En votre qualité d'assistant de direction et d'administration, vous êtes chargé de la gestion de l'agenda du directeur et de son adjoint et de la préparation de réunions. Vous assistez également le responsable administratif et finances dans le suivi des dossiers administratifs et participez au bon déroulement du service.
Le Département d'Education et d'Enseignement Artistiques de la ville de Lille comprend 5 écoles municipales de musique, le Faubourg des musiques et le conservatoire.
Lieu : Conservatoire - Rue Alphonse Colas - (établissement d'enseignement artistique musique - danse - théâtre / 1°, 2°, 3° cycles, CPES) - 1800 élèves et 147 enseignants et plus de 200 manifestations par an.
Le service administratif et finances est composé d'un responsable et d'une assistante comptable et marché
Poste à temps complet du lundi au vendredi et une disponibilité particulière durant les périodes de forte activité du service.
Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires
Domaines d'intervention :
Assistanat de direction 45 %
o Vous assurez la gestion de l'agenda du directeur et du directeur adjoint, ainsi que l'organisation et la préparation des réunions et des différents déplacements.
o Vous préparez et contrôlez les dossiers nécessaires à la mission du directeur et du directeur adjoint (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).
o Vous assurez en amont la préparation et le suivi des dossiers
o Vous préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).
o Vous assistez aux réunions et en rédigez les comptes rendus.
o Vous rendez compte à travers des points réguliers de l'avancement de votre travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
o Vous rassemblez et mettez en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
o Vous gérez et actualisez la documentation professionnelle et réglementaire.
o Vous gérez le courrier entrant et sortant et apportez votre appui aux trois assistantes de service de la direction.
o Vous assurez la continuité de service en cas d'absence d'un collègue.
Suivi administratif 40 %
o Vous contribuez à la mise en oeuvre des projets culturels en préparant et en suivant les conventions, contrats et partenariats (partenariats, projets artistiques, mises à disposition de locaux, etc.)
o Vous garantissez la fluidité administrative et la conformité réglementaire en rassemblant les informations nécessaires à la préparation des actes (délibération, arrêté, décision du maire).
o En lien avec la direction, vous avez un rôle clé dans la mise à jour des outils de suivi (suivi des conventions, tableaux de bord, indicateurs).
o Vous êtes l'interface entre le service administratif, la Direction Générale de la Culture et les partenaires externes.
Communication 15 %
o Vous rédigez des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...).
o Vous structurez et assurez la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la direction).
Responsabilités et Résultats attendus :
- Optimiser la qualité et les délais des processus administratifs
- Garantir la fiabilité des documents produits
- Participer à l'harmonisation des procédures administratives au niveau du département
- Veiller au respect des devoirs de discrétion, de réserve et de neutralité

Interface :
En lien avec tous les services du conservatoire et des écoles de musique lilloises, l'agent-e est en relation avec les services municipaux et les partenaires du conservatoire.

- Un cycle de travail au choix :35h
- 36h30 donnant droit à 9j de RTT

- Du télétravail possible : 1j/semaine après 3 mois sur le poste
- Des primes collectives en juin et décembre
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une politique active de formation
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l'Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Une allocation vacances pour les enfants
- Un comité des oeuvres sociales (équivalent comité d'entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël...
- Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) ...

La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.