Chargé de mission coordination administrative
Offre n° O059260128000541
Publiée le 28/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
27/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE
Sous l’autorité directe de la directrice Sport Culture, vous coordonnez et animez les activités administratives et du secrétariat (réparties en central , dans les services et dans les équipements culturels)
Vous contribuez à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin d’optimiser l’organisation de l’activité.
Vous assurez le suivi de la politique de gestion des ressources notamment en matière de Ressources Humaines.
Vous prenez en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en vous appuyant sur votre capacité à maitriser les enjeux et vous avez un rôle d’aide à la décision auprès du directeur et du directeur adjoint.
Vous produisez des éléments opérationnels d’aides à la décision et œuvrez à leur diffusion auprès des managers de la direction.
Véritable interface entre les pôles et/ou services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.
En outre, vous intervenez dans :
- La coordination RH de toute la direction ( DDG, besoins RH, fiche de poste, formation, recrutement…)
- le suivi des dossiers demandés par le Cabinet du Président, de la Vice-Présidente et la Direction Générale des Services,
- le suivi du processus délibératif,
- la gestion de l’emploi du temps et la programmation des réunions
Relations professionnelles
Internes : Assistant(e)s de direction, Directeurs, Responsables de pôle, Responsables de service. Secrétariat Général, autres Directions Générales Adjointes, Direction Générale des Services, Cabinet.
Externes : Partenaires du secteur d’activité, collectivités et services de l’Etat.
Contexte : La DGA Solidarité Territoriale est composée de 8 directions thématiques : un Secrétariat Général, une direction de la Voirie, une direction des Bâtiments, une direction de l’Immobilier, une direction Territoires et Transitions, une direction Ruralité et Environnement, une direction des Collèges et une direction Sports et Culture.
Sous l’autorité directe de la directrice Sport Culture, vous coordonnez et animez les activités administratives et du secrétariat (réparties en central , dans les services et dans les équipements culturels)
Vous contribuez à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin d’optimiser l’organisation de l’activité.
Vous assurez le suivi de la politique de gestion des ressources notamment en matière de Ressources Humaines.
Vous prenez en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en vous appuyant sur votre capacité à maitriser les enjeux et vous avez un rôle d’aide à la décision auprès du directeur et du directeur adjoint.
Vous produisez des éléments opérationnels d’aides à la décision et œuvrez à leur diffusion auprès des managers de la direction.
Véritable interface entre les pôles et/ou services et la Direction, vous alertez sur les demandes urgentes, compilez les données et assurez un suivi ascendant et descendant.
En outre, vous intervenez dans :
- La coordination RH de toute la direction ( DDG, besoins RH, fiche de poste, formation, recrutement…)
- le suivi des dossiers demandés par le Cabinet du Président, de la Vice-Présidente et la Direction Générale des Services,
- le suivi du processus délibératif,
- la gestion de l’emploi du temps et la programmation des réunions
Relations professionnelles
Internes : Assistant(e)s de direction, Directeurs, Responsables de pôle, Responsables de service. Secrétariat Général, autres Directions Générales Adjointes, Direction Générale des Services, Cabinet.
Externes : Partenaires du secteur d’activité, collectivités et services de l’Etat.
Contexte : La DGA Solidarité Territoriale est composée de 8 directions thématiques : un Secrétariat Général, une direction de la Voirie, une direction des Bâtiments, une direction de l’Immobilier, une direction Territoires et Transitions, une direction Ruralité et Environnement, une direction des Collèges et une direction Sports et Culture.
Missions / conditions d'exercice
Savoir faire
Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Accompagner dans les apprentissages individuels et collectifs
• Conseiller et former les équipes
Élaborer des outils d’aide la décision
• Veiller au respect des échéances et des décisions
• Elaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d’une instruction de dossier, juridique, technique, financier etc.
