires
Patricia POLLET, gestionnaire recrutement, tél. 03.74.27.45.28, mail : patricia.pollet@hautsdefrance.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.