• Sensibiliser les services et diffuser des supports d’information
• Rédiger des notices, instructions et procédures
•
Suivi et gestion des dossiers/situations et remonter les éléments saillants et alerter le cas échéant
• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
• Proposer et mettre en place des outils méthodologiques
• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
• Mobiliser les services compétents et les partenaires ;
• Veiller à la cohérence et à la continuité des interventions
• Intervenir dans les situations complexes ou sensibles
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
•
Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Préparer les dossiers pour les instances
Savoirs
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Rédaction
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Logiciels de bureautique et de gestion
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Accompagner dans les apprentissages individuels et collectifs
• Conseiller et former les équipes
Élaborer des outils d’aide la décision
• Veiller au respect des échéances et des décisions
• Elaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d’une instruction de dossier, juridique, technique, financier etc.
• Sensibiliser les services et diffuser des supports d’information
• Rédiger des notices, instructions et procédures
•
Suivi et gestion des dossiers/situations et remonter les éléments saillants et alerter le cas échéant
• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
• Proposer et mettre en place des outils méthodologiques
• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
• Mobiliser les services compétents et les partenaires ;
• Veiller à la cohérence et à la continuité des interventions
• Intervenir dans les situations complexes ou sensibles
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
•
Organisation et planification des réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Préparer les dossiers pour les instances
Savoirs
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Rédaction
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
• Logiciels de bureautique et de gestion
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Annuaire de la collectivité et des partenaires
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
Profils recherchés
Savoir faire
Animation de l’activité de l'équipe
• Travailler en mode transversal
• Animer l'équipe de secrétariat
• Organiser et planifier les activités de l'équipe
• Structurer la diffusion de l'information
• Décider, communiquer et faire adhérer
• Prioriser ou hiérarchiser les interventions
Participer à l’élaboration, à la mise en oeuvre, à l’animation, au suivi et à l’évaluation des politiques de gestion des ressources - fonctions supports
Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
Instruction des dossiers et application des procédures
• Appliquer des procédures administratives et vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
• Rédiger des fiches techniques et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
• Valider des écrits professionnels et assurer la transmission aux services compétents
Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique
• Moderniser et optimiser les procédures administratives
• Enrichir des bases documentaires et d’information
• Constituer et animer un réseau d’échange
Veille et observation sur les pratiques professionnelles
• Identifier et expérimenter de nouvelles techniques et de nouvelles pratiques professionnelles
• Capitaliser et valoriser des travaux sur l’évolution des pratiques
• Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Savoirs
• Instances et processus de décision de la collectivité
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Procédures en vigueur
• Techniques de renseignement des tableaux de bord
• Procédures et formalités administratives
• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles
• Procédures d’archivage et techniques de classement
Savoir - être
• Faire preuve de réactivité
• Etre force de proposition
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
• Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
• Discrétion
• Rigueur
Animation de l’activité de l'équipe
• Travailler en mode transversal
• Animer l'équipe de secrétariat
• Organiser et planifier les activités de l'équipe
• Structurer la diffusion de l'information
• Décider, communiquer et faire adhérer
• Prioriser ou hiérarchiser les interventions
Participer à l’élaboration, à la mise en oeuvre, à l’animation, au suivi et à l’évaluation des politiques de gestion des ressources - fonctions supports
Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
Instruction des dossiers et application des procédures
• Appliquer des procédures administratives et vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
• Rédiger des fiches techniques et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
• Valider des écrits professionnels et assurer la transmission aux services compétents
Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique
• Moderniser et optimiser les procédures administratives
• Enrichir des bases documentaires et d’information
• Constituer et animer un réseau d’échange
Veille et observation sur les pratiques professionnelles
• Identifier et expérimenter de nouvelles techniques et de nouvelles pratiques professionnelles
• Capitaliser et valoriser des travaux sur l’évolution des pratiques
• Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Savoirs
• Instances et processus de décision de la collectivité
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Procédures en vigueur
• Techniques de renseignement des tableaux de bord
• Procédures et formalités administratives
• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles
• Procédures d’archivage et techniques de classement
Savoir - être
• Faire preuve de réactivité
• Etre force de proposition
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
• Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
• Discrétion
• Rigueur
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
CV
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